Det er enkelt, trinn for trinn
Postfusjonsdokumenter er ofte grunnlaget for sammenslåing av e -post som du for eksempel vil sende til kunder via Outlook. Forsøket på å bruke individuelle hyperkoblinger i slike dokumenter mislykkes fordi koblingene sendes ut som en helt normal tekst, selv om de er riktig formatert som hyperkoblinger i datakilden. Mottakeren av e-posten kan ikke klikke på hyperkoblingen og vise den tilhørende siden i nettleseren. Word ignorerer enhver formatering når du tar over flettefeltene for e -post fra datakilden, og tar bare over den rene teksten fra datafeltet.
En måte å løse dette problemet på er å sikre at det er formatert som en hyperkobling i Word. For å gjøre dette bruker du en spesiell feltfunksjon som er konfigurert som følger:
- Opprett først dokumentet for sammenslåing som vanlig.
- Bruk menyen VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT for å sikre at verktøylinjen »Mail Merge« vises. I Word 2010 og 2007 finner du de tilhørende kontrollene på kategorien »Utsendelser«.
- Plasser markøren der du vil at hyperkoblingen skal vises, og velg INSERT FIELD -menyen (Word 2003, 2002 / XP, 2000) eller klikk på "Sett inn" -fanen i "Tekst" -gruppen "På HURTIG BLOKKFELT (Word 2010 og 2007).
- I dialogboksen som følger, velger du "Hyperlink" -oppføringen i FIELD NAMES -listen og klikker OK. Ignorer "Feil! Ugyldig hyperkoblingsreferanse. «.
- Merk nå feilmeldingen til og med punktet og tilordne stilen »Hyperlink« (blå, understreket tekst).
- Høyreklikk på feltet og velg EDIT HYPERLINK.
- I feltet VIS TEKST AS skriver du inn teksten som skal vises i stedet for hyperkoblingen, for eksempel »Mer …« eller »Klikk her for mer informasjon …«.
- I ADRESSE -feltet skriver du inn en adresse som "http://www.address.de" og klikker OK. Denne adressen vil senere bli erstattet av det virkelige innholdet fra datakildefeltet.
- Trykk Alt + F9 for å slå på visning av feltkoder. Du vil nå se følgende feltfunksjon i Word -dokumentet:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Velg teksten mellom anførselstegnene (her "http: // www. Adresse.de") og sett inn feltet for sammenslåing av e -post fra datakilden som inneholder hyperkoblingen, for eksempel et felt "Link" eller "URL". Feltfunksjonen ser nå slik ut:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Trykk Alt + F9 for å slå av visningen av feltkoder igjen, plasser markøren hvor som helst i feltkoden og trykk på F9.
Word oppdaterer nå feltkoden i henhold til informasjonen i gjeldende post. Hvis du holder musepekeren over hyperkoblingen, viser Word den respektive hyperkoblingsadressen til den gjeldende dataposten som et verktøytips og meldingen »Ctrl-klikk for å følge lenken«.
Du kan nå starte utskriften av sammenslåingen av e-post til Outlook, og du vil finne riktig formaterte, "klikkbare" hyperkoblinger i e-postene i utboksen.
