Outlook: Å vite og bruke tips og triks

Vi har all informasjon for deg!

Microsoft Outlook er et av de mest kjente og effektive kommunikasjonsprogrammene på programvaremarkedet. I tillegg til de velkjente funksjonene, for eksempel å endre skrift eller farge, tilpasse formatering, starte stavekontrollen eller åpne kalendervinduet, er det andre innsidertips og triks som hver bruker bør vite. Disse tipsene og hintene gjør at Outlook -brukere kan få mest mulig ut av Outlook for å kunne bruke Outlook raskere og mer presist.

Tips og triks for Outlook

I utgangspunktet står hver bruker overfor spørsmålet om de skal bruke et betalt kommunikasjonsprogram som Microsoft Outlook eller om de er fornøyd med gratis applikasjoner som Microsoft Mail eller Mozilla Thunderbird. Hvis du har bestemt deg for Microsoft Outlook, oppstår også spørsmålet om du skal kjøpe Outlook eller Office i 32 eller 64 biters versjon.

Dette er et prinsipielt spørsmål og hvor kraftig datamaskinen som brukes er. Med en 32-biters versjon kan maksimalt 4 GB RAM installeres. I kontrast støtter et 64-biters operativsystem et betydelig høyere RAM og har dermed et høyere ytelsesnivå. Som regel kan 8 GB, 16 GB eller mer RAM brukes.

Brukere kan finne manualer for alle programmer og funksjoner i Outlook og i tillegg til alle andre programvare fra Microsoft på Internett på følgende lenke: docs.microsoft.com/de-de/.

Start Outlook raskere og reduser datafilen

Daglig arbeid med Outlook er morsomt når programmet fungerer raskt og uten funksjonsfeil. Hvis programmet starter sakte og sakte, kan det være for mange eller for sakte tillegg å klandre. I dette tilfellet er det viktig å fjerne unødvendige tillegg for å få fart på systemet igjen.

Store PST- eller OST -filer kan også bremse et system og kommunikasjon med Microsoft Outlook. Av denne grunn er det fornuftig å sjekke størrelsen på PST -filen med jevne mellomrom. All informasjon og innstillinger fra Outlook lagres som en oppføring i en PST- eller OST -fil. Filstørrelsen kan reduseres ved å ellers lagre eller arkivere mapper eller store volumfiler.

Etter en større handling der filer sjekkes og slettes, kan det hende at datafilen ikke krymper i størrelse samtidig. Dette er fordi Outlook ikke umiddelbart rydder opp i datafilen etter at informasjonen er slettet. Alternativt kan komprimeringen av datafilen også startes manuelt. Denne prosedyren gjør at nødvendige sikkerhetskopier kan utføres raskere. I tillegg starter Outlook raskere.

Viktig: Sjekk "Sendte varer" -mappen kontinuerlig. I mange tilfeller inneholder den en enorm mengde data og vedlegg som ikke er absolutt nødvendige. Hvis du vil spare lagringsplass, kan det være effektivt å delvis tømme mappen "Slettede elementer".

Det kan også være interessant og praktisk å registrere og evaluere tiden du jobber med Outlook. Å vite hvor lang tid arbeidstrinn tar kan være viktig, ikke bare for selvstendig næringsdrivende, frilansere eller arbeidsgivere. Privatpersoner har også fordeler av evalueringen av informasjonen, som enkelt kan overføres til Microsoft Excel.

E-post og e-posttrafikk: tips for bedre oversikt og effektivitet

Det er mange tips og triks der ute om å skrive og sende e -post og generell e -posttrafikk. Visste du for eksempel at du med Outlook kan lukke alle vinduer samtidig?

• I Outlook opp til versjon 2007 ringer du Fil → Alle elementer nærbilde.
• Ta kommandoen i Outlook 2010 Vis → Vindu → Lukk alle elementer.

Disse kommandoene lukker forresten ikke bare meldinger, men også alle andre Outlook -vinduer. Hvis du ennå ikke har lagret endringer i et av vinduene, gir Outlook deg muligheten til å gjøre det.

Et annet viktig tips for Outlook er å legge til emnet i innboksen etterpå. Å legge emnet til en melding senere kan være nyttig for å kunne søke etter innholdet i e-posten mer effektivt og raskere i fremtiden. Når det gjelder e-post som sendes med eller uten et kort emne, er det fornuftig å bytte emne senere.

Gjør Outlook tydelig - slik fungerer det

Tydelighet er i utgangspunktet et viktig problem i Outlook. For eksempel lurer mange brukere på hvordan du kan holde styr på mange meldinger og skille det viktige fra det uviktige. En måte er å tilpasse visningene i Outlook. Målet med hver endring i innstillinger bør være at innboksen er håndterbar. E-postbehandlingseffektivitet kan også omfatte automatisk sortering av innboksen i kronologisk rekkefølge. Denne prosedyren gjør det for eksempel mulig etter et langt fravær fra ferien, for Outlook å åpne den neste uleste e-posten i stedet for den neste leste meldingen.

Funksjonen med å vise meldinger for hver mottaker eller generelt vise relaterte e-poster sammen kan også være avgjørende. De viktigste innstillingsalternativene finner du i "Vis" -menyen.

Insider tips:

I Outlook kan du også bruke visningsinnstillingene til å vise totalt antall meldinger i mappen i stedet for antall uleste meldinger i innboksen.

Åpne en ny e -post - hvor som helst, når som helst

Dobbeltklikk på ledig plass i en mappe eller i innboksen for å åpne et vindu der du kan skrive en ny e-post.

Dette fungerer imidlertid bare i ledige stillinger under e-postlisten-ellers åpner Outlook e-posten du klikket på. Du kan imidlertid skjule e-postlisten ved å klikke på plussikonet ved siden av kolonnen som for øyeblikket grupperes i Outlook opp til versjon 2007. I Outlook 2010 minimerer du listen ved å klikke på den svarte trekanten ved siden av den grupperte kolonnen.

Send innholdet på utklippstavlen som en e-post

Har du skrevet noe i Outlook eller i et annet program og vil sende denne teksten som en e-post (eller som en del av en e-post)?

1. Velg tekstdelen og kopier den til utklippstavlen med Ctrl + C.
2. Bytt til Outlook (uansett hvilken modul som er åpen for øyeblikket).
3. Trykk Shift + Ins - Outlook åpner et nytt e -postvindu og kopierer innholdet på utklippstavlen til det.

Hvis det ikke vises et e-postvindu, klikker du på et hvilket som helst element i Outlook-vinduet (dette kan også være en avtale eller en kontakt) og trykker på Shift + Ins igjen.

Godta eller avvis invitasjoner ved hjelp av en hurtigtast

Har du mottatt en møteforespørsel? Hvis du vil godta det, velger du det i innboksen og trykker på Alt + C ("c" for "aCcept", oversatt: "godta"). Hvis du vil avslå det, velger du det og trykker på Alt + D ("D" for "avslå").

Gjenta det siste søket i Outlook

Du vet sikkert at du er i en lang e -post med Rediger ⇒ Finn (opptil Outlook 2003) eller Melding ⇒ Søk eller søk etter en tegnstreng med hurtigtasten F4. Så lenge du har åpnet søkedialogen, kan du bruke knappen Fortsett å lete hoppe til neste forekomst.

Når du har lukket dialogboksen, trykker du imidlertid på tastekombinasjonen Shift + F4 - Outlook hopper til neste forekomst uten først å åpne dialogboksen.

Så snart du har nådd det siste stedet, viser Outlook en tilsvarende melding.

Sorter og søk i Outlook enda raskere

Vil du vise alle e-postmeldinger fra gjeldende mappe som stammer fra en bestemt avsender? Gjør som følger i Outlook frem til versjon 2007:

1. Klikk i søkefeltet eller trykk Ctrl + E for å plassere markøren i søkefeltet.
2. Skriv inn de første bokstavene i avsenderens navn. Outlook filtrerer nå ut alle e-postmeldinger som inneholder søketeksten som er angitt i avsender-, emne- eller meldingsteksten.
3. Klikk på kolonneoverskriften fraslik at e-postene fra denne avsenderen vises sammen.

I Outlook 2010 er det en raskere variant (men dessverre bare fra denne versjonen):

1. Klikk på kolonneoverskriften fraå sortere etter denne kolonnen. På denne måten vises alle e -postmeldinger fra hver avsender under hverandre.
2. Skriv inn de første bokstavene som begynner med avsendernavnet. Dette tar deg til den første e -posten fra denne avsenderen.

Fullfør adressefeltet automatisk i Outlook

Outlook foreslår vanligvis e-postadresser som allerede er i bruk så snart du skriver inn en bokstav eller to i PåFeltet er angitt. Outlook søker i listen over tidligere angitte e-postadresser (listen for automatisk fullføring). Hvis dette ikke skjer, kan du bruke Ctrl + K for å søke etter passende oppføringer i adresseboken.

Vis filnavnene til systemene direkte

Finner du ofte at du mottar en hel rekke vedlegg i en e-post og har problemer med å skille filene fra hverandre fordi navnene bare er forskjellige på slutten, men Outlook viser ikke filnavnene i sin helhet? Deretter må du åpne e -posten først for å se de fulle navnene.

I Outlook kan du også gjøre dette uten å åpne e-posten. Du finner din egen kommando i hurtigmenyen (i innboksen), som du kan bruke til å åpne en undermeny der navnene på alle systemer kan sees. Fra undermenyen kan du åpne individuelle systemer umiddelbart med det tilhørende programmet. Kommandoen i hurtigmenyen kalles Vis vedlegg.

Flytt e -post uten å dra og slippe

E-post kan vanligvis flyttes veldig enkelt til en mappe ved hjelp av dra og slipp. Noen ganger er dra og slipp imidlertid ikke praktisk, for eksempel når du "bytter mus" på noen bærbare datamaskiner. En kommando fra hurtigmenyen hjelper:

• I Outlook opp til versjon 2007 klikker du på e-posten (e) med høyre museknapp og ringer kommandoen Flytt til mappe på. Velg ønsket målmappe i dialogboksen som nå åpnes og klikk på OK.
• I Outlook 2010 klikker du på e-posten (e) med høyre museknapp og åpner kommandoen Bevege seg og velg mappen du vil ha fra undermenyen som nå åpnes. Imidlertid vises bare mappene på toppnivå i undermenyen; Du finner mer dypt nestede mapper via menyoppføringen I en annen mappe.

Administrer e -postlagring og internettforbindelse

Hvis du vil sende en e-post med et stort vedlegg på mer enn 20 MB via Outlook, vil du mest sannsynlig motta en feilmelding med standard Outlook-innstillinger. Microsoft Outlook begrenser størrelsen på filene du kan sende til 20 MB eller 10 MB for Exchange -kontoer. Denne grensen forhindrer at datamaskinen din kontinuerlig laster opp store vedlegg som overskrider grensene for de fleste Internett -leverandører. Du kan sende vedlegg større enn gjennomsnittet via OneDrive eller en annen skyleverandør. Spesielt bilder og grafikk kan ta mye plass. Av denne grunn har du fra Outlook 2010 alternativet å komprimere bilder før du sender dem via e-post.

Hvis du ikke har en tilstrekkelig rask eller bare en dyr internettforbindelse på ferie eller på forretningsreise, er det fornuftig å bare laste ned overskriftene til e -postene i Outlook som et første trinn. I dette tilfellet vil du se følgende informasjon i hver e -post:

• Henvisning,
• Avsender,
• Mottaker,
• Send dato.

Først når du åpner en e -post, blir den fullstendig lastet ned. Du gjør innstillingene i Outlook -alternativene.

Programvaretips:

Hvis du vil slette dupliserte e-poster automatisk, kan programmet MoDupRemover være interessant og effektivt. Det har systematisk slettet dupliserte meldinger siden begynnelsen av Outlook og er kompatibel med den nåværende versjonen av Outlook og Windows 10.

Videoopplæring - eksperttips: Hvordan lagre et personlig notat i Outlook

Eksperttips "egen note"

I noen tilfeller kan det være viktig å legge til personlige notater i en e -post. Outlook tilbyr dette alternativet for sine brukere med funksjonen "Offentlig melding". Med denne funksjonen kan du opprette en melding i innboksen eller i en bestemt mappe uten først å måtte sende den. Til tross for det misvisende uttrykket "offentlig melding", er dette notatet bare synlig for brukeren. Den kan ikke sendes fordi den ikke har et mottakerfelt. I Outlook 2010 og senere, kaller du kommandoen "Start> Nye elementer> Tilleggselementer> Legg ut offentlig melding i denne mappen". I den nåværende versjonen av Outlook 365 kalles funksjonen "Legg til i denne mappen." Du finner alternativet i "Start" -båndet.

Du kan profesjonalisere dine egne notater eller meldinger generelt med raske deler. I likhet med seriemoduler i Microsoft Word, består hurtigmoduler i Outlook av ferdige tekster eller tekstdeler som kan lagres som hurtigmoduler i kategorien "Sett inn" i kategorien "Tekst". I prinsippet kan en eller flere raske deler vokse fra hver e -post.

Skriv ut og lagre e -post

Ikke alle meldinger er viktige og må beholdes. Noen e-poster er også viktige fra et profesjonelt eller privat synspunkt, og bør arkiveres og skrives ut. Selv om Outlook har en god utskriftsfunksjon ombord, skrives ikke alle forseggjorte e-poster ut riktig. Dette fungerer uten anstrengelser ved å se e-posten i nettleseren. Utskriften fungerer også med meldinger formatert i html. I nettleseren finner du også spesifikke visningsinnstillinger som du kan forhåndsvise og sette utskriften med.

Søk mappe

I Outlook finner du både søkemapper på systemsiden, og du kan også opprette personlige søkemapper. Med søkemapper kan du sortere e -postene dine etter forhåndsdefinerte kriterier. Eksisterende søkemapper finnes i båndet "Mapper". Du kan også opprette nye søkemapper der.

Viktige hurtigtaster og raske trinn:

1. Åpne hurtigmenyen via tastaturet: Trykk Shift + F10.
2. Åpne dialogvindu: Ctrl + Shift + Y.
3. Flytt meldinger til en mappe: CTRL + SKIFT + V.
4. Lag et notat (fra hver modul): CTRL + N eller CTRL + SKIFT + N.
5. Skriv ut flere e-poster samtidig: Hold nede CTRL-tasten og klikk på e-postene etter hverandre med musen.
6. Slett uleste, uviktige e -postmeldinger med ett klikk: CTRL + A.
7. Start Outlook bare én gang: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ resirkulering (For xx skriv inn versjonsnummeret for Outlook og kopier kommandoen til ledeteksten med et høyreklikk)

Konklusjon: Bruk tips og triks for Outlook av effektivitetshensyn

Fremfor alt verdsetter brukerne Microsoft Outlooks brukervennlighet og funksjonaliteten, som inkluderer mange andre verktøy og funksjoner i tillegg til å skrive og sende e-post. Å kjenne de generelle funksjonene i Outlook er viktig. I tillegg er det av effektivitetshensyn fordelaktig å prøve ut og bruke flere tips og triks. Med dem er det mulig å få mest mulig ut av Microsoft Outlook, å behandle hver oppgave profesjonelt og å bruke alle muligheter som programmet tilbyr for private eller forretningsbrukere.