Er du kjent med dette: Du skriver et viktig dokument og det skjer noe med deg som du ønsker å registrere som en oppgave i Outlook. Så snart du er i Outlook, ta en rask titt på e -postene - og du er ute av arbeidsflyten. Wi
En av de grunnleggende reglene i tidsstyring er: "Skriv det ned." Du bør skrive ned ideer og oppgaver umiddelbart, ellers glemmer du dem eller må bruke en del av konsentrasjonen din på å huske dem. Å skrive ned på et stykke papir eller i et annet Word -dokument er et alternativ, men du må deretter overføre oppgavene til Outlook etterpå, noe som krever ytterligere innsats.
Erfaring har vist at det ikke er en god idé å hoppe til Outlook raskt for å gå inn i oppgaven. Og da er det stor risiko for at du tar en "rask" titt på e-postinnboksen. Ofte holder det ikke med "Jeg tar en rask titt for å se om kollega Meier har svart". Mange kontorarbeidere åpner flere e-postmeldinger, svarer dem kanskje med en gang, åpner et lenket nettsted, etc. Som Microsoft fant ut under en undersøkelse, kan en slik avbrudd raskt ta opptil 15 til 20 minutter. Og når de kommer tilbake til dokumentet de jobbet med før, tar det ofte ytterligere 5 til 15 minutter før de kan ta opp tråden igjen. Jo mer kompleks tankegangen du nettopp har håndtert, jo lengre tid vil det ta før du kan fortsette å jobbe produktivt.
Det er enklere på denne måten: Du kan legge til en knapp i Word, Excel og de andre Office -programmene, som du kan bruke til raskt å opprette en oppgave i Outlook fra det respektive programmet uten å måtte bytte til Outlook -vinduet. Med andre ord: du blir i det kjente miljøet og reduserer risikoen for å bli distrahert.
Legg til knappen i Word og Excel opp til versjon 2003 Opprett Microsoft Office Outlook -oppgave i en av verktøylinjene (i PowerPoint og Publisher bare fra Office 2007). I Office 2007 integrerer du en tilsvarende knapp i hurtig tilgangslinjen. I Office 2010 er det også mulig å opprette din egen fane eller gruppe på en fane og sette inn knappen der. Onenote leveres som standard med en knapp for Outlook -oppgaver.
Sett inn knappen i Word / Excel frem til 2003
Legg til et ikon på verktøylinjen i Word og Excel som du kan lage en oppgave i Outlook fra det respektive programmet.
Du gjør dette som følger:
- Ring kommandoen i Word eller Excel Verktøy → Tilpass på.
- Åpne registeret Kommandoer.
- Velg i vinduet Kategorier valget Alle bestillinger slutten.
- Så se i vinduet Kommandoer inngangen Oppgave Opprett (i Word) eller Opprett Microsoft Office Outlook -oppgave (i Excel).
- Dra denne oppføringen med musen til en av verktøylinjene i Word eller Excel, og slipp den på stedet der ikonet skal vises.
- Lukk dialogboksen.
Sett inn knappen i Office 2007
I Word, Excel, Powerpoint og Publisher 2007 kan du bare installere ikonet i hurtig tilgangslinjen. Gjør følgende for å gjøre dette:
- Klikk på knappen i hurtig tilgangslinjen i Word (eller ønsket program) Tilpass hurtig tilgangslinjen og ring Flere kommandoer på.
- Under Velg kommandoer velge Kommandoer ikke på båndet (Office 2007) eller Kommandoer ikke i båndet (Office 2010).
- Rull nedover den alfabetiske listen over kommandoer for å finne oppføringen Opprett Microsoft Office Outlook -oppgave.
- Velg denne oppføringen og klikk på Legge tilfor å legge til ikonet på verktøylinjen for hurtig tilgang.
- Bruk piltastene til å flytte oppføringen til ønsket posisjon.
- Hvis du ikke vil gjøre ytterligere endringer i verktøylinjen for hurtig tilgang, lukker du dialogboksen.
- Gjenta trinn 1 til 6 for de andre Office -programmene du vil opprette Outlook -oppgaver fra.
Sett inn knappen i Office 2010
Den enkleste måten er å legge til knappen i hurtig tilgangslinjen som i Office 2007. Alternativt er det også mulig i den nåværende versjonen av Office å integrere en knapp i menybåndet. Du må imidlertid først opprette din egen fane eller gruppe i en eksisterende fane.
Lag oppgave
Så snart du klikker på ikonet i Word eller Excel Opprett Microsoft Office Outlook -oppgave et nytt oppgavevindu åpnes i Outlook - selv om Outlook ikke kjører for øyeblikket. Outlook spesifiserer navnet på dokumentet som for tiden redigeres i Word eller Excel som emne. Dokumentet er også knyttet til oppgaven. Hvis oppgaven ikke har noe å gjøre med dokumentet du jobber med, sletter du bare dokumentikonet fra oppgavevinduet og skriver inn et annet emne.
Hvis det åpnede dokumentet ennå ikke har et navn i Word, vises en melding om at du først må lagre dokumentet før du kan opprette en oppgave fra det. Bekreft denne meldingen med OK, lagre dokumentet (eller bytt til et tidligere lagret dokument) og klikk deretter på ikonet igjen Opprett Microsoft Office Outlook -oppgave.
Excel, derimot, ber deg ikke om å lagre hvis du klikker på ikonet fra en tom tabell. Dette gjelder også hvis du ennå ikke har lagret endringer i den nåværende tabellen. Dette er heller ikke et problem, fordi dataene fra tabellen ikke lagres sammen med oppgaven, men bare en lenke til tabellen.
