Lag enkelt skjemaer med disse instruksjonene
Noen få skritt må tas før et tekstdokument oppfyller de gitte kravene eller dine individuelle ønsker. Det kan ta tid. Men arbeidet er verdt det hvis den ferdige filen ser tiltalende ut til slutt og også er overbevisende når det gjelder innhold. Spesielt hvis du vil sende dokumentet til forskjellige mottakere eller trenger det ved forskjellige anledninger, drar du fordel av Microsoft Word “form letters” -funksjonen. Men hvordan kan disse postfusjonene opprettes?
Lag skjemaer i Word: Praktisk assistent i Office -programmet
Anta at du har designet en tekst helt i henhold til ideene dine - format og språkinnstillinger samt grafikk, topptekst, bunntekst og hyperkoblinger samsvarer med de respektive spesifikasjonene. Du har også tatt med viktige sitater og har allerede utarbeidet innholdsfortegnelsen og kildelisten og lagt dem til teksten. Filen er klar og skal sendes til en lang liste med mennesker.
Hvis du skulle justere teksten på nytt for hver mottaker, kan viktige innstillinger som sidetall eller dato endres eller endres automatisk. Heldigvis har Microsoft Word også praktiske funksjoner for å lage skjemabokstaver på dette tidspunktet.
En slik funksjon skal forstås som en funksjon som er integrert i Office -programmet og er tilgjengelig for brukeren for å redigere en tekst. I tillegg til skjemabokstavfunksjonen, kan du for eksempel også bruke makroer. Med en bestemt tastekombinasjon kan du utføre regelmessig brukte kommandoer raskere. "Finn og erstatt" -funksjonen er også en populær funksjon: du kan bruke denne funksjonen til å korrigere vanlige feil i et enkelt trinn.
Trinn for trinn for å slå sammen: Instruksjoner og tips
Microsoft Word gjør arbeidet med tekstdokumenter enklere for deg på flere måter. Dette inkluderer også funksjonen til serienummeret. For å kunne bruke dette programmet, klikker du først på kategorien "Programmer" på menybåndet i Office -programmet. Du kan velge mellom forskjellige alternativer: I tillegg til brev kan andre typer dokumenter, for eksempel e-postmeldinger eller etiketter, også produseres i serie. Selv en adressebok kan brukes som et dokument for sammenslåing av e -post. Slik går du frem hvis du vil lage et skjemabrev:
Åpne kategorien "utsendelser" i dokumentet for sammenslåing av e -post.
Gå til "Start Mail Merge" og velg for eksempel "Letter".
Etter at Word har foretatt automatiske forhåndsinnstillinger, klikker du på "Velg mottaker" -feltet.
Lag en ny liste eller bruk en eksisterende liste eller Outlook -kontakter - Word genererer automatisk individualiserte brevhode etc. for hver adressat.
Sjekk alt i forhåndsvisningen og skriv ut bokstavene samlet.
Dette er en veldig tidsbesparende måte å lage og skrive ut skjemabokstaver. Ved å lagre kontakter kan du forvente et individualisert brukergrensesnitt med neste bokstav. Spred meldinger til kolleger, kunder, venner og familie på kort tid.
Tips: Få tilgang til veiviseren for sammenslåing. Dette veileder deg gjennom opprettelsen av dokumentet for sammenslåing av post i seks trinn. Dette omgår automatisk potensielle problemer når du sender seriell e -post. Du kan også unngå systemrelaterte feilmeldinger ved å definere visse innstillinger.
Oversikt over detaljer: Slik holder du oversikt over ting
For å fikse feil er det viktig å undersøke dokumentet i detalj. Siden du forbereder en fil som skal sendes som et brev til mange forskjellige mottakere, bør ikke bare innholdet, hilsenen og hilsenlinjen være riktig. Når tekstelementene opprettes automatisk, bruker veiviseren datakilden din, som inneholder mottakerens data. Derfor må navnene og adressene skrives riktig inn slik at ingen adresseblokk er feil på slutten.
For å unngå slutten av dokumentet som inneholder feil, er det også nyttig å vurdere formatet på datakilden. For eksempel, hvis det er en Excel -fil, bør du formatere tallene i e -postflettefelt. Din oppmerksomhet kreves her. Dette betyr at det ikke er problemer med valutainformasjon i skjemaer. Den trinnvise støtten til veiviseren støtter deg mens du konfigurerer den respektive siden.
Enkel prosess: lagre individuelle ideer og ring dem når som helst
I hvert selskap og etter personlige ønsker kan hilsenen, mottakerens data, hilsenlinjen, men også adresseblokken plasseres på forskjellige steder i dokumentet. Hvis du alltid bruker den samme strukturen, kan du for eksempel forankre posisjonen til hilsningslinjen i formbrevet.
I tillegg kan du nummerere serienummerene som er opprettet fortløpende og dermed gi mer klarhet. Kravene og individuelle ønsker kan lagres i en mal. Alternativet er en av de mange funksjonene i Word som kan brukes til å forenkle og akselerere skriveprosesser.
I tillegg til muligheten til å velge flettefelt for e -post fra dine personlige datakilder og integrere dem i teksten din i bare noen få trinn, kan du også bruke Microsoft Word til å sette inn oversettelser eller lagre en fil som en PDF.
Justeringer og korreksjoner - det er så enkelt
Før du lagrer et Word-dokument som en PDF, må du sjekke at du vil gjøre noen endringer. Dette vil hjelpe deg med å finne felt for sammenslåing av post mer spesifikt ved å markere dem. De forskjellige feltfunksjonene i Office -programmet kan brukes til å sette inn elementer fra forskjellige datakilder: tabeller fra Excel, tekstfelt fra andre data og grafikk kan enkelt integreres i din sammenslåing.
I en forhåndsvisning kan du se hvordan de nye modulene vil passe inn i startdokumentet. Om nødvendig kan de tilsvarende adressene eller navnene revideres.
Godt å vite: Selv om du kan lage et skjema brev fra et normalt dokument, kan denne prosessen også implementeres bakover. Omvendt kan dokumentet for sammenslåing også konverteres til et normalt dokument.
Serielle brev: den raskeste måten for mange e -poster
Skjemabrev gir muligheten til å generere postvarer for forskjellige mottakere raskt og effektivt. Takket være programspesifikke innstillinger får du et enhetlig oppsett - uansett om du skriver brev, lager etiketter eller utfører en annen sammenslåing.
FAQ
Hvorfor trenger du et skjema?
Hvis dokumenter skal sendes til forskjellige mottakere og lignende tekstelementer brukes, er det verdt å bruke serienummerfunksjonen. Her kan du sette inn individuelle blokker direkte i teksten og få tilgang til en datakilde som inneholder adresser og navn på mottakerne. Dette sparer deg for tid når du lager de individualiserte meldingene.
Hvordan kan jeg sjekke om det utfylte skjemaet passer?
Med forhåndsvisningsfunksjonen kan innholdet og formatet til en seriell bokstav tydelig vises og sjekkes i den endelige versjonen.
