Hvordan du automatisk kan motta statusrapporter om oppgaveoverføringen via Outlook

Slik at du alltid vet den nåværende status quo etter å ha delegert oppgaver via Outlook, kan du angi at du vil motta en statusrapport for overførte oppgaver. Det kan også være fornuftig, spesielt med omfattende oppgaver

Hvordan konvertere en oppgave til en oppgaveforespørsel på et senere tidspunkt

Hvis du allerede vet når du skriver inn en oppgave at du vil delegere den, må du ikke opprette en oppgave, men en oppgaveforespørsel. Imidlertid vil det alltid skje at du har lagt inn en oppgave i oppgaveplanleggeren din og deretter vil overføre den til noen andre senere. I Outlook fungerer det slik:

1. Høyreklikk på oppgaven i oppgaveplanleggeren og ring kommandoen Tilordne oppgave på. Eller du kan åpne oppgaven. I Outlook opp til versjon 2003 kaller du deretter kommandoen Handling - tildel oppgave på; Klikk på knappen i Outlook 2007 eller senere Tilordne oppgave[1].
   
2. Skriv deretter inn e -postadressen til personen du vil delegere oppgaven til, skriv en kort melding og juster forfallsdatoen (slik at du fortsatt har tid til å gå gjennom resultatet).
3. Sørg for at du har de to alternativene Lagre den oppdaterte kopien av denne oppgaven i min oppgaveliste og Send statusrapport til meg så snart oppgaven er utført er slått på. Ellers vil ikke oppgaven vises i oppgaveplanleggeren; i tillegg vil du ikke bli varslet automatisk når oppgaven er fullført.
4. Send oppgaveforespørselen.

Du bør gjøre disse innstillingene uansett

Slik at delegerte oppgaver alltid vises i oppgaveplanleggeren og du blir varslet når oppgaven er utført, anbefaler jeg at du aktiverer to innstillinger i Outlook. Da trenger du ikke alltid å huske å aktivere alternativene fra trinn 3 fra forrige seksjon når du delegerer:

1. I Outlook til 2007 ringer du Verktøy - Alternativer - Oppgavealternativer på, i Outlook 2010 og senere, kommandoen Fil - Alternativer - Oppgaver.
2. Slå av de to alternativene i Outlook frem til 2007 Hold tildelte oppgaver oppdatert i oppgavelisten og Send statusrapport når tildelte oppgaver er fullført en.
   Aktiver følgende alternativer i Outlook 2010 og senere:
   Oppdater huskelisten min med kopier av oppgaver jeg tildeler andre mennesker og Send en statusrapport når jeg har fullført en tildelt oppgave.
3. Lukk dialogene.

Slik kan du vise fullføringsstatusen i oppgaveplanleggeren

I aktivitetslisten (vis Enkel liste) kolonnen mangler % fullførtdet i utsikten Liste over detaljer vises. Hvis du ofte delegerer ganske omfattende oppgaver og dine ansatte regelmessig dokumenterer i Outlook hvor mange prosent av oppgaven de allerede har utført, anbefaler jeg at du bruker % fullført også i utsikten Enkel liste å sette inn. Dette er en bedre måte å holde deg oppdatert. Gjør følgende for å gjøre dette:

1. Velg visningen i oppgaveplanleggeren Enkel liste.
2. Høyreklikk på en av kolonneoverskriftene, for eksempel på Oppgavefagog påkaller kommandoen Valg av felt på.
3. Dra knappen % fullført fra dialogboksen med venstre museknapp trykket til raden med kolonneoverskriftene. Dra for eksempel knappen bak overskriften Grunn på. Røde piler angir hvor knappen skal settes inn som en ny kolonneoverskrift. Så snart du har knappen i ønsket posisjon, slipper du museknappen.
4. Hvis du ikke vil sette inn flere kolonner, lukker du dialogboksen Valg av felt.