I stedet for å skrive de samme e-postene igjen og igjen, for eksempel som svar på kundehenvendelser, kan du lagre allerede formulerte e-poster som maler og ringe dem opp igjen når som helst.
Enten du jobber i supportavdelingen, i kundeservice, i personalavdelingen, i regnskap eller som frilanser: Du må sikkert sende e-post med samme eller lignende innhold og kanskje med de samme vedleggene igjen og igjen . Dette kan være svar på kundehenvendelser, avslag på søknader, vanlige rapporter (hver med nye vedlegg) eller invitasjoner til møter.
I slike tilfeller tilbyr Outlook muligheten til å lagre ferdige (eller halvferdige) e-poster som maler og hente dem når som helst. Om nødvendig kan du deretter skrive tillegg til e-postene, legge ved filer eller lignende. Malfunksjonen i Outlook er også egnet hvis du lagrer mer omfattende informasjon i avtale- eller oppgaveoppføringer eller i møteforespørsler, som ofte følger det samme mønsteret. Maler for notater kan også opprettes og hentes.
Definer maler for e -post
Du definerer en mal for e-post som følger:
- Skriv og formater e -posten. Legg til de nødvendige filene hvis det er nyttig. Med mange e -postmaler kan det også være praktisk å legge inn e -postmottakerne med en gang.
- Så snart du er ferdig med e-posten, ring kommandoen FIL >> LAGRE som.
- I FILTYPE -feltet velger du OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Skriv inn et meningsfylt filnavn og klikk på LAGRE.
- Du kan nå sende den åpnede e -posten eller lukke den.
Fremgangsmåten for å definere maler er den samme i de forskjellige Outlook -modulene. Vi beskriver dem derfor bare i denne artikkelen ved hjelp av e-postmaler.
Hvis du bruker Word som e-postredigerer, kan du ikke lagre formaterte e-poster som maler i Outlook til og med versjon 2003. Hvis du åpner kommandoen FIL >> LAGRE som i Outlook -meldingsvinduet, som beskrevet ovenfor, kan du velge mellom et stort utvalg filformater, men ikke OFT -formatet (Outlook -mal).
Selvfølgelig kan du lagre den formaterte meldingsteksten i en Word -fil og hente den senere. Word registrerer ikke innstillinger som emne, mottaker eller filvedlegg, så du må skrive inn denne informasjonen manuelt.
Et lite triks hjelper deg imidlertid med å lagre e-post som maler selv om du bruker Word som e-postredigerer: slå av Word midlertidig som e-postredigerer. For å gjøre dette, ring kommandoen EKSTRA >> ALTERNATIV >> E-POSTFORMAT i Outlook og deaktiver det tilsvarende alternativet under MELDINGSFORMAT.
Hvis du allerede har komponert og formatert e-posten, vil du fortsatt ikke kunne lagre den som en Outlook-mal-deaktivering av Word vil bare gjelde for nye e-poster.
Arbeidet du allerede har utført, har imidlertid ikke vært forgjeves:
- Lagre først posten som et utkast ved å trykke CTRL + S eller bruke kommandoen FIL >> LAGRE.
- Hvis du ikke allerede har gjort det, deaktiverer du Word som e -postredigerer som angitt ovenfor.
- Åpne nå den lagrede e -posten i "Utkast" -mappen, og ring deretter opp kommandoen FIL >> LAGRE som - "Outlook -mal (* .oft)" er nå tilgjengelig som lagringsformat.
- Når du har definert alle malene, må du aktivere Word på nytt som e -postredigerer.
Rask tilgang til maler
Hvis du bruker Outlook-maler for å gjøre e-postkommunikasjonen din mer effektiv, har du sannsynligvis allerede irritert deg selv over den tungvint måten maler kalles opp i Outlook.
Du kan få tilgang til malene dine mye mer praktisk hvis du setter opp en egen mappe i innboksen. Åpne deretter malene ved å dobbeltklikke på oppføringen du vil ha i malmappen.
Du kan også opprette mapper for de respektive malene i de andre Outlook -modulene. Du kan få malmappen slik:
- Bruk Fil >> Ny >> mappe eller CTRL + SKIFT + E for å opprette en ny mappe i innboksen eller i den personlige mappen. Slik at mappen er øverst på mappelisten, angir du en understreking som det første tegnet, for eksempel "MALER".
- Åpne den nyopprettede mappen i Outlook.
- Åpne mappen der Outlook -malene er lagret i Windows Utforsker. Vanligvis er dette mappen "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Ordne Explorer- og Outlook -vinduene slik at begge kan sees side om side på skjermen.
- Velg e-postmaler i Utforsker, og dra dem med venstre museknapp trykket inn i den nye gruppen MINE MALER.
I Outlook 2007 må du svare på sikkerhetsspørsmålet fra bildet med OPEN når du åpner en mal. For at denne forespørselen ikke skal vises hver gang en mal hentes fra mappen, deaktiverer du alternativet ALLTID BEKREFT FØR DU ÅPNER DENNE FILTYPEN. Vær imidlertid forsiktig med å motta maler på e -post, og bare åpne maler fra kilder du kjenner godt.
