Lysbilder som bare brukes for bestemte målgrupper

Kanskje du kjenner til dette: Du har laget en omfattende presentasjon, men vil nå, avhengig av målgruppen, bare presentere et utdrag fra den.

For eksempel bør en gruppe seere først og fremst lære detaljer om avdeling A, siden de bare gjelder denne informasjonen. En annen gruppe tilskuere bør bare informeres om del B.

Eller en produktpresentasjon er delt inn i teknisk og kommersiell informasjon, og avhengig av målgruppen - ingeniører eller kjøpere - skal bare visse lysbilder vises. Men alle bør se lysbildene for selskapspresentasjonen og de generelle produktfunksjonene.

Siden mange brukere ikke vet hvordan de skal løse dette problemet, er det ikke uvanlig at det opprettes flere filer som presenteres for de enkelte gruppene mennesker. Ulempene er åpenbare: Antall filer øker. Enda verre: Hvis lysbilder som vises i hver kopi skal endres senere, er søke- og oppdateringsarbeidet ganske høyt.

Derfor tilbyr Powerpoint løsningen med funksjonen brukerdefinert presentasjon (i tidligere versjoner målgruppeorientert presentasjon)!

Hva betyr begrepet "Egendefinert presentasjon"?

En brukerdefinert presentasjon er ikke annet enn et utvalg av lysbilder fra et større lysbildebasseng eller den generelle presentasjonen. Brukerdefinerte presentasjoner er derfor forskjellige delversjoner av en presentasjon som er skreddersydd for forskjellige målgrupper. I de enkelte delversjonene vises bare de lysbildene som er relevante for det respektive publikummet.

Et eksempel: Den samlede presentasjonen består av totalt 6 lysbilder. For kollegaene fra avdeling A er imidlertid kun lysbildene 1, 4, 5 og 6 relevante. Kollegene fra avdeling B trenger bare lysbilder 1, 2, 3 og 6.

Fordeler med tilpasset presentasjon

Selvfølgelig kan du også lage din egen presentasjon for hvert publikum og deretter lagre dem med et annet navn. Den tilpassede presentasjonen har imidlertid tre hovedfordeler:

• Du sparer lagringsplass fordi du bare jobber med en fil.
• Du trenger ikke å opprette en fil for forskjellige målgrupper og søke etter dem senere. Det kan ikke skje med deg at du har "feil" presentasjon med deg, fordi alle relevante lysbilder alltid er i en fil.
• Du vil sannsynligvis bruke noen lysbilder i flere tilpassede presentasjoner. Når disse oppdateres, trenger du bare gjøre endringene i en fil.

Hvordan lage en tilpasset presentasjon fra PowerPoint 2007 og fremover

Slik oppretter du en målgruppeorientert presentasjon i en PowerPoint-fil:

• Åpne den generelle presentasjonen der du vil lage delpresentasjonene.
• Klikk på fanen Lysbildefremvisning på knappen Egendefinert lysbildefremvisning og så videre Målgruppeorienterte presentasjoner.
• Klikk på i dialogboksen Ny. Tildel et navn til underpresentasjonen.
• I den venstre listeboksen velger du lysbildene du vil vise i den målgruppeorienterte presentasjonen, og klikker på Legge til.

• Bekreft med OK og klikk deretter Konkludere.

Hvordan levere den tilpassede presentasjonen som starter med PowerPoint 2007

Den enkleste og mest enkle måten å vise en bestemt delpresentasjon er som følger:

• Åpne hele filen.
• Bytt til kategorien Lysbildefremvisning.
• Klikk på knappen Egendefinert lysbildefremvisning og velg deretter oppføringen du vil ha.

Hvordan skrive ut en målgruppeorientert presentasjon fra PowerPoint 2007 og fremover

Du har holdt presentasjonen foran avdeling A og vil nå gi publikum nøyaktig de lysbildene du diskuterte i foredraget. En mulighet ville være å skrive ned sidetallene til de tilsvarende lysbildene og deretter angi disse som sidene som skal skrives ut.

Det er imidlertid mye lettere fordi PowerPoint allerede har notert hvilke lysbilder som passer til din tilpassede presentasjon. Ved utskrift kan du derfor ganske enkelt velge hvilken versjon du vil skrive ut.

Slik fungerer det i PowerPoint 2010:

• Åpne presentasjonen.
• Velge fil - Å trykke.
• Klikk nedenfor innstillinger på knappen Skriv ut alle lysbildene. Du vil nå bli presentert med forskjellige alternativer.
• Velg på Målgruppe-definert presentasjon versjonen du leter etter. Bekreft valget ditt med knappen Å trykke.

Slik fungerer det i PowerPoint 2007:

• Klikk på Office -knapp og så videre Å trykke.
• Velg i dialogboksen Skriv ut som Trykkområde valget Målgruppeorientert presentasjon. Velg den riktige versjonen til høyre for den. Bekreft med OK.

Hvordan lage en tilpasset presentasjon fra PowerPoint 2003 og fremover

Slik oppretter du en målgruppeorientert presentasjon i en PowerPoint-fil:

• Åpne presentasjonen der du vil lage delpresentasjonene.
• Klikk du i menyen Lysbildefremvisning på alternativet Målgruppeorienterte presentasjoner.
• Klikk på i dialogboksen Ny.
• Tildel et navn for underpresentasjonen.
• I den venstre listeboksen velger du lysbildene du vil vise i den målgruppeorienterte presentasjonen, og klikker på Legge til.
• Bekreft med OK og klikk deretter Konkludere.

Hvordan levere den tilpassede presentasjonen som starter med PowerPoint 2003

• Åpne hele filen.
• Klikk du i menyen Lysbildefremvisning på Målgruppeorienterte presentasjoner.
• Velg versjonen du vil ha i dialogboksen, og klikk Demonstrasjon.

Hvordan skrive ut en målgruppe-orientert presentasjon fra PowerPoint 2003 og fremover

• Velg i menyen fil kommandoen Å trykke.
• Aktiver i dialogboksen Å trykke under Trykkområde valget Målgruppeorientert presentasjon. Velg den riktige versjonen til høyre for den. Bekreft med OK.