Excel: Opprett referanse til et annet regneark

Microsoft Excel-brukere setter pris på muligheten til å opprette referanser til andre regneark i den aktive mappen. Spesielt med store regneark med mange formler, data og funksjoner er det nyttig å lage referanser for å kunne jobbe effektivt med all data. Dette sparer kjedelig manuell dobbel inntasting eller kopier og lim inn, noe som er tidkrevende og utsatt for feil.

I denne artikkelen lærer du hvordan du kan koble sammen Excel-regneark med bare noen få klikk og dermed utføre beregninger på tvers av flere regneark.

Hvordan lager du en referanse til et annet regneark?

Du oppretter koblingen mellom to Excel-regneark ved å bruke en formel og en ekstern referanse i målregnearket.

I vårt eksempel viser Tabell 1 hvor mange ansatte et selskap har på ulike lokasjoner i Tyskland og andre europeiske land. I den andre tabellen skal bare antall ansatte i filialen i Passau skrives ut. Koblingen mellom de to tabellene sikrer at dersom dataene i tabell 1 endres, oppdateres informasjonen i tabell 2 automatisk.

For å opprette referansen til et annet regneark, åpne først begge regnearkene i Microsoft Excel. I måltabellen klikker du deretter på målcellen der du vil vise dataene fra kildefilen. I vårt praktiske eksempel er dette målcellen B1.Formelen for koblingen starter alltid med et likhetstegn. Skriv "="i den tidligere valgte cellen.

I neste trinn bytter du til tabellen med ansattdataene og markerer tallet 55 i celle C9. Dette er antall ansatte ved filialen i Passau.

Trykk Enter for å avslutte snarveien. Antallet 55 ansatte vises nå i tabell 2, siden du effektivt har koblet cellene i begge regnearkene med hverandre.

Hvis du vil opprette referansen manuelt ved hjelp av tastaturet, bruk følgende syntaks:

=arknavn!celle

For arknavn, skriv inn navnet på arket du vil referere til. I vårt eksempel er arknavnet "Ark1." Celleetiketten spesifiserer referansen til cellen(e) i Ark1 som du vil referere til.

Hvordan gjøre beregninger på tvers av flere Excel-regneark?

Det hender ofte at beregninger må utføres over flere regneark. I vår eksempelarbeidsbok er det flere regneark som har identisk struktur. Tabellen beskriver strømkostnadene til ulike anlegg i et selskap i løpet av ett år, fordelt på måned. Arbeidsboken inneholder data for årene 2016 til 2021. Totaler og maksimumsverdier skal beregnes i et oppsummeringsark.

Brukere som jobber sporadisk med Excel vet hvordan de skal utføre beregninger på tvers av flere regneark i en arbeidsbok. Få mennesker vet at når man regner på tvers av flere regneark, kan områder overføres som forkorter formlene betydelig og gjør dem klarere.

Viktig: Det er avgjørende at alle regnearkene du inkluderer i beregningen din er strukturert identisk etter samme mønster. Bare i dette tilfellet vil formlene gi de riktige resultatene. Spesielt med omfattende regneark med mye data, trenger det ikke nødvendigvis være merkbart i resultatet om dataområdet i et av regnearkene forskyves med en rad eller kolonne. Samtidig er resultatet feil.

I følgende eksempel skal strømkostnadene for de siste årene summeres. Illustrasjonen viser strukturen til de enkelte arkene:

I tillegg til den enhetlige strukturen til tabellene, er oppstillingen av arkene i arbeidsboken viktig. Sørg for at arbeidsarkene du trenger er ved siden av hverandre i arbeidsboken.

Følgende figur viser arrangementet av regnearkene i eksempelarbeidsboken:

Når forberedelsene er fullført, kan du begynne å skrive inn formlene.

Hvordan beregne summen av flere regneark i Excel?

I eksempeltabellen vår skal det samlede resultatet av alle årlige totaler bestemmes i et oppsummeringsark. Summene av de enkelte årene er i de tilsvarende tabellene i celle H16.

Formelen som kreves for summeringen har følgende struktur:

=SUM('FirstSheet:LastSheet'!Range)

" Med FirstSheet sender du navnet på det første arket som skal inkluderes i beregningen. Lastsheet-argumentet definerer navnet på det siste arket for beregningen. Alle ark som ligger mellom disse to arkene er også vurdert.Arealet definerer arealet du vil summere."

Bruk følgende formel for å beregne summen av verdiene i celle H16 i regnearkene 2016 til 2021:

=SUM('2016:2021'!H16)

Følgende figur viser bruken av denne formelen i eksempeltabellen:

Ved å tilpasse denne enkle formelen er det mulig å spørre etter andre celler også. For eksempel, hvis du vil vite hvor mye strøm som ble forbrukt ved Frankfurt-anlegget i april fra 2016 til 2021, bytt ut referansen til celle H16 med celle F7 i formelen.

Når du regner på tvers av flere regneark, er du ikke begrenset til individuelle celler i regnearkene. Du kan sende hele områder til en funksjon når som helst.

Hvordan beregne maksimal verdi av flere regneark i Excel?

I vår eksempeltabell, der strømkostnadene til ulike anlegg sammenlignes i årene 2016 til 2021, skal den absolutte maksimalverdien av alle individuelle verdier for alle år bestemmes. De individuelle verdiene er i tabellene 2016 til 2021 i cellene B4:G15.

Bruk følgende formel for å bestemme maksimalverdien for alle individuelle verdier over de fem regnearkene for de tilsvarende årene:

=MAX('2016:2021'!B4:G15)

Følgende figur viser bruken av denne formelen i eksempeltabellen:

Hvordan beregner du gjennomsnittet på tvers av ulike regneark?

I tillegg til maksimale verdier, kan middelverdien på tvers av flere regneark også beregnes med en enkelt formel. For å gjøre dette, bruk følgende syntaks.

=AVERAGE('startark:sluttark'!celleområde)

Med formelen passerer du tot alt tre argumenter:

• Med startark gir du navnet på det første arket som skal med i beregningen.
• Navnet på sluttarket brukes til å definere navnet på det siste arket for beregningen. Alle ark som ligger mellom disse to arkene er inkludert i beregningen.
• CellRange brukes til å definere celleområdet for beregningen.

For eksempeltabellen vår ser formelen og resultatet slik ut:

=AVERAGE('2016:2021'!B4:G15)

Hvordan kan verdier fra andre dokumenter kobles sammen?

Hvis du ofte jobber med Excel, må du noen ganger koble sammen cellereferanser fra et regneark som ikke er i samme dokument.Dette fungerer uten problemer ved å legge til navnet på dokumentet i cellereferansen beskrevet ovenfor. Dette er merket med hakeparenteser (" [" eller "]" ).

Eksempel:=[Dokument1]Opprinnelse!G9

Bruk denne varianten hvis den andre mappen med navnet "Dokument1" er åpen. På den annen side, hvis dokumentet ikke er åpent, bruk banen der det er lagret.

Eksempel:=C:\Filer\Mappenavn\[Dokument1]Opprinnelse!G9

Hvordan kobler jeg cellereferanser med musen?

Cellereferanser til andre dokumenter trenger ikke nødvendigvis å legges inn manuelt, da du enkelt kan koble sammen celler med bare noen få museklikk. (SETT INN BILDE)

Hvordan fikser jeg en cellereferansefeil?

Når du kobler regneark og bruker referanser, kan Microsoft Excel vise en feil i cellereferansen. Hvis dette er tilfelle, inneholder formelen en feil eller det oppstod en feil ved valg av området med musen

En referansefeil oppstår også hvis en cellereferanse ble lagt inn i et annet regneark som ble slettet eller omdøpt. Denne feilen kan sammenlignes med levering av et brev til en bestemt adresse. Så snart postnummeret er endret, kan brevet ikke lenger leveres fordi adressen er feil.

Opsummert er det ofte fornuftig å jobbe med referanser i Excel. Hovedfordelen med å jobbe med lenker er at du kan gjøre arbeidet mer effektivt og raskere.

Linker lar deg få tilgang til eksisterende data uten å måtte skrive det på nytt. Dette sparer tid og forhindrer overføringsfeil. I Excel kan referanser også brukes til å utføre beregninger. Referanser kan lages til andre celler i en arbeidsbok eller til celler i en annen arbeidsbok. De er nyttige for å organisere data og utføre beregninger.Lenker kan også brukes til å filtrere og sortere informasjon. Derfor er referanser et kraftig verktøy i Excel for å hjelpe deg med å få arbeidet gjort mer effektivt.