Skriv e-post i Outlook: prosedyre og innstillinger

Med disse trinnene kan du skrive en Outlook-e-post på kort tid

Å skrive e-post er en del av hverdagen for de fleste. Det har blitt normalt å utarbeide personlige eller forretningsmessige e -poster, ettersom fordelene med e -postkommunikasjon er åpenbare. Fremfor alt er det vanskelig å slå hastigheten som en melding når mottakeren til. I tillegg til de velkjente messenger-tjenestene som WhatsApp eller Telegram, er e-post fortsatt et av de viktigste og mest aksepterte internasjonale kommunikasjonsmidlene.

Dette skyldes også det faktum at det er liten innsats for å lage en e -post. Nesten alle har for tiden sin egen e -postadresse. Det mest kjente e-postkommunikasjonsprogrammet er Microsoft Outlook. Både i den betalte versjonen for Windows -datamaskiner og i den gratis versjonen på nettbrett og smarttelefoner, brukes den av millioner av brukere hver dag. I tillegg til konvensjonell skriving av e-post, kan meldinger i Outlook også opprettes fra en mal. Det er også mulig å lagre tekstmoduler og sette dem inn i e-post for å designe e-post mer effektivt.

Videoopplæring: hvordan du skriver og sender en e -post i Outlook

Skriv en e -post i Outlook - slik fungerer det

Hvis du vil skrive en e-post i Microsoft Outlook, navigerer du til "Start" -fanen i det første trinnet. I det øvre menyområdet på "Start" -fanen finner du "Ny" -knappen under " Ny ”-knapp.

Etter å ha klikket på "Ny e-post" -feltet, åpnes et nytt vindu. I meldingsvinduet kan du skrive og sende en ny e -post.

Hvis du vil skrive en melding på et annet brevhode, velger du knappen "Nye varer" i stedet for "Ny e-post".

I alternativet "E-postmelding med> Andre skrivesaker" kan du åpne og lagre et annet skrivesaker som bakgrunn for e-posten.

Valgfeltene "Fra", "Til", "Cc" og "Bcc" og emnet er avgjørende for å skrive en ny melding. Følgende betydning er skjult bak de enkelte feltene og forkortelsene:

felt	betydning
fra	I "Fra" -feltet skriver du inn e -postkontoen som meldingen din skal sendes fra. Hvis du administrerer flere kontoer i Outlook, kan du velge fra hvilken konto e-posten skal sendes.
På	Mottakerens e -postadresse må angis i "Til" -feltet. Rekkefølgen på navnene når du velger e-postadressene kan vises alfabetisk i "Til" -feltet. Tips: Microsoft Outlook registrerer alle oppgitte e-postadresser i den såkalte listen for automatisk fullføring. Fra den lagrede informasjonen foreslår programvaren passende adresser når du skriver dem inn. Gratis verktøy kan hjelpe deg med å redigere listen for automatisk fullføring.
Cc	Forkortelsen "Cc" betyr bokstavelig talt "carbon copy" og står for kopi på tysk. Hvis en mottaker mottar en melding i Cc, blir det klart at han ikke er hovedmottakeren.
Bcc	"Bcc" -feltet betyr bokstavelig talt "blind karbonkopi." Det engelske uttrykket kan oversettes som "skjult eller usynlig karbonkopi". Hvis en e-postadresse er angitt i Bcc-feltet, kan andre mottakere av meldingen ikke se hvem e-posten ble sendt til. Hvis du vil vite i ettertid hvilke adressater som har mottatt en e-post fra deg i Bcc, navigerer du til "Detaljer" -feltet i e-postegenskapene.
henvisning	Emnet for en e -post viser emnet eller den "røde tråden" i meldingen. Det er en god form å fylle "Emne" -feltet med en forståelig overskrift. Hvis det ikke legges inn noe emne i en melding, kan dette føre til at posten blir identifisert og sortert som søppelpost av mottakerens spamfilter. Med en forståelig identifikator eller en forkortelse i emnet kan du vise mottakeren viktigheten av meldingen. Forkortelser indikerer at dette utelukkende er en infomelding, en forespørsel eller en bestilling.

I tillegg til de nevnte feltene, som er viktige for å sende en melding, trenger hver e-post spesifikt innhold.

Dette kan skrives inn individuelt i tekstfeltet i meldingen. Med et klikk i tekstfeltet vises markøren på første linje på skjermen. Som et resultat kan e-posten være spesielt komponert med tekst eller andre stilelementer. Følgende formateringsalternativer er tilgjengelige for deg i kategorien Melding:

Kopier bilder og tekst fra utklippstavlen

Du kan kopiere elementer, tekst eller bilder fra utklippstavlen og samtidig velge å kopiere tekstens format, for eksempel skrifttypen, til din e-post. Bilder og grafikk kan settes inn i teksten eller festes til e-posten som vedlegg. Hvis bildet er for stort og har en filstørrelse på flere megabyte, kan du redusere filstørrelsen i Outlook. Dette fungerer ved å merke bildet som skal settes inn og redigere bilagsvedleggene i kategorien "Informasjon" på "Fil" -fanen. Med et klikk på markeringsfeltet "Juster størrelsen på store bilder når du sender meldingen", blir filen automatisk redusert.

Legge inn påminnelser for mottakere i e -post og sitere riktig

Kommandoen "Flagg for mottakere" i kategorien "Melding" er et tilstrekkelig verktøy som du kan bruke til å automatisk minne mottakerne om å svare deg. Denne prosedyren sparer deg for en eller flere påminnelser.

I stedet for å sitere hver e-post i sin helhet når du svarer og legger ved innholdet, kan du angi i Outlook at bare den siste e-posten er vedlagt. Denne typen e -postforsendelse er mer effektiv i mange tilfeller og bidrar til å holde ting klart.

Den forhåndsinnstilte forkortelsen “FW:”, som står for “Forward” i e-postkommunikasjon, kan endres og originalteksten kan identifiseres, for eksempel ved innrykk eller spesialtegn.

"Tekst" -menyen - kommandosenteret for individuell formatering

Hvis du skriver inn personlig tekst i tekstfeltet, finner du forskjellige knapper i "Tekst" -menyen for å formatere teksten. I tillegg til å vise tekst med fet skrift, kursiv og understreke teksten, kan du sette inn punkter eller nummerering. Du kan også bestemme om teksten din skal være sentrert, høyre-begrunnet, begrunnet eller venstre-begrunnet og hvilken farge og skrift som skal brukes. Hvis Outlook sletter linjeskift i e-postmeldinger uten vanlig tekst uten HTML-formatering, vil en endring i innstillingene bidra til å løse dette problemet.

"Sett inn" -menyen - legg vedlegg og visittkort til meldinger

I menyelementet "Sett inn" kan du legge til en fil eller et element som vedlegg i e-posten. Du kan også sende mottatte e-poster som et filvedlegg. Dette kan være avgjørende når du sender e -post til forretningsdokumenter i PDF -format eller viktige tegninger.

Hvis du vil sikre at hver person du korresponderer med via e-post, har din nåværende kontaktinformasjon, kan du automatisk legge denne til hver e-post i form av et digitalt visittkort (vCard) og sende den sammen med den. I tillegg har du muligheten til å administrere signaturene dine i menyen "Sett inn". En signatur er en tekstdel på slutten av e -posten som inneholder informasjon om avsenderen. Lovgivningen krever signaturer i forretnings -e -post.

Hvis du også vil sette inn gjeldende dato i en e -post, kan du sette inn denne med hurtigtasten ALT + SKIFT + D.

Merking og angi relevansen til e -posten

I Microsoft Outlook er det mulig å merke individuelle meldinger med et relevansnotat. E -poster med stor betydning vises separat for mottakeren. Til tross for denne identifikatoren er det ingen garanti for at e-poster merket på denne måten blir behandlet raskere av adressaten. Av denne grunn er det et spørsmål om tvist om merkingen "høy betydning" er fornuftig eller om en personlig oppfordring til et tidskritisk spørsmål er mer produktivt.

Staving og tegnsetting - innebygde verktøy for profesjonell tekstskriving

I tillegg til alternativene i "Melding" -fanen, inneholder kategoriene "Sett inn" og "Formater tekst" flere alternativer for å tilpasse meldingen din.

Når du skriver en tekst, er det også viktig at stavemåten og tegnsetting i teksten er profesjonalisert. Uttrykk eller komma feil distraherer og har en negativ effekt på mottakeren. Av denne grunn kan du få sjekket teksten automatisk i "Kontroller" -fanen under menyen "Stave og grammatikk".

Hvis du vil at emnet skal inkluderes i rettelsen av stavekontrollen i tillegg til teksten, må du angi dette i Outlook -innstillingene.

For eldre Outlook -versjoner var Duden -korreksjonen tilgjengelig som et profesjonelt korreksjonsprogram som et alternativ til den integrerte stavekontrollen.

Fanen "Gjennomgang" tilbyr også muligheten til å få teksten lest opp eller oversatt av datamaskinen. Tesaurus hjelper deg med å finne meningsfulle synonymer for overflødige ord og termer.

Send e-post til mottakere ved hjelp av "Send" -knappen

Etter at du har skrevet og sjekket teksten i meldingen din, må du sende den i det siste trinnet. Dette gjøres i tekstvinduet ved å klikke på "Send" -feltet. Hvis du ikke er sikker på om meldingen skal sendes på dette tidspunktet, kan du alternativt aktivere funksjonen for automatisk lagring.

Etter å ha klikket på "Send" -feltet uten å aktivere funksjonen for automatisk lagring, vil meldingen din være i mottakerens innboks innen få sekunder.

Tips:

Det kan skje at en e-post ikke når mottakeren etter at den er sendt. I de fleste tilfeller vil du motta en feilmelding fra tjenesteleverandøren. I et slikt tilfelle har alle tidligere og nåværende versjoner av Microsoft Outlook muligheten til å sende e-posten på nytt i bare noen få trinn. Dette fungerer ved å klikke på knappen "Send denne meldingen på nytt" i kategorien "Melding".

Hvis e-post ikke blir sendt når du er i utlandet, kan dette skyldes feil kontoinnstillinger. I dette tilfellet er det nyttig å sjekke innstillingene og SMTP -porten.

sammendrag

For mangeårige brukere av Microsoft Outlook så vel som for uerfarne brukere, er det enkelt å skrive en e-post med Microsoft Outlook og sende den til en mottaker. I kategorien "Hjem" fører "Ny e-post" -knappen til tekstvinduet for en ny melding. Dette kan formateres individuelt og profesjonaliseres med lenker, bilder og en signatur. Flere faner og alternativer garanterer at e-post når som helst kan være spesifikt sammensatt og overført. På denne måten er kompetent kommunikasjon via e-post mulig i både et profesjonelt og et privat miljø.