Word -kompatibilitet: 4 tips og triks

Du gjør dette hvis Office -versjoner er inkompatible

Praktiske dataprogrammer har forenklet den digitale arbeidsverdenen så vel som privatlivet betydelig. Fremfor alt Microsoft tekstbehandlingsprogram Word. Den jevnlige videreutviklingen av denne programvaren gir ikke bare nye praktiske funksjoner, men ofte også kompatibilitetsproblemer. Men hva er de og hvordan kan du møte dem?

1. Word -versjonskompatibilitet: hva betyr det?

Programvareselskapet Microsoft slipper nye Office -pakker med jevne mellomrom. Dette er en samling av programvare som vanligvis brukes på kontoret. Du kan få lisenser for å bruke den nyeste versjonen ved å kjøpe de oppdaterte versjonene. Som standard inkluderer en slik pakke tekstbehandlingsprogrammet Word, presentasjonsprogramvaren PowerPoint og regnearkprogrammet Excel.

Siden den opprinnelige Word 2000-versjonen har Microsoft gitt ut Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 og 2022-2023. Innovasjonene betyr at håndteringen er lettere hver gang, om enn med forskjellige detaljer. En annen stor endring gjelder konvertering av filformatet fra Word 2003 til Word 2007 til et XML-basert filformat. XML står for "Extensible Markup Language" - på tysk betyr det noe som "utvidbart maskinlesbart språk for tekstproduksjon". Med andre ord: Det er et språk som både Word og din PC forstår.

Nevnte endringer betyr ikke bare en endring for brukeren, men innebærer også problemer med Word -kompatibilitet. Men hva skjer nøyaktig når du åpner en utdatert eller nyere Word -fil, og hvordan kan problemene løses?

2. Hva skjer når jeg åpner inkompatible versjoner av Word?

Det er to grunner til at Word -filen som skal åpnes ikke er kompatibel med Office -versjonen som er installert på PCen: Enten bruker du en eldre versjon av Word på PC -en, eller så er det mottatte dokumentet opprettet i en tidligere versjon. De resulterende problemene er alltid sammenlignbare.

Hvis du bruker en eldre versjon, har du sannsynligvis problemer med å åpne filen, og noen funksjoner vises feil eller ikke i det hele tatt. På den annen side, hvis du bruker en nyere versjon av Word enn forfatteren av Word -dokumentet, kan det hende at endringer du har gjort - med den nyere Word -versjonen - ikke vises eller vises feil.

Hvis du har tenkt å utveksle dokumenter med kolleger eller venner, anbefaler vi at du lagrer dem i et kompatibelt filformat eller arbeider i kompatibilitetsmodus. Dette betyr at Word -dokumentet er lagret i et slikt format at det kan åpnes av forskjellige programversjoner uten problemer.

Problem med filformater: DOC eller DOCX?

De mest problematiske er nyere Word -dokumenter som bør åpnes med de eldre programversjonene Word 2000, Word XP eller 2003. Fordi alle versjoner yngre enn 2003 lagres i et optimalisert filformat. I stedet for en fil med filtypen .doc, oppretter Word 2007, 2010, 2016 og 2022-2023 filer som ender på .docx.

Bak dette ligger en endring i måten en tekstfil lagres på. En .docx -fil lagrer blant annet bilder og tekst i form av XML -data og komprimerer dem deretter, på samme måte som en ZIP -mappe.

Word pakker bare ut innholdet når du åpner slike dokumenter. Dette betyr at det kreves mindre lagringsplass - og å sende for eksempel e -post er mer uanstrengt. Hvis du imidlertid har en eldre versjon av Word installert på datamaskinen, kan du ikke åpne dette nye formatet, og derfor vil du ikke få tilgang til tekst- og bildeinnholdet.

Ulike funksjoner og formatering: hva legges til, hva går tapt?

I tillegg er de forskjellige versjonene av Word forskjellige når det gjelder funksjonalitet og stiler. For eksempel har det vært utvidede nummereringsformater siden Word 2010, og siden 2016 har brukere kunnet markere kommentarer i dokumentet som fullførte.

Hvis du bruker en eldre versjon, kan ikke kompatibilitet unngås. Word -programmet ditt tolker visse elementer som fonter feil, og viser dem kanskje ikke i det hele tatt. Følgende er en oversikt over den videre utviklingen av funksjoner i Word siden 1997:

trekk	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Formler
Store og mindre fonter
Utvidede nummereringsformater
Kommentarer kan merkes som ferdige
Se endringer gjort av medforfattere i sanntid

Dette er bare en del av funksjonene som er lagt til fra Office -generasjon til generasjon. Office2022-2023 har mange andre innstillinger som muliggjør større tilgjengelighet, for eksempel.

Imidlertid har ikke bare alternativer blitt lagt til, men elementer fra de tidligere versjonene har også gått tapt. Hvis du vil fortsette å få tilgang til de gamle funksjonene og gradvis bli vant til de nye Office -versjonene, er det verdt å ty til spesielle triks som du kan unngå irriterende oppsettdialoger med.

3. Hvordan finner jeg ut kompatibiliteten til dokumentet mitt med andre?

For å sikre kompatibiliteten til et dokument med andre versjoner av Microsoft Office mens du skriver en tekst, anbefales det å kontrollere kompatibilitet. Fremfor alt får du informasjon om funksjoner som brukes, støttes i eldre versjoner:

Du sjekker kompatibiliteten ved å følge fire trinn:

Klikk på "Fil" -fanen og velg "Informasjon" -knappen.

Velg "Se etter problemer".

Velg "Kontroller kompatibilitet" i rullegardinmenyen, og søk om nødvendig etter den tilsvarende Office-versjonen under "Velg versjonen som skal vises".

Eksisterende kompatibilitetsproblemer er oppført i vinduet "Sammendrag".

Hvis du får vist inkompatibilitet her, har du muligheten til å erstatte de tilsvarende funksjonene med de som også vises i eldre versjoner. For å være sikker, kjør testen igjen til du oppnår ønsket resultat.

4. Hva er løsningen hvis Office -versjonene er inkompatible?

I tillegg til muligheten for å korrigere individuelle inkompatibiliteter, finnes det også mer elegante løsninger for kompatible Word -filer. Selv når du oppretter dokumenter, kan du være oppmerksom på kompatibilitet med tidligere versjoner. Noen ganger er det imidlertid nødvendig å laste ned et tilleggsprogram.

Kompatibilitetspakke for Microsoft Office 2000, XP og 2003

For brukere av Microsoft Office 2000, XP eller 2003 kreves den såkalte "kompatibilitetspakken". Som allerede nevnt har det vært forskjellige filformater siden Word 2007. For å åpne .docx -filer med eldre Office -versjoner, kreves en tilleggspakke.

Det finnes lignende omformere som lar deg åpne gamle Works -filer i Word. Når det gjelder funksjonalitet, er slike konverteringsprogrammer veldig like. Du importerer en tekstfil og får den sendt ut i målformatet. Mens du åpner .docx -tekstfiler med "Compatibility Pack" fungerer pålitelig, vises grafikken og teksten til .docx -filer noen ganger feil. Dette skjer også når du lagrer og redigerer en .doc -tekstfil i Word 2007 eller nyere.

Målrettet lagring i riktig format: Slik fungerer det

Med "Kompatibilitetspakken" har du en omformer som gir deg tilgang til .docx -dokumenter. Motsatt, hvis du bruker en nyere versjon av Word, kan du ha problemer med å få tilgang til .doc -filer. En .doc -fil kan lagres i .docx -format med bare noen få klikk:

Klikk kategorien Fil.

Velg "Lagre som".

Velg .docx i stedet for .doc-fil fra rullegardinmenyen.

Klikk på "Lagre" -knappen.

Lag Word -dokumenter for eldre versjoner

Hvis du derimot ikke er medforfatter, men oppretter et Word-dokument og deretter deler det med brukere av programvareversjoner eldre enn 2007, har du muligheten til å etablere kompatibilitet før du sender det. Du kan gjøre dette ved å velge "Word 97-2003" når du lagrer. Gå frem som følger trinn for trinn:

1. Gå til "File" i systemstatusfeltet.

2. Klikk på Lagre som ".

   

3. Velg "Word 97-2003" i stedet for .docx.

   

4. Bekreft oppføringen ved å klikke på "Lagre".

Du har ikke bare valget mellom de to filformatene som er beskrevet, men du kan også velge mellom:

• Word -dokument (.docx)
• Word XML -dokument (.xml)
• XPS -dokument (.xps)
• Word 97-2003 dokument (.doc)
• Filutvidelse i Microsoft Word (.docm)

Dette lar deg manuelt bestemme hvilket filformat du lagrer og dele et tekstdokument i Word.

Kompatibilitetsmodus: Word tar over justeringen av funksjonene for deg

Imidlertid har Word også kompatibilitetsmodus. Denne modusen sikrer automatisk kompatibilitet når du åpner dokumenter som ble opprettet i tidligere versjoner av Word. Fordi i kompatibilitetsmodus er ingen av de utvidede og optimaliserte funksjonene tilgjengelige under redigering under den nye Office -versjonen.

Personer som jobber sammen om et dokument, men bruker forskjellige Office -versjoner, har derfor bare tilgang til funksjoner som er tilgjengelige selv under den eldste versjonen som er involvert. Formatet forblir også uendret når du redigerer et Word -dokument med en annen generasjon Office.

Kompatibilitetsmodus vises vanligvis i tittellinjen til høyre for dokumenttittelen. Når den er aktivert, trenger du ikke bekymre deg for om Word-filen din fortsatt vil være kompatibel med versjonene av medforfatterne etter redigering. Word vil koordinere de forskjellige versjonene av Word for deg.

Konklusjon: Å håndtere kompatibilitetsproblemer med riktig bakgrunnskunnskap

Med Microsoft Word er det ikke bare nyttig å vite hvordan du tilpasser Word, beskytter dine egne dokumenter eller aktiverer Word-tillegg. Kompatibiliteten til Word -versjoner kan også være en hindring du kan overvinne med passende kunnskap om praktiske trinn.

Dette gjør det lettere å utveksle data med kolleger så vel som venner som bruker forskjellige Office -versjoner. I tillegg til kompatibilitetsmodus kan du også bruke manuelle innstillingsalternativer i Word til å håndtere funksjonene og filformatene som brukes uavhengig.

Spørsmål og svar

Hva er et kompatibilitetsproblem i Word?

Når folk - enten det er arbeid eller privat - jobber sammen om et tekstdokument, men ikke bruker den samme versjonen av Microsoft Word, oppstår det problemer med å åpne filene og med riktig visning av filene. Versjoner av Word er:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 og 2022-2023

Hva er forskjellen mellom .doc og .docx filer i Word?

Siden Word 2007 er tekstfilene ikke lenger lagret med forkortelsen .doc, men med filtypen .docx. Bak dette ligger en mer komprimert og derfor mer plassbesparende måte å lagre informasjon på. Det tekniske uttrykket er filformat.

Hvordan løser du problemer med kompatibilitet?

Hvis Word -filer er inkompatible, kan dette enten løses manuelt ved hjelp av forskjellige alternativer for lagring av formater. Eller du kan overlate håndteringen av skjermproblemer og tilgang til filer til den automatiske kompatibilitetsmodusen til Word.

Hvordan fungerer kompatibilitetsmodus?

Words kompatibilitetsmodus deaktiverer alle funksjoner som ikke var tilgjengelige i eldre versjoner. Dette betyr at brukere har tilgang til en Word -fil, inkludert alle versjoner, uavhengig av hvilken Office -generasjon som brukes. Stilmaler beholdes og vises riktig.