Outlook: Lagre e -post som PDF -fil: PDFCreator

Anonim

Slik er det gjort!

Vil du lagre viktige e -poster i arkivmappene dine på et bestemt sted på harddisken? For eksempel e-post med fakturaer, sensitive kundedata eller innhold som juridisk sett må oppbevares på lang sikt. Det velkjente og populære PDF-formatet er egnet for dette formålet som et pålitelig og langvarig arkivformat. Den tar liten plass på harddisken, kan åpnes på forskjellige endeenheter og gir et høyt sikkerhetsnivå.

Lagre PDF -filer i Outlook: Dette er egnede programmer

I motsetning til Microsoft Word eller Microsoft PowerPoint, tilbyr Microsoft Outlook ikke et innebygd alternativ for å lagre eller konvertere PDF-filer. Ett alternativ er det betalte programmet "Adobe Acrobat", som er i stand til å lage PDF -filer fra Outlook. Hvis du er interessert i en gratis løsning med lignende funksjonalitet, bør du bruke PDFCreator som et alternativ.

Verktøyet er tilgjengelig i en tysk versjon og utvikles kontinuerlig. Den installerer en virtuell skriverdriver og oppretter PDF -filer ved hjelp av "Skriv ut" -kommandoen. Med PDFCreator kan du lage dokumenter som PDF -filer fra et hvilket som helst Windows -program. Hvis du regelmessig jobber med lenker i dokumenter, er ikke PDF Creator førstevalget. Dette er fordi programvaren ikke godtar hyperkoblinger, og at disse ikke er klikkbare i den opprettede PDF -filen. I dette tilfellet kan Windows 10 -brukere bruke det gratis "Microsoft Print to PDF" -verktøyet som følger med. I alle andre tilfeller er PDFCreator som et gratis PDF -verktøy det riktige valget på grunn av hastigheten og brukervennligheten.

Installer PDF Creator

  1. Det første trinnet er å installere PDFCreator på noen få sekunder ved å åpne adressen https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions i nettleseren din. Last deretter ned den siste versjonen av PDFCreator. Du har valget mellom gratis enbrukerversjon eller betalte flerbruker- og serverversjoner.

  2. Etter at installasjonsfilen er lastet inn, starter du den med et dobbeltklikk.

  3. Installasjonsveiviseren leder deg gjennom oppsettet og gir deg viktig informasjon om riktig installasjon. Blant annet kan du angi språk for programmet og vise informasjon om lisensavtalen eller databeskyttelsesinnstillingene.

  4. Programvaren installeres på datamaskinen din i løpet av få sekunder. Etter installasjonen kan du få tilgang til den elektroniske håndboken eller søke i kunnskapsbasen for å få hjelpemner. Hvis du har spørsmål mens du bruker PDF Creator, er flerspråklig fellesskapsstøtte også tilgjengelig. PDFCreator er klar til bruk og kan konvertere e -postmeldinger til PDF -filer med bare noen få klikk under Microsoft Outlook.

Lagre e -post som PDF - slik fungerer det

Det er mulig å lagre en e -post i PDF -format med bare noen få klikk og innstillinger. Med de følgende 6 trinnene kan du lage profesjonelle PDF -filer med spesifikke dokumenttitler og informasjon om forfatteren og stikkord, som letter det senere søket:

  1. Åpne en e -postmelding du vil lagre som PDF.

  2. Gå til menyen → Skriv ut i kategorien Fil.

  3. Velg PDFCreator som skriver.

  4. Ved e-post med flere sider kan du angi hvilke sider som skal lagres. For å gjøre dette, klikk på Utskriftsalternativer og skriv inn sidetallene. Det er ikke mulig å lagre bare et markert område eller deler av en merket tekst i PDFCreator.

  5. I neste trinn klikker du på "Skriv ut" -knappen. Et nytt vindu åpnes der du kan angi spesifikasjonene for dokumentet som skal lagres.

  6. I det øvre området av valgvinduet kan du angi formatet som dokumentet skal lagres i. I tillegg til en standard PDF -fil, kan du velge mellom:

    • forskjellige kompresjonsnivåer,
    • lagring som en grafisk fil eller
    • arkivering som en beskyttet PDF -fil.

  7. I det midtre området av valgvinduet må banen og filnavnet som PDF -filen skal lagres under spesifiseres.

  8. I den nedre delen er det viktig å skrive inn en meningsfull dokumenttittel. Denne fremgangsmåten vil gjøre det lettere for deg å finne dokumentet senere. Samtidig hjelper det mottakere med å tildele filen. Blant annet kan du bruke det originale emnet i e -posten eller bruke en individuell tittel. Du kan også skrive inn et emne og / eller søkeord. Denne informasjonen kan vises i Windows Utforsker eller brukes som søkeord.

    Det er også mulighet for å slå sammen den opprettede PDF -filen direkte med en annen fil. Hvis du vil ha dette, aktiver Merge -knappen. Du kan også legge ved PDF -filen direkte til en e -post eller videresende eller laste den opp via Dropbox eller FTP.

  9. Hvis du vil lagre filen som standard, klikker du den grønne avmerkingsboksen "Lagre". Dokumenttittelen brukes som filnavn. Du kan endre navnet for siste gang før du starter lagringsprosessen.

    "PDF -arkitekten" lager deretter PDF -filen din i bakgrunnen. Hvis du har en brukerkonto hos produsenten PDFForge, kan du også logge på og lagre filen i denne kontoen. Alternativt kan du opprette en ny brukerkonto. Den designet PDF -filen vises i "PDF -arkitekten".

Tips: Som standard brukes PDFForge -programvaren "PDF Architect" som visningsprogram for PDF -filer som er opprettet med PDFCreater. Hvis du vil fortsette å lese PDF -filer med gratis "Adobe Acrobat Reader" eller et annet verktøy, kan du lagre dette i PDFCreator -innstillingene. Du kan også endre utvalget for standardapper i Windows -innstillinger.

PDF -filer tilbyr i utgangspunktet disse fordelene

Det er enkelt å lagre en e -post fra Outlook som en PDF -fil. I tillegg til å kunne lagres, tilbyr PDF -filer mange fordeler i forhold til andre formater, for eksempel MSG Outlook -lagringsformat. Selv om MSG-filer bare kan leses av Outlook og noen få e-post- og konverteringsprogrammer, brukes PDF-formatet over hele verden.

Gratis PDF -leseprogrammer som Adobe Acrobat Reader garanterer at mottakere av en PDF -fil kan lese den på nesten hvilken som helst enhet. PDF -filer komprimeres også når de lagres og er i de fleste tilfeller mindre enn kildedokumentet. I tillegg beholdes formatering, bilder, innebygde fonter og det generelle utseendet.

Sikkerheten til dokumenter er avgjørende, spesielt når du sender dem over Internett. Ved å angi alternativer kan filer med sensitivt innhold beskyttes mot uautorisert datatyveri. Det samme skjer ved å tilordne et passord. I dette tilfellet vil ikke uautoriserte personer kunne åpne filen og lese innholdet i den.

Med merverdien til PDF -filer og muligheten til å bruke søkeord og en meningsfull tittel for å gjøre PDF -filer lettere å finne, er PDF -filer ideelle for arkivering av e -post i Outlook.

Sammendrag: Sikkerhetskopier e -post i Outlook med PDF Creator - raskt og enkelt

Hvis du ønsker å arkivere en e-postmelding sikkert på lang sikt, er PDF-formatet spesielt egnet for dette. Siden Microsoft Outlook ikke tilbyr innebygd konvertering til PDF-format, må ekstern programvare brukes. Et målrettet og brukervennlig program som har blitt brukt en million ganger er PDFCreator. Når den er installert som en virtuell skriverdriver, kan den brukes til å konvertere dokumenter til PDF -filer fra et hvilket som helst Windows -program.

I Outlook velger du utskriftsfunksjonen, skriver inn dokumenttittelen, søkeordene og lagringsbanen og kan arkivere e-posten din med bare noen få klikk. PDFCreator fungerer like pålitelig som betalte programmer og anbefales derfor som en virtuell PDF -skriverdriver for Windows og Microsoft Outlook.