Distribusjonslister er en praktisk løsning i Outlook: Hvis du ofte sender e -post til den samme gruppen av mottakere, for eksempel medlemmene i arbeidsgruppen, et team eller til og med medlemmene i en klubb, er det tilrådelig å bruke gruppen
Bare definer en distribusjonsliste som inneholder alle postadressene til arbeidsgruppen din, for eksempel - så trenger du bare i fremtiden å skrive inn distribusjonslisten i Til -feltet i en e -post, vil Outlook automatisk erstatte denne betegnelsen med de tilsvarende e -postadressene når e -posten er sendt.
Hvis du vil sende e -posten til andre adressater, legger du bare til adressene deres (atskilt med semikolon eller komma) etter navnet på distribusjonslisten.
Merk følgende: Distribusjonslister kan også brukes i feltet CC eller BCC i en e -post.
Hvordan lage en ny distribusjonsliste
Slik oppretter du en distribusjonsliste i Outlook med en gruppe kontakter, for eksempel med alle medlemmer av et prosjektteam eller med alle kundene dine:
1. Åpne mappen / adresseboken i Outlook -kontakter.
2. Ring i Outlook opp til versjon 2007 Fil → Ny → Distribusjonsliste eller trykk CTRL + SKIFT + L. Klikk på fanen i Outlook 2010 begynne på knappen Ny kontaktgruppe (hurtigtasten fungerer også).
3. Skriv inn i feltet "Etternavn" et navn på listen, for eksempel "Kunder", "Kunde xyz", "Arbeidsgruppe"; "Prosjekt x".
Vær oppmerksom på: Hvis det allerede er en distribusjonsliste med dette navnet i adresseboken, viser ikke Outlook en advarsel, men oppretter en annen liste med samme navn.
4. Klikk på "Velg medlemmer"(Eller i Outlook 2010 Velg medlemmer → Fra Outlook -kontakter) for å legge til kontakter fra den digitale adresseboken til distribusjonslisten. Velg kontaktene med et dobbeltklikk og lukk valgdialogboksen med OK. Hvis du vil legge til adresser til personer som ikke er i adresseboken, klikker du i Outlook frem til 2007 Legg til ny og skriv inn adressene; klikk på Outlook 2010 Legg til medlemmer → Ny e -postkontakt. Skriv inn dataene og avgjør om kontakten skal legges til i adresseboken.
5. Så snart du har satt inn alle adressene, klikker du på "Lagre og lukk".
Du kan nå finne distribusjonslisten i Kontakter -mappen - du kan kjenne den igjen der ved navn og ikonet med de to stiliserte hodene.
Slik sender du en e -post til en distribusjonsliste
Så snart distribusjonslisten er satt opp, sender du en melding til alle adressene på listen som følger:
1. Skriv en ny melding, inkludert emnet. Klikk deretter på Til -knappen. Hvis adressene ikke er i feltet På skal settes inn, klikk på Cc henholdsvis. Bcc (da vil ikke mottakerne se de andre adressene).
2. Velg distribusjonslisten fra Kontakter -mappen med et dobbeltklikk og lukk dialogboksen med "OK".
3. Hvis meldingen skulle gå til andre adressater, legger du bare til adressene deres (atskilt med semikolon eller komma) etter navnet på distribusjonslisten.
Først når du sender e-posten, erstatter Outlook navnet på distribusjonslisten med e-postadressene den inneholder.
Slik redigerer og endrer du distribusjonslister
Av og til er det nødvendig å legge til flere e-postadresser i en distribusjonsliste eller slette eksisterende adresser. For å redigere en distribusjonsliste, fortsett som beskrevet nedenfor.
1. Åpne Kontakter -mappen.
2. Dobbeltklikk på navnet på ønsket distribusjonsliste (du kan gjenkjenne distribusjonslister ved ikonet som viser to stiliserte hoder).
3. Gjør de ønskede endringene: For å legge til kontakter fra adresseboken, klikk på "Velg medlemmer", for å skrive inn nye adresser, klikk på "Legg til nye". Du kan slette adresser som ikke lenger kreves ved å bruke "Fjern".
4. Når du er ferdig, klikker du på "Lagre og lukk".
Hvis du vil redigere en av adressene, åpner du den i mappen Kontakter og redigerer kontakten. Outlook henter postadressene fra adresseboken.
Bare hvis det ikke er en tilsvarende kontakt, tar Outlook adressen som er angitt via "Legg til ny", som du ikke kan redigere i distribusjonslisten.