Videokonferanseimplementering, verktøy og juridisk grunnlag

Hold kontakten med verden hjemmefra

Senest med korona -pandemien og det tilhørende hjemmekontoret har videokonferanser blitt en integrert del av det daglige arbeidet for mange ansatte. Derfor ser vi nærmere på hvilke tekniske krav som kreves, hvilke verktøy som egner seg og hvilke juridiske betingelser som gjelder for videokonferansen.

Hva er en videokonferanse?

En videokonferanse er et møte mellom to eller flere personer som foregår praktisk talt over Internett. Deltakerne i videokonferansen kommuniserer via webkamera og mikrofon.

For å organisere videokonferansen kreves en videoserver, som alle deltakere kan få tilgang til. Under videomøtet ser alle involverte vanligvis hverandre.

En moderator overtar ofte invitasjonen til deltakerne til videokonferansen og moderasjonen av konferansen selv. Denne personen kan for eksempel tillate andre deltakere å slippe skjermen eller mikrofonen for å snakke.

Avhengig av videokonferanseprogramvaren kan folk delta i arrangementet med sin PC eller med en smarttelefon.

Det er både gratis og betalte videokonferanseverktøy på markedet.

12 tilbydere for online møter

1. Mikogo

Mikogo er en tysk leverandør av online konferanser og virtuelle presentasjoner. Det spesielle med Mikogo er at i videokonferansen er bare skjermen delt, men deltakerne kommuniserer ikke direkte med hverandre via video, men bare via lyd.

Verten for et Mikogo -møte må opprette en konto. Andre brukere kan deretter bli invitert via e -post for å dele eller kontrollere skjermen. Deltakelse er mulig via HTML -visningen via nettleseren med smarttelefon eller skrivebord.

Tilkoblingene via Mikogo er kryptert med 256 bits.

Mer informasjon: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting er designet for HD -videokonferanser. Avhengig av hvilken pakke som er valgt, kan opptil 250 personer delta i et videomøte, og maksimalt 25 kan kobles til via video.

Å sette opp et møte er enkelt og kan implementeres spontant. Moderatorer kan aktivere individuelle funksjoner for brukere, for eksempel mikrofonen eller deling av skjermen.

I tillegg til deltakelse via nettleser eller app, er det også mulig å ringe inn via telefon.

Mer informasjon: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer er et verktøy som opprinnelig ble utviklet for fjernkontroll av datamaskiner. TeamViewer tilbyr nå sitt eget verktøy for videokonferanser med "Meetings". Takket være ende-til-ende-kryptering tilbyr programvaren høye sikkerhetsstandarder og muliggjør spontane møter så vel som taleanrop. Kommunikasjon er mulig direkte via lyd eller chat. Opptil 300 personer kan delta i et videomøte med TeamViewer.

Mer informasjon: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Med Google Hangouts tilbyr Google selskaper et betalt verktøy som en del av G-Suite. Dette gjør at videokonferanser kan gjennomføres direkte. Alternativt er det også muligheten til å holde videomøter med Google Meet. Brukere har da til og med muligheten til å tekste samtalene eller få dem oversatt live. Oversettelsesfunksjonen er imidlertid ikke ferdig utviklet ennå.

For å bruke Google Meet trenger brukerne en Google -konto. Deltakelse er også mulig uten en app via nettleseren eller Gmail. En fordel med Googles videokonferanseverktøy er at alle andre Google -produkter, for eksempel Google -regneark eller dokumenter og kalendere, enkelt kan kombineres med videoværktøyet.

Mer informasjon: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex fra Cisco er laget for profesjonell bruk. Teoretisk sett kan opptil 40 000 mennesker delta i et møte, for eksempel på store konferanser eller messer. Deltagelse er også mulig uten en tilsvarende konto via en lenkeinvitasjon. Som registrert bruker er det imidlertid tilleggsfunksjoner.

Mer informasjon: www.webex.com

6. Zoom

Zoom er et av de mest populære videokonferanseverktøyene i både private og forretningsområder. Møtene kan synkroniseres og opprettes umiddelbart med din egen kalender. Med samtykke fra alle deltakerne kan videokonferanser spilles inn veldig enkelt. En annen fordel er at skjermene kan deles av flere deltakere. Du kan for eksempel også lage dine egne møterom.

Deltagelse i konferanser er mulig både med skrivebordet og smarttelefonappen, samt via nettleseren.

Mer informasjon: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams er en del av Microsofts Office365 -pakke. Verktøyet spesialiserer seg først og fremst på teamarbeid. Så det er ikke bare et videokonferanseverktøy, men tilbyr også prosjektstyringselementer samtidig.

Opptil 10 000 mennesker kan delta per møte.

Mer informasjon: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connect -møter

Videokonferanseverktøyet fra Adobe er først og fremst designet for profesjonelle brukere. For eksempel kan møterom utformes i bedriftsdesign. Verktøyet tilbyr også mange spesialfunksjoner som anonym konferansedeltakelse.

Mer informasjon: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsofts Skype ble opprinnelig lansert som en chat- og videosamtaletjeneste. Verktøyet har eksistert siden 2003. Men nå bruker mange mennesker også Skype til videokonferanser. Dette betyr at filer også enkelt kan deles her. Kommunikasjon er også mulig via den integrerte messenger.

Mer informasjon: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi tilbyr en hel samling gratis programvare for kommunikasjon. Dette inkluderer også videokonferanseverktøyet Jitsi Meet. Videomøter kan startes spontant uten en app eller registrering. Å bli med på møtet er mulig via en individuelt generert app.

Møter via Jitsi kan planlegges og organiseres ved hjelp av vanlige kalendere. Verktøyet kan også kobles til prosjektstyringsprogramvare som Slack.

Den eneste ulempen: Ifølge produsenten kan bare opptil 35 deltakere kommunisere i god kvalitet.

Mer informasjon: meet.jit.si

11. Herved

Med Whereby kan videokonferanser startes direkte i nettleseren, uten konto eller app. Deltakelse er lett mulig via smarttelefon eller skrivebord.

Mer informasjon: whereby.com

12. SocialHub Meet

SocialHub Meet-verktøyet, utviklet i Tyskland, imponerer fremfor alt med den GDPR-kompatible implementeringen. Det er derfor egnet for selskaper som legger stor vekt på databeskyttelse. For eksempel er alle tjenester vert på servere i Tyskland, og enkeltrom kan beskyttes med passord.

Mer informasjon: socialhub.io

Viktige valgkriterier for et videokonferanseverktøy

Først bør du vurdere hvilke krav du har til programvare for virtuelt møte. Vil du bruke verktøyet til å opprettholde kommunikasjon med fraværende ansatte? Eller vil du lage en kommunikasjonsplattform for detaljerte diskusjoner med kunder? For å gjøre det riktige valget for dine behov, bør du vite nøyaktig hva dine behov er. Viktige punkter å vurdere når Utvalg av funksjoner bør ta hensyn til er:

• Høy kvalitet eller lav oppløsning videokvalitet,
• Maksimalt antall potensielle deltakere,
• Funksjon for å dele skjermen,
• Mulighet for samarbeid om dokumenter,
• Datakryptering og
• Pris og bindende kontrakt.

Hva er fordelene med betalte videokonferanseverktøy?

Mange selskaper tilbyr sine videokonferanseverktøy gratis og til og med uten registrering. Imidlertid er disse verktøyene ofte begrenset i funksjonaliteten. I tillegg kan det skje at gratisversjonene blir "betalt for" med data som programmene samler inn.

Når det gjelder den betalte versjonen, er "sulten etter data" til verktøyene vanligvis mer begrenset.

Hvis bedrifter trenger videokonferanseverktøy regelmessig, er det best å bytte til betalte versjoner. Du drar nytte av høyere datasikkerhet og alle funksjonene du trenger.

Hvilket utstyr trenger jeg for en videokonferanse?

For at en videokonferanse skal kunne lykkes, må følgende tekniske krav være oppfylt:

• en tilstrekkelig rask internettforbindelse
• et kamera med tilstrekkelig stor oppløsning
• en fungerende mikrofon

En minimum båndbredde på 3 megabit er nødvendig for å gjennomføre eller delta i en videokonferanse. Dette sikrer at bildet kan sees uten rykk. Uansett er det tilrådelig å slå av alle programmer som krever mye båndbredde under en videokonferanse. Selv video- eller musikkstrømming bør ikke brukes under videomøtet hvis båndbredden er lav.

Netiquette på videomøter

For at videokonferanser skal fungere jevnt, må deltakerne følge visse regler. Det er best for moderatorer å kommunisere møtereglene på forhånd. Mulige regler er:

• Det snakkes ikke uten forhåndsvarsel. Ellers kan det skje at alle snakker samtidig.
• Når en person presenterer, slår de andre av mikrofonen. På denne måten forstyrres ikke foreleseren av lyder som rasling.
• Hvis alle med kamera deltar, bør alle også slå på kameraene sine. Alt annet ville være frekt.
• Alle bør kle seg til et videomøte som de ville gjort for et møte på stedet. Tross alt ville ingen komme inn på kontoret i en joggedrakt.

Fordeler og ulemper ved videokonferanser

Det er mange selskaper som tilbyr videokonferanser fordeler:

• Kommunikasjon på tvers av steder uten en lang reise
• Besparelser på reiser
• kortere responstid
• optimalisert kommunikasjon og raskere beslutningstaking
• bedre krise- og prosjektledelse

Imidlertid er det også ulempe hvordan:

• høyere teknisk innsats
• Kommunikasjon er bare mulig med hjelpemidler
• redusert oppmerksomhet på skjermen
• uforpliktende karakter enn på livemøtet på stedet

Juridiske vilkår for videokonferanser

Når det gjelder databeskyttelseslov, dekkes videokonferanser av den generelle databeskyttelsesforordningen. Følgelig kan arbeidsgivere samle inn og bruke arbeidstakerdata hvis de tjener "formålet med arbeidsforholdet" (§ 26 paragraf 1 BDSG) eller hvis arbeidsgiveren har en "legitim interesse" i det (art. 6 avsnitt 1 f GDPR).

Arbeidsgiverens interesser står i motsetning til interessene til de ansatte som er verneverdige. Disse vil for eksempel være i fare hvis videokonferanseverktøyet ikke bare brukes til møter, men også til å overvåke arbeidet på hjemmekontoret.

Unngå tretthet i videokonferanser

I teorien kan videokonferanser startes når som helst og hvor som helst, men i praksis kan en opphopning av videomøter føre til tretthet.

En årsak til dette er den høye tettheten av stimuli, f.eks. I møter med et stort antall deltakere. Samtidig, i et videomøte med kameraet slått på, vet du aldri hvem som ser på deg. Denne følelsen av å bli overvåket hele tiden kan gjøre symptomer på tretthet enda verre. Til syvende og sist er det også det konstante blikket på skjermen som øker tretthet uten for mye distraksjon.

Dette kan løses ved å ta pauser på lengre videokonferanser. Det kan også være fornuftig at deltakerne ikke trenger å delta på konferansen med videoen sin hele tiden.

Ta opp videokonferanser - hva er tillatt?

Selv om opptak av videokonferanser ser ut til å være vanlig praksis for mange og mange verktøy som tilbyr dette alternativet, er det alvorlige juridiske bekymringer.

I følge STGB kan det være straffbart hvis ikke-offentlige samtaler eller videokonferanser blir spilt inn uten tillatelse. Gjeldende databeskyttelseslover forbyr også innspilling av videomøter uten samtykke fra deltakerne.

I prinsippet ser loven på videokonferanser som en erstatning for et live -møte. Alle uten videoopptak vil også kunne delta der.

Argumentet for å implementere dokumentasjonen for videomøtet med innspillingen gjelder heller ikke, fordi logging via tekst også er mulig i videokonferansen.

For at en videokonferanse skal kunne spilles inn, må følgende gis:

• Et frivillig samtykke fra alle involverte parter, som er innhentet før opptaket starter.
• Den skriftlige formen for samtykket eller dokumentasjonen for samtykket.
• En forklaring av deltakerne om betydningen og formålet med innspillingen.
• En henvisning til angreretten for samtykke.

I utgangspunktet bør verken moderatorer eller deltakere ta opp videokonferanser uten samtykke fra de andre videokonferansene. Dette gjelder heller ikke hvis innspillingen skal gjøres for enkle dokumentasjonsformål.

Hvilket verktøy er riktig for videokonferansene mine?

I dag er det en del av hverdagen at det holdes videokonferanser i selskaper. Markedet for de tilsvarende verktøyene er stort, slik at du raskt kan miste oversikten over ting. Følgende spørsmål kan hjelpe deg med å velge riktig programvare:

• Hvor mange deltar i gjennomsnitt i videokonferansene mine?
• Trenger jeg "bare" et verktøy for videosamtaler, eller bør verktøyet inneholde andre funksjoner som messenger, prosjektstyringsfunksjoner, etc.?
• Bør det være mulig å integrere avtaler for videomøter direkte i kalenderen?
• Vil du at verktøyets servere skal være i Tyskland?
• Er det noen måte å registrere møtet på?
• Kan jeg opprette flere møterom?
• Er det mulig å delta i møter via nettleseren?
• Hvor mye penger har jeg per måned for verktøyet for videomøter?
• Bruker jeg allerede verktøy som G-Suite, Adobe eller Microsoft?

I praksis er det verdt å prøve ut forskjellige verktøy først før du for eksempel tegner et betalt abonnement. De fleste leverandører jobber med en gratis prøveperiode på 14 dager eller mer. I løpet av denne tiden kan du teste verktøyene grundig med forskjellige videokonferanser og la deg overbevise om de respektive fordelene.

Som med annen programvare vil du og teamene dine ende opp med å jobbe med den. Derfor bør selskaper involvere sine ansatte i beslutningsprosessen for i fellesskap å finne enighet om verktøyet som til slutt vil bli brukt.