Enten du vil sikkerhetskopiere kontaktdataene fra Outlook regelmessig eller om du vil overføre dem fra Outlook på kontoret til din private Outlook eller gjøre dem tilgjengelige for en kollega: Den enkleste måten å gjøre dette på er å eksportere adresseboken
Hvis du vil lage en sikkerhetskopi eller overføre de eksporterte dataene til en annen Outlook, anbefales det å lagre dataene i en PST -fil. Du kan deretter ganske enkelt lese i PST -filen med en annen Outlook.
Hvis du vil overføre dataene til en kollega som ikke har Outlook, kan de ikke gjøre noe med en PST -fil. Deretter bør du eksportere adressene enten i Excel-format eller i CSV-format (i Outlook kalles dette "kommaadskilte verdier").
Eksporter adresseboken helt
Gjør følgende for å gjøre dette:
- I Outlook opp til versjon 2007 kaller du kommandoen Fil → Importer / eksporter på. I Outlook 2010 ringer du Fil → Åpne → Importer på.
- Velge Eksporter til en fil og klikk på Lengre.
- Velge Personlig mappefil (.pst) (eller i Outlook 2010 Outlook -datafil (.pst)) og klikk Lengre.
- Velge kontakter og bytt alternativet Inkluder undermapper en. Klikk deretter på Lengre.
- Velg over Søk velg mappen der PST -filen skal lagres, og skriv inn et beskrivende filnavn, for eksempel kontakter-backup.pst.
- Behold alternativet Erstatt duplikater med eksporterte varer på og klikk på Fullstendig.
- Hvis dataene ikke er svært sensitive, velger du Ingen kryptering og klikk på OK. I Outlook 2010, bare la passordfeltene stå tomme og klikk OK. Hvis du trenger å beskytte sikkerhetskopien, velger du Sterk kryptering og skriv inn passordet to ganger. Valget Lagre dette passordet i passordlisten la den være deaktivert, selvfølgelig, ellers kan alle som kan få tilgang til din PC åpne filen uten å måtte skrive inn passordet. Lukk dialogboksen med OK.
I fremgangsmåten som er beskrevet, er det i mappen Foreslåtte kontakter inneholdt oppføringer som ikke er lagret. Disse er helt på slutten av valglisten i trinn 4. Det er ikke mulig å velge dem sammen med kontakter mens du holder CTRL -tasten nede. Hvis du vil lagre dem, må du gjenta trinn 1 til 7 nedenfor.
Importer sikkerhetskopien igjen
Hvis du vil (lese) adressene på samme eller en annen PC, fortsetter du som følger:
- I Outlook opp til versjon 2007 kaller du kommandoen Fil → Importer / eksporter på. Velg i Outlook 2010 Fil → Åpne → Importer.
- Velge Import fra andre programmer eller filer og klikk på Lengre.
- Velge Personlig mappefil (.pst) og klikk Lengre.
- Velg den sikkerhetskopierte PST -filen.
- Hvis du har endret noen kontakter i Outlook siden sikkerhetskopien, velger du i importdialogboksen Ikke importer duplikater ellers blir endringene i kontaktene overskrevet av de gamle dataene. Hvis du vil bestemme selv hvilken versjon du vil beholde i adresseboken ved duplikater, velger du Tillat at duplikater opprettes slutten. Deretter må du se gjennom adresseboken etter importen og slette de unødvendige duplikatene.
- klikk på Lengre.
- Veksle alternativet Inkluder undermapper og velg alternativet Importer elementer til samme mappe i: Personlige mapper (hvis du har flere personlige mapper i Outlook 2010, ta den du vil ha).
- klikk på Fullstendig.
