Bruke Microsoft PowerPoint - Tips og triks for suksess

Alt du bør vite om bruk av PowerPoint!

Microsoft PowerPoint er verdsatt av millioner av brukere over hele verden som en del av Office -pakken. I det profesjonelle miljøet er det for tiden standard å kombinere et foredrag med en PowerPoint -presentasjon. Privat kan PowerPoint også brukes individuelt til å forberede spesifikk informasjon på en nyttig og interessant måte.

Microsoft PowerPoint er brukervennlig og selvforklarende når det gjelder menynavigasjon og funksjoner. Til tross for dette er det viktig for brukerne å bli kjent med de forskjellige funksjonelle områdene i programvaren i detalj. Videre er tips og triks nyttige for å kunne utnytte potensialet i PowerPoint fullt ut. Hvis publikums oppmerksomhet økes gjennom visuelle stilistiske enheter og en forståelig struktur, kan målene med presentasjonen oppnås mer effektivt.

Profesjonaliser PowerPoint -presentasjoner gjennom visualiseringer

Det er ingen tvil om at visualiseringer blir stadig viktigere i samfunnet vårt. Takket være den videre utviklingen av smarttelefoner og internettets konstante tilgjengelighet, er videoer, animerte eller høyoppløselige bilder samt lyd og musikk bare et klikk unna.

På grunn av at folk oppfatter og beholder visuell informasjon mer intensivt, er bruk av visualiseringer i Microsoft PowerPoint avgjørende. I utgangspunktet er målet med en presentasjon i PowerPoint å bringe fakta og informasjon nærmere publikum på en målrettet måte ved hjelp av lysbilder. Ulike fonter, utheving og farger samt forskjellige skriftstørrelser viser publikum relevansen av problemstillingene som diskuteres.

Samtidig er det forståelig at en presentasjon der bare tekster presenteres ikke overbeviser publikum. Jo flere tekster det er i en presentasjon, jo mer slitsom blir presentasjonen. Av denne grunn har PowerPoint mange funksjoner og stilistiske enheter for å:

• å fremme interessen til deltakerne,
• å øke oppmerksomheten og
• involvere publikum.

Visualiseringer i PowerPoint - her finner du de viktigste funksjonene

Du setter alltid inn tekster i PowerPoint via "Start" -fanen. I menyområdene "Font" og "Avsnitt" finner du de viktigste alternativene for effektivt å individualisere tekster.

Menyområdene "Font og avsnitt" gir deg profesjonelle verktøy for å tilpasse vanlige tekster i PowerPoint.

Inkluder grafikk og SmartArt - dette er alternativene dine

I tillegg til de vanlige tekstlegemene i en presentasjon, er det fornuftig å bruke bilder og smart kunstgrafikk som er populær i Microsoft for forestilling av lysbilder. Forklarende grafikk understreker tekster uten ord og øker uttrykksevnen. Hvis du holder en presentasjon om tekniske detaljer eller spesifikt innhold, er det desto viktigere å støtte informasjonen med passende grafikk og SmartArts.

Grafikk og SmartArts finnes i Microsoft PowerPoint i kategorien "Sett inn" under menyelementene "Bilder" og "Illustrasjoner".

Blant annet har du muligheten:

• Integrer bilder fra et personlig fotoalbum i lysbildene eller
• å bruke et skjermbilde.

I tillegg til Smart Art-grafikk, der lister, sykluser eller prosesser kan visualiseres, finner du også muligheten til å integrere diagrammer eller 3D-modeller i presentasjonen i valgmenyen "Illustrasjoner".

Innsatte bilder kan også profesjonelt redigeres i PowerPoint. Du kan gjøre dette ved å markere et innebygd bilde i programvaren. Du kommer automatisk til menyområdet "Bildeformat." I denne valgmenyen har du alternativet:

• For å ekskludere deler av grafikken eller
• Grunnleggende tilpasning av farger og layout på et bilde.

Bildeformatmalene som er integrert i programvaren, er nyttige for å godta og implementere forslag til tilpasning.

Oppsummert er det mange tilgjengelige funksjoner i Microsoft PowerPoint som du kan bruke bilder, smart kunstgrafikk eller andre visualiseringsfunksjoner med. I tillegg til muligheten for å endre bilder, har du også fordeler av muligheten til å tilpasse fargedesignet til foliene, for eksempel foliebakgrunnen. Det er hensiktsmessig og lovende å bruke en stor del av forberedelsestiden til en presentasjon om tilpasning av visualiseringene. I dette tilfellet, sammen med presentasjonen og talerens retoriske ferdigheter, oppnås et sammenhengende helhetsbilde.

Tips:

I den nåværende versjonen av Microsoft 365 finner du en interessant og banebrytende funksjon for visualisering av lysbilder. Dette er det innebygde verktøyet "Designideer", som automatisk vises på høyre side i de grunnleggende innstillingene til PowerPoint. Med funksjonen "Designideer" kan du forvandle enkle tekstlysbilder til klare, grafisk animerte lysbilder med bare noen få klikk. Situasjonen er lik med lysbilder som inneholder grafikk eller tabeller.

Bygg grafikk selv - slik fungerer det

Grafikk eller bilder er ikke tilgjengelig for hvert produkt eller hvert emne i en presentasjon, eller kan brukes uten ytterligere varsel på grunn av lov om opphavsrett.

I et slikt tilfelle tilbyr PowerPoint muligheten til å lage grafikk selv. Ulike verktøy som grafikk kan opprettes og redigeres uavhengig av hverandre er tilgjengelige i PowerPoint og kan velges i kategorien "Sett inn".

Verktøy for å designe din egen grafikk

De viktigste verktøyene for å designe din egen grafikk er tilgjengelig med "Shapes" og "Pictograms".

Med funksjonen "Former" kan du for eksempel lage dine egne blokkpiler eller bruke standardformer. Piktogrammene i PowerPoint gir deg også ferdige symboler eller virkelige mennesker som du kan legge til i presentasjonen. På denne måten har du muligheten til å designe din egen grafikk. Disse passer tematisk til presentasjonen din og forklarer viktige nøkkelpunkter. Et tekstfelt eller grafikk av "WordArt" -funksjonen kan integreres i presentasjonen på samme måte.

Effekter og animasjoner blåser liv i presentasjonen din

Visualiseringer profesjonaliserer hver presentasjon. Bilder, symboler, et bord eller en smart kunstgrafikk vekker interesse og gjør foredraget håndgripelig for publikum. Dette gjelder spesielt når du legger til effekter eller animasjoner i en grafikk eller et lysbilde. Du kan finne muligheten til å integrere effekter og animasjoner i presentasjonen i kategoriene "Animasjoner" og "Overganger". Animasjoner kan vanligvis integreres i individuelle tekstdeler eller en grafikk. I kontrast er overganger generelt tilgjengelige mellom to folier.

Hvordan animere et bilde med en effekt

Velg grafikken i presentasjonen med et klikk med musen.

Du kan deretter velge en passende effekt i menyområdet "Animasjoner".

PowerPoint gir deg mange alternativer for effekter og animasjoner.

Du lager en overgang mellom to lysbilder annerledes i kategorien "Overganger".

For eksempel har du valget mellom å falme et lysbilde eller skyve det opp og bort. I tillegg til visningens varighet, kan du også inkludere spesifikke lydeffekter og avgjøre om overgangen skal startes med et museklikk eller på annen måte.

Effekter og animasjoner samt overgangene mellom to lysbilder er viktige stilelementer i en presentasjon. Hvis denne typen visualisering ikke brukes overdrevent, vil de tiltrekke seg publikums oppmerksomhet og øke interessen. Dette er spesielt viktig for lengre presentasjoner med mye tekst og komplisert informasjon.

Bruk maler og oppsett for å jobbe mer effektivt med PowerPoint

I utgangspunktet trenger du en mal for å lage en presentasjon i PowerPoint. Du velger dette i det første trinnet når du starter PowerPoint. Etter at du har startet programmet, starter du en ny presentasjon via "Fil" -fanen under "Ny" menyelement.

I tillegg til en tom presentasjon, er ferdige presentasjoner fra Microsoft tilgjengelig for bruk. Et annet alternativ er å søke etter online maler og design som er tematisk knyttet til presentasjonen.

Ferdige eller eksterne maler er et viktig alternativ for å designe en presentasjon. En annen variant er å midlertidig lagre en personlig designet presentasjon som en mal. Dette kan deretter brukes som grunnlag for ytterligere PowerPoint -presentasjoner.

Lagre presentasjonen som en mal eller mal

Hvis du vil lagre en eksisterende presentasjon som en mal, navigerer du til:

1. Gå til "Lagre som" -menyen i "Fil" -fanen.

2. Velg lagringssted, for eksempel harddisken eller en skystasjon, og lagre presentasjonen som en PowerPoint -mal.

   

Den nye malen lagres i den valgte lagringsbanen og er umiddelbart tilgjengelig for deg.

Juster lysbildelayoutet - ikke noe problem med lysbildemasteren

Ferdige presentasjonsmaler kan bare brukes 1: 1 i de sjeldneste tilfellene. I det første trinnet med å tilpasse filmen må fargene vanligvis justeres. Lysbildemesteren i PowerPoint spiller en vesentlig rolle i å tilpasse og konstruere lysbildeoppsett. I den kan:

• Former og farger, fonter og skriftstørrelser, bakgrunn og overskrifter og
• Den grunnleggende designen

universelt tilpasset. Ved å bruke foliemesteren sparer du mye tid og krefter. Dette er tilfellet fordi med ett klikk kan alle visuelle eller tekstuelle modifikasjoner på lysbilder brukes for hele presentasjonen.

I forretningsmiljøet er presentasjonsmaler i de fleste tilfeller underlagt bedriftens design. Denne inneholder spesifikasjonene for filmdesignet eller generelt for digitale eller konvensjonelle trykkprodukter og definerer farger, grafikk og fonter.

Ved å bygge inn plassholdere i presentasjonen, kan du sikre at en grafikk, for eksempel firmalogoen, er inkorporert i hvert lysbilde på et bestemt sted. Plassholdere er også nyttige på tittelbildene eller i bunnteksten for å representere objekter eller grafikk på en tilsvarende måte. Med et klikk på venstre museknapp kan tittelplassholdere eller plassholdere for bunntekster vises eller skjules.

Å bruke PowerPoint riktig - viktig for en vellykket presentasjon

Menystrukturen i presentasjonsprogrammet er i utgangspunktet brukervennlig. Fremfor alt vil brukere som arbeider med Microsoft Word, Excel eller Outlook i tillegg til PowerPoint finne mye til felles med faner, innstillinger i alternativmenyer og den integrerte hjelpefunksjonen. For å kunne bruke de ulike funksjonene og mulighetene til presentasjonsprogramvaren effektivt, er det avgjørende å forstå menystrukturen til PowerPoint. PowerPoint er strukturert på en praksisorientert måte, slik at nye brukere som har internalisert de viktige funksjonene og alternativene, også kan bruke PowerPoint på riktig måte.

Spesielt bør du være kjent med følgende tre kontrollområder i PowerPoint:

Hovedskjermen	Det viktigste arbeidsområdet med følgende underavdeling: Venstre: Oversikt over alle lysbildene du har laget. Midten: Konseptområde for å tilpasse presentasjonen. Til høyre: Integrering av funksjonsdesignideene
Fanen "Hjem"	I "Start" -fanen i Microsoft PowerPoint finner du de viktigste verktøyene, funksjonene og konfigurasjonsalternativene for å designe en profesjonell lysbildefremvisning i PowerPoint. Blant annet kan følgende funksjoner velges i "Start" -fanen: Innstilling av fonter og skriftstørrelser. Inkluder avsnitt og bygge inn punktpunkter i formatlister. Funksjonene "Finn, erstatt og uthev" som du kan søke etter og erstatte spesifikke termer i teksten.
Funksjonslinjene	Du kan plassere viktige funksjoner etter behov i den nedre og øvre funksjonslinjen. Følgende er forhåndsinnstilte, for eksempel: Den automatiske lagringsfunksjonen. Piltastene "Frem og tilbake" som du kan angre endringer med. Bruk "Skjermpresentasjon" -ikonet for å starte presentasjonen på projektoren. PowerPoint -søkefunksjonen. Korreksjonsfunksjonen i den nedre verktøylinjen, som stave- og tegnfeil blir systematisk korrigert med.

I tillegg til de tre elementære kontrollområdene i PowerPoint, finner du mange andre menyområder og faner der du kan gjøre individuelle innstillinger.

Spesiell omtale bør gjøres i denne sammenhengen av "Hjelp" -fanen, der du vil finne omfattende hjelp om spørsmål om PowerPoint samt opplæringskurs og nyheter. Hjelpområdet er strukturert tematisk og kan søkes etter viktige punkter.

Integrer tekster, lyder, videoer og tabeller og imponer publikummet ditt

En vellykket PowerPoint -presentasjon består vanligvis av en blanding av tekster, grafikk og videoer samt informative tabeller. Mange presentasjoner inneholder også musikk eller lyder. Den riktige blandingen av alle stilistiske enheter imponerer lytterne og underbygger de viktigste meldingene i presentasjonen.

I motsetning til tekster settes lyd- eller videofiler inn i lysbildefremvisningen ved å bruke "Sett inn" -fanen. Du kan bruke følgende alternativer i menypunktet "Media":

• Last inn lydfiler fra den lokale datamaskinen eller en tilkoblet skystasjon.
• Ta opp lydfiler og lagre dem i presentasjonen.
• Last inn og ta med videofiler fra din egen datamaskin.
• Importer videoer fra Internett, for eksempel fra YouTube, med en innebygd kode.

Etter at en lydfil eller video er satt inn i presentasjonen, har brukerne et bredt spekter av alternativer for redigering av mediefilen. Ulike fargefiltre for videoer eller tilpasninger for lydsymbolet og lydformatet er nyttige for å legge inn mediefiler individuelt i presentasjonen.

Tips:

I tillegg til mediefiler kan du utstyre lysbilder med en smart og tidsbesparende e-postfunksjon. På denne måten kan du få tilbakemeldinger fra folk som ser presentasjonen eksternt på PC -en.

Inkluder symboler og formler - gjort raskt i PowerPoint

I tillegg til spesifikk grafikk og bilder som støtter eller forsterker verbalisering, kan ikoner og spesialtegn også bidra til å gjøre en presentasjon mer profesjonell. I tillegg overvinner symboler eller emojis språklige og kulturelle barrierer og er universelle og forståelige.

Alternativet for å inkorporere symboler og spesialtegn i presentasjonen finner du også i "Sett inn" -fanen. På slutten av menylinjen under "Symboler" -oppføringen kan spesialtegn og symboler samt formler integreres i presentasjonen .

Spesifikke spesialtegn

For eksempel, hvis du leter etter et spesifikt spesialtegn for en presentasjon for internasjonale forretningspartnere, finner du det vanligvis i dette menyområdet.

Det samme gjelder vitenskapelige formler.

Avklar fakta i PowerPoint ved hjelp av tabeller - slik fungerer det

Microsoft Office gir den ekstra verdien at mange funksjoner er identiske i de enkelte applikasjonene. I tillegg til andre verktøy, gjelder dette også tabellfunksjonen til presentasjonsprogramvaren. Dette ligner veldig på funksjonen i tekstbehandlingsprogrammet Word.

Blant annet kan du bruke en knapp til å bestemme hvor mange rader og kolonner som skal settes inn i tabellen. I tillegg til å designe tabeller i PowerPoint, kan Excel -brukere også velge alternativet "Sett inn Excel -regneark" og legge inn en tabell som er opprettet i Excel i PowerPoint. Dette fungerer på en brukervennlig måte med hyperkoblinger og hoppetiketter.

Strukturere, revidere, sende presentasjoner og beskytte innhold

En forståelig og profesjonell struktur er avgjørende for at enhver presentasjon skal lykkes. Fra presentatørens synspunkt er det viktig å understreke de viktigste meldingene og merverdien for publikum i forberedelsen. I tillegg garanterer visualiseringer at argumenter forsterkes.I tillegg til en "rød tråd" og en logisk struktur, er det hensiktsmessig å presentere overskriften på en meningsfull måte på et lysbilde. En overskrift bør vanligvis inneholde kjernemeldingen til det følgende lysbildet. Ord som vil beholde lytterens oppmerksomhet er også viktige.

Presentasjonsstrukturen - det er avgjørende

En PowerPoint -presentasjon bør alltid starte med et tittelbilde. Tittelbildet gir publikum et inntrykk av temaet og foredragets struktur. Det neste lysbildet skal vises som et oversiktsglass. Et oversiktsglass består vanligvis av en strukturert liste over temaene i forelesningen. I likhet med innholdsfortegnelsen i en bok, er oversiktsglasset ment å skape spenning hos publikum.

Hoveddelen av presentasjonen bør være strukturert av sentrale meldinger og delt inn i seksjoner. Mange foredragsholdere har hatt gode erfaringer med å ta opp et tematisk hovedpunkt og presentere det på to lysbilder med argumenter. På et tredje lysbilde kan et sammendrag av kjernemeldingen knyttes til merverdien til publikum. De tilsvarende lysbildene finner du i "Start" -fanen under "Nytt lysbilde." Menyelement.

Tips:

Bruk [Ctrl] og [M] -tastene for å legge til et nytt lysbilde i presentasjonen din raskt og enkelt.

Som en forpliktelse og oppsummering er det tilrådelig å gi et eller flere siste lysbilder for presentasjonen. I tillegg til å oppsummere innholdet og fakta, er hovedmålet å henvende seg følelsesmessig til publikum for å nå målene med presentasjonen. På denne måten kan du kjøpe impulser eller sette publikum overbevist.

Send og beskytt en presentasjon

Hvis du vil sende presentasjonen etterpå, har du forskjellige alternativer. Den enkleste måten er å sende presentasjonsfilen direkte fra PowerPoint. Dette fungerer ved å velge knappene "Del" eller "Eksporter" i kategorien "Fil".

Blant annet har du muligheten til å konvertere presentasjonen til en PDF- eller XPS -fil. Den kan gjøres tilgjengelig for andre via en lenke via en skystasjon, for eksempel Microsoft OneDrive.

Hvis du vil sikre at det ikke kan gjøres noen endringer i innholdet i presentasjonen, bør du gi filen skrivebeskyttelse eller passordbeskyttelse.

Under "Fil> Informasjon> Beskytt presentasjon" finner du de forskjellige alternativene for skrivebeskyttelse og passordkryptering.

Hvis forskjellige mennesker jobber med en presentasjon, er det fornuftig å inkludere kommentarer og kommentarer ved hjelp av kategorien "Gjennomgang". På denne måten kan en teampresentasjon koordineres og forbedres online før den presenteres for kundene i det siste trinnet.

Etter at alle kommentarene er behandlet, kan presentasjonen merkes som "endelig". Dette indikerer at dette er den endelige versjonen som ikke lenger vil bli endret.

PowerPoint -kompatibilitet - dra nytte av eldre versjoner og filformater

Det er ikke alltid nødvendig eller mulig å bruke den nyeste versjonen av Microsoft PowerPoint. Mange av versjonene av PowerPoint som har blitt utgitt gjennom årene kan fortsatt kjøres på Windows 10. Selv om eldre utgaver ikke har de nyeste funksjonene og funksjonene, kan de brukes til å lage profesjonelle presentasjoner.

I tillegg kan presentasjoner designet i PowerPoint * .ppt -format også leses med den gjeldende versjonen. Omvendt kan presentasjoner som er opprettet med PowerPoint 365 og filtypen * .pptx lagres med filtypen * .ppt. På denne måten garanteres kompatibilitet fremover og bakover under PowerPoint til enhver tid.

Presentasjonsprogrammet har kompatibilitetsmodus som et ekstra verktøy. Den kan velges i "Fil" -fanen under menyen "Informasjon". Med ett klikk er det mulig å konvertere en presentasjon som er opprettet i det eldre * .ppt “filformatet til det nåværende * .pptx filformatet.

I tillegg kan PowerPoint -presentasjonen lagres i andre formater, for eksempel som en automatisk kjørende presentasjon i wmv -format.

Presentere - hva høyttalere bør se etter for å overbevise

Microsoft PowerPoint tilbyr sine brukere et bredt spekter av alternativer og funksjoner for å lage presentasjoner effektivt, raskt og med høy kompetanse. For å designe presentasjoner som imponerer publikum og øker publikums oppmerksomhet, trenger du en presentasjonsplan i tillegg til programkunnskap. Dette bør inneholde et klart mål.

For mange PowerPoint -presentasjoner i et profesjonelt miljø, for eksempel, er formålet med presentasjonen å informere publikum om egenskapene til et produkt og deretter oppmuntre dem til å kjøpe. Andre presentasjoner tjener utelukkende til å formidle informasjon. Uten et klart og forståelig presentasjonsmål og en profesjonell struktur, går foredraget tapt i bagateller og oppføringer av fakta.

Selv med et angitt presentasjonsmål og en strukturert struktur av lysbildene, kan en presentasjon ha en negativ effekt på publikum. Dette er tilfellet når høyttaleren og hans retoriske ferdigheter er svake. I dette tilfellet kan ikke et profesjonelt oppsett lagre presentasjonen, siden presentasjonen av presentatøren er like viktig som innholdet i presentasjonen.

En vellykket forelesning eller presentasjon med PowerPoint -støtte inkluderer alltid:

• Tilstrekkelig forberedelsestid også
• Et design av de enkelte foliene som bygger på hverandre.

Visualiseringer som ligger til grunn for det som er sagt eller tekst på lysbildene, er effektive. På denne måten blir presentasjonen en opplevelse for publikum. For programlederen resulterer den logiske strukturen i lysbildene også i merverdi. Han kan presentere mer fritt og mer selvsikkert. I stedet for å fokusere på innholdet i lysbildene, samhandler han med publikum. På denne måten kan han skreddersy presentasjonen individuelt til publikums behov.

Hvilke høyttalere bør spørre seg selv når de designer presentasjonen

Før hver presentasjon, bør foredragsholdere føle med behovene til publikum. Spørsmål som:

• Hvilke behov har lytterne mine?
• Hva er publikum egentlig interessert i?
• Hvordan oppnår jeg presentasjonsmålet og hvilke fakta er virkelig viktige?

er viktige forankringspunkter som fokuserer presentasjonen på publikum. Hvis programlederen scorer med en livlig presentasjonsstil og god øyekontakt, og hvis han bruker bevegelsene og ansiktsuttrykkene samt stemmen sin nøye, vil han vinne publikum og oppnå presentasjonsmålene.

Oppsummering: Alle som kjenner PowerPoint godt, kan lage profesjonelle presentasjoner

Med Microsoft PowerPoint får brukerne den nyeste programvaren for å lage informative og interessante presentasjoner. Bruken av grafikk, videoer, animasjoner og andre stilistiske enheter øker publikums oppmerksomhet. Alle som kjenner de viktigste tipsene og triksene, så vel som de viktigste punktene for visualisering, kan bruke alle integrerte funksjoner effektivt. Til syvende og sist avgjør den rette blandingen mellom profesjonelt opprettede lysbilder og talerens retoriske ferdigheter om målene for en presentasjon skal nås.