Excel: Overfør avtaler til Outlook -kalenderen

Overfør informasjon automatisk fra Excel -tabeller som kalenderoppføringer for Outlook

I vår digitaliserte verden er mobile enheter som smarttelefoner, nettbrett eller smartklokker blant de viktigste dagligdagse følgesvennene. De er nyttige på mange måter og hjelper mennesker med å organisere og strukturere hverdagen effektivt. Dette gjelder fremfor alt den digitale kalenderen, hvis avtaler overføres i sanntid til alle mobile enheter når du bruker Microsoft Outlook.

• Samtidig er det ikke usannsynlig at du vil motta avtaler i en Excel -liste i ditt profesjonelle eller private miljø. Disse kan for eksempel sendes som en Excel -fil av en kunde eller leverandør som en del av et prosjekt. I stedet for å overføre eller skrive ut data og informasjon for hånd i Outlook, kan avtaler forberedes i Excel på bare noen få trinn, slik at de automatisk overføres til Outlook -kalenderen. Før importen er det mulighet for enten:
• i en personlig kalender eller
• lagres i en gruppekalender som brukes av flere teammedlemmer.

Overfør Excel -avtaler til Outlook -kalenderen - tre enkle trinn i Excel

I eldre versjoner av Microsoft Excel og Microsoft Outlook var det mulig å lese en Excel -fil direkte i Outlook. Gjeldende versjoner som Outlook 365 eller Outlook 2022-2023 kan ikke importere Excel-filer. Av denne grunn er det nødvendig å konvertere filen til CSV -format på forhånd i Excel.

Slik importerer du avtaler fra Excel til Outlook -kalenderen:

1. I det første trinnet, gi avtalelisten din, hvis det er mulig, kolonnetitlene som er gitt for avtaler i Excel. Blant annet er følgende egnet:

   Emne, starter på, starter kl, slutter kl, hendelse hele dagen, påminnelse på / av, påminnelse kl, påminnelse kl, plassering og andre feltnavn.

   Du kan bruke navnene på en ny avtale i Microsoft Outlook som en guide for kolonneoverskriftene.

   

2. I neste trinn lagrer du Excel -arbeidsboken som en CSV -fil (atskilt med en separator) og lukker den.

3. Etter lagring skilles CSV -filen med et semikolon. Imidlertid krever Outlook en fil atskilt med kommaer for import. For å bytte tegn, åpner du den opprettede CSV -filen i Windows 10 -editoren og erstatter hvert semikolon med komma under EDIT - REPLACE.

   

4. Lagre deretter filen under samme filnavn og bytt til Microsoft Outlook.

Importere Excel -data til Microsoft Outlook - det du bør vite

Etter å ha åpnet Microsoft Outlook, følger du trinnene nedenfor for å importere dataene fra Excel.

1. Aktiver kalenderen du ønsker.

2. Ring IMPORT / EXPORT -kommandoen i FIL -menyen.

3. I import- / eksportveiviseren velger du oppføringen IMPORT FRA ANDRE PROGRAMMER ELLER FILER og klikker på NESTE -knappen.

   

4. I det neste vinduet velger du oppføringen "Verdier atskilt med kommaer" og klikker på NESTE.

   

5. I vinduet FIL TIL IMPORT klikker du på BROWSE og velger avtalefilen.

   

6. I alternativene må du bestemme:

   • Om eksisterende oppføringer skal erstattes av de importerte kalenderoppføringene,
   • Enten sammenstøtdatoer er angitt to ganger eller
   • Om duplikater ikke skal importeres når som helst.

   Etter å ha klikket på NESTE, kan du velge ønsket kalender som målmappe.

7. I neste trinn blir du spurt om avtalene som er angitt som et område, skal importeres. Etter å ha klikket på FINISH, blir avtalene automatisk lagt til i kalenderen.

   

8. Avtalene finner du i Outlook -kalenderen etter importen.

   

Viktig: For at import av kalenderdata fra Microsoft Excel skal fungere jevnt, er det avgjørende at feltinformasjonen er riktig angitt. For data betyr dette at formatet DD.MM.ÅÅÅÅ må velges. Som minimum må tider angis i formatet HH: MM slik at de kan leses av Microsoft Outlook. Du har også muligheten til å skrive inn kategorier. Vær oppmerksom på at bare én kategori overføres per avtale.

Hvis du bruker dine egne feltnavn, vil Microsoft Outlook be deg om å tilordne feltene manuelt før du importerer dem.

Overføre Excel -avtaler til Outlook -kalenderen - prosedyre frem til Office 2010

For å importere kalenderoppføringer i Outlook fra Excel -filer, gjør du følgende frem til Office 2010 eller eldre versjoner:

1. Gi avtalelisten følgende kolonneoverskrifter (uten anførselstegn): "Begynner dato, emne, begynner dato, sluttdato, kategori, plassering og hendelse hele dagen.

2. Sørg uansett for at navnene er skrevet uten mellomrom. Dette er viktig slik at Outlook kan lese dataene riktig senere.

3. Skriv inn de spesifikke avtaledataene i linjene under disse overskriftene, eller kopier dem fra en annen tabell.

4. Marker avtalelisten din fra den første cellen til den sist brukte.

5. Skriv inn et navn i feltet Navn, for eksempel "Avtaler" (igjen uten anførselstegn). Navnefeltet finner du til venstre for redigeringslinjen, som vist i følgende figur:

   

6. Bekreft inntasting av navnet med Enter -tasten.

7. I det siste trinnet, lagre arbeidsboken og lukk Microsoft Excel. Åpne deretter Microsoft Outlook.

Import av kalenderoppføringer til Microsoft Outlook

Import av kalenderoppføringer fra Microsoft Excel ligner den gjeldende versjonen av Microsoft Outlook. I motsetning til Outlook 365 har eldre versjoner av Outlook muligheten til å lese i en Excel -fil direkte. Det mellomliggende trinnet via CSV -filen er ikke nødvendig. Dataene kan leses inn på følgende måte:

1. I det første trinnet, aktiver kalenderen du ønsker.

2. Ring IMPORT / EXPORT -kommandoen i FIL -menyen. I import- / eksportveiviseren velger du oppføringen IMPORT FRA ENDRE PROGRAMMER ELLER FILER og klikker på NESTE -knappen.

3. I det neste vinduet velger du MICROSOFT-EXCEL og klikker på NESTE.

4. I vinduet FIL TIL IMPORT klikker du på BROWSE og velger avtalefilen.

5. I alternativene bestemmer du om eksisterende oppføringer skal erstattes av de importerte elementene, om du skal angi dupliserte avtaler eller om duplikater ikke skal importeres.

6. Etter å ha klikket på NESTE, kan du velge kalenderen som målmappe. I neste og siste trinn vil du bli spurt om avtalene som er angitt som et område, skal importeres. Etter at du har klikket på FINISH, blir avtalene lagt til i kalenderen.

Konklusjon: Det er enkelt å importere data fra Excel til Outlook

I stedet for å legge inn avtaler fra Excel for hånd i Microsoft Outlook, kan kalenderoppføringene eksporteres og importeres automatisk i bare noen få trinn.

I eldre Office -versjoner er det mulig å importere Excel -filer direkte til Outlook. I nåværende versjoner er import bare mulig via en kommaseparert CSV-fil. Importveiviseren for Microsoft Outlook leder brukerne gjennom importprosessen. På denne måten kan du automatisk integrere en eller flere avtaler i kalenderen din i Microsoft Outlook i løpet av få minutter, eller alternativt bruke en gruppekalender.

FAQ

Hva er forskjellen mellom en CSV -fil og en Excel -fil?

Excel -filer representerer det spesifikke Excel -formatet og kan leses av Microsoft Excel og andre kompatible programmer. CSV står for Kommaseparerte verdier og angir også et filformat der dataene er atskilt med kommaer eller semikolon. Filendelsen er .csv. CSV -filer er preget av deres høye grad av kompatibilitet og kan av denne grunn brukes mellom forskjellige dataprogrammer og operativsystemer.

Hvilke funksjoner har importveiviseren i Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook er designet for å behandle og importere forskjellige filformater. Outlook har en import / eksport -assistent for denne funksjonen. Blant annet forenkler dette import av CSV -filer eller VCF -filer fra andre programmer eller operativsystemer. Veiviseren leder brukerne automatisk gjennom en spørring og importerer eller eksporterer deretter nødvendig informasjon.