Presentasjoner blir sjelden laget og spilt av på samme datamaskin. Presentasjonen burde heller stort sett blitt sendt til kolleger, overordnede eller kunder. Det blir da ofte demonstrert ved hjelp av en annen datamaskin eller notatbok.
Sjekk dokumentet før du videresender det
Før du sender en elektronisk kopi av PowerPoint -presentasjonen, bør du gå gjennom presentasjonen for data eller personlig informasjon som kan lagres i selve presentasjonen eller i dokumentegenskapene. Siden denne informasjonen kan avsløre detaljer som ikke bør være offentlig kjent, er det tilrådelig å fjerne denne skjulte informasjonen.
PowerPoint tilbyr deg et verktøy som gjør noe av arbeidet for deg:
- Klikk på fanen begynne på informasjon.
- Klikk på knappen i midten Se etter problemer - sjekk dokumentet.
- Du vil nå se en liste over elementene som kan kontrolleres.
Juster innstillingene for dokumentgjennomgang
- Som standard er dialogboksen Gjennomgang av dokument alle bortsett fra en av boksene merket av.
- Sett også haken foran Eksternt lysbildeinnhold. Hvis det er et tekstfelt utenfor lysbildet, blir dette fjernet.
- Blant annet sjekker PowerPoint om presentasjonen fremdeles inneholder kommentarer og sletter om ønskelig også den personlige informasjonen som ble lagret i dokumentet, for eksempel brukernavnet til personen som opprettet presentasjonen.
- Eventuelle glemte notater i notatområdet i presentasjonen kan også fjernes.
- Etter at du har valgt alle alternativene som er relevante for deg, klikker du på Kryss av.
- Du vil nå få vist alle elementene som er funnet, og du kan for hvert alternativ bestemme om du vil bruke knappen Fjern alle vil slette.
- Når du er ferdig, klikker du på Konkludere.
Forsiktig felle: koblinger til Excel
Eksamen i PowerPoint 2010 kan gjøre mye, men den kan ikke garantere at all intern informasjon blir fjernet.
Kontroller alltid manuelt om det er et diagram i presentasjonen som, når den åpnes, avslører mer informasjon enn ønsket. Dette er for eksempel tilfelle hvis diagrammet ble opprettet i Excel og deretter enten som en koblet Microsoft Excel -diagramobjekt eller med lim inn alternativet Bruk måldesign og bygge inn arbeidsbok henholdsvis. Behold originalformatering og legg inn arbeidsbok satt inn i PowerPoint.
Hvis du merker et slikt diagram og klikker på redigere data Klikk, hele Excel -filen åpnes og gir et innblikk i andre Excel -datablad som du kanskje ikke vil gi ut.
Når det gjelder koblede filer, eksisterer denne risikoen vanligvis bare når seeren åpner presentasjonen på datamaskinen den ble opprettet på. Først da er koblingen til Excel faktisk aktiv. Så snart den åpnes på en utenlandsk datamaskin, vises en melding om at den koblede filen ikke er tilgjengelig.
Men vær forsiktig, når du pakker en presentasjon på en CD, lagres koblinger med den. Du kan lese mer om dette emnet i neste nummer.
Slik avdekker du lenker til Excel og sletter overflødige data
Du lager ikke alltid alle lysbildene i en presentasjon. Men hvis du er ansvarlig for å fullføre presentasjonen, er det en enkel måte å se om kollegene dine kan ha inkludert et koblet diagram.
Slik er det gjort:
- Klikk på fanen begynne på informasjon.
- Du finner alternativet nederst til høyre Rediger lenker til filer.
- Du vil nå se alle koblingene i filen, og du kan også fjerne individuelle lenker hvis du ønsker det.
Slett de unødvendige databladene for innebygde arbeidsbøker.
