Trenger du virkelig e-postene fra fem år siden i innboksen eller timeplanen og huskelisten fra 2008? Hvis ikke, er det tilrådelig å flytte den gamle ballasten ut av Outlook. Dette vil gjøre Outlook raskere igjen - u
AUTOARKIVERING av Outlook er beregnet på dette formålet: den flytter eldre data inn i en arkivfil enten etter en forespørsel eller automatisk. I likhet med den personlige mappen lagres arkivet i en fil i PST-format, slik at du når som helst kan åpne arkivet igjen med Outlook og få tilgang til e-postene, avtalene og oppgavene det inneholder. Arkivet kan også deles inn i flere filer slik at du kan ha forskjellige arkivfiler for 2008, 2009 og 2010, for eksempel.
Forresten, det er også mulig å spesifikt ekskludere individuelle e -poster eller avtaler fra arkivering.
Outlook arkiverer forresten ikke kontakter fordi det ikke gir mening.
Standardinnstillinger vs. individuelle innstillinger
Automatisk arkivering kan konfigureres individuelt. Først av alt, definere standardinnstillingene: Hvor ofte arkiveres, hvor "gamle" må dataene være for å kunne arkiveres, i hvilken fil er dataene lagret, skal de gamle dataene slettes i stedet for arkiveres?
I tillegg kan du velge innstillinger for individuelle Outlook-moduler, for eksempel for e-post eller for individuelle mapper i innboksen, som avviker fra standardinnstillingene. På denne måten er det for eksempel mulig å arkivere avtalekalenderen en gang i året, mens eldre e-poster blir outsourcet etter seks måneder. Eller e-postene for et bestemt prosjekt forblir permanent i Outlook, mens de andre e-postene blir arkivert etter et år.
Hvis du uansett vil gjøre forskjellige innstillinger for hver Outlook -modul, kan du hoppe over standardinnstillingene. Les i så fall den følgende delen, for alle innstillingsalternativer er forklart her.
Juster standardinnstillingene
Du definerer standardinnstillingene for arkivfunksjonen slik:
- I Outlook opp til versjon 2007 kaller du kommandoen EKSTRA >> ALTERNATIVER og åpner registeret MER. I Outlook 2010, ring kommandoen FIL >> OPTIONS og åpne kategorien AVANSERT.
- I Outlook frem til 2007 klikker du på AUTO-ARKIVERING-knappen, i Outlook 2010 på AUTO-ARKIVERENDE INNSTILLINGER.
- Aktiver alternativet AUTOARKIV HVER X. DAG og angi intervallet som arkiveringen skal utføres med.
- Hvis du synes det er irriterende å måtte bekrefte en dialog for hver arkiveringsprosess, deaktiverer du alternativet START AUTOARKIVERING EFTER KONFIRMASJON.
- Hvis du merker e-poster som du ikke lenger trenger som utløpt i Outlook, og du ikke vil arkivere dem, aktiverer du alternativet SLETT UTLØPTE ELEMENTER (KUN E-POSTMAPPE).
- Uansett, aktiver alternativet ARKIV ELLER SLETT GAMLE ELEMENTER.
- Hvis du aktiverer alternativet VIS Arkivmappe i mappeliste, åpner Outlook arkivfilen automatisk etter arkivering og viser den i mappelisten. Dette betyr at du kan fortsette å få tilgang til de arkiverte dataene umiddelbart, men da må du avstå fra hastighetsfordelen med outsourcing.
- Angi hvor gamle dataene skal være slik at de flyttes til arkivet (eller slettes helt) i feltet SLETT ELEMENTER HVIS GAMLE ENN.
- Hvis dataene skal overføres til arkivet, aktiverer du alternativet MOVE OLD ELEMENTS TO og velger ønsket mappe via SØK eller skriver inn navnet på en ny arkivfil som Outlook skal opprette i feltet ved siden av knappen.
- Hvis du vil slette de gamle dataene uigenkallelig i stedet, aktiver alternativet SLETT SLETT GAMLE ELEMENTER. Slik at alle gamle elementer fjernes umiddelbart, klikker du på SØK INNSTILLINGER TIL ALLE MAPPER - men husk at dette ikke kan angres.
- Lukk dialogene.
