En oversikt over alle funksjoner
Enten det er profesjonelle eller private avtaler - nesten alle er opptatt av å organisere seg selv og sitt personlige miljø daglig. Av denne grunn er en kalender, for eksempel Outlook -kalenderen, i fokus for enhver profesjonell avtaleplanlegging. Etter at Outlook har blitt åpnet ved å dobbeltklikke på museknappen, finner du flere ikoner i programområdet nederst til venstre. Kalenderikonet i Outlook finner du rett ved siden av ikonet for e-post.
I tillegg til kalenderen er det fornuftig å notere viktige oppgaver i Outlook og jobbe gjennom dem. Oppgaveområdet, som er ordnet som et ikon ved siden av adresseboken i Outlook 365, er egnet for dette.
Outlook -brukere som kjenner og mestrer mulighetene for funksjonene "Kalender og oppgaver", fungerer og planlegger mer effektivt og mer målrettet. I tillegg til kalenderen og oppgavene, setter brukerne pris på Outlooks søkefunksjon. For eksempel tilbyr Outlook muligheten til å søke etter avtaler og e-poster på en gang. Dette alternativet er spesielt nyttig og praktisk når du bruker Outlook til forretningsformål, ettersom det effektivt støtter arbeidseffektivitet på kontoret.
Organiser avtaler profesjonelt - enkelt mulig med Outlook
Kalenderen i Outlook er i utgangspunktet selvforklarende og brukervennlig. Det er mulig å sette en ny avtale med bare noen få klikk. I tillegg er det mange triks og prøvd og testet hjelp for å hjelpe deg med å skrive inn avtaler effektivt og økonomisk. For eksempel er det mulig å kopiere eksisterende avtaleoppføringer for å gjøre det lettere å legge inn nye avtaler. Fremgangsmåten for å dra en e-post med en viktig avtale til “Kalender” eller “Oppgave” -knappen er også praksisorientert. På denne måten kan du generere en avtaleoppføring eller en ny oppgave og ha innholdet i e-posten umiddelbart tilgjengelig som en påminnelse. Å konvertere oppgaver til avtaler med musen er effektivt og sparer verdifull tid.
I den følgende teksten kan du lese hvordan du kan organisere oppgaver: Sorter oppgaver etter kategorier
Effektivitetstips:
Siden alle Office -programmer er koblet til nettverk, har du når som helst muligheten til å opprette avtaler eller oppgaver fra Word og Excel direkte i Outlook. For å gjøre dette kan du sette inn en knapp i Microsoft Word eller Excel og overføre oppgaven eller avtalen til Outlook med ett klikk.
I denne artikkelen kan du lese hvordan du oppretter oppgaver fra Word.
En stor fordel med Outlook -kalenderen er muligheten til å koordinere avtaler med andre mennesker uten å måtte bruke en delt kalender. Fanen "Be om et møte" er tilgjengelig for dette i Outlook. Møteforespørsler kan godtas automatisk i Outlook. Hvis den forespurte avtalen ikke er opptatt i kalenderen, blir forespørselen bekreftet av systemet. Alternativt kan du også angi at hver møteforespørsel må behandles og godtas manuelt.
I stedet for langsiktig personlig eller digital kommunikasjon, kan avtaler koordineres med bare noen få klikk ved å bruke denne prosedyren. Alternativt har Outlook -brukere også muligheten til å sende individuelle avtaler som en iCalendar -fil. I dette tilfellet beholder mottakeren kontrollen over kalenderen. Han kan om nødvendig importere avtaleforespørselen og notatet til Outlook. Eksporten som en iCalendar -fil er nyttig, for eksempel for personer som ikke er personlig kjent av avsenderen. Hvis Outlook -brukere sjelden trenger å koordinere avtaler med andre, kan det være fornuftig å sende individuelle avtaler eller utdrag fra kalenderen uten å be om spesifikke avtaleforespørsler. Å dele en kalender eller kalenderutdrag og holde avtaler oppdatert er brukervennlig i Outlook og kan gjøres med liten innsats.
Merk avtaler i farger, flytt eller slett dem
Avtaler, oppgaver og e -post er nært knyttet sammen i Outlook. Av denne grunn tilbyr Outlook 2007-versjonen muligheten til å merke viktige e-poster i innboksen med forskjellige, fargede flagg for oppfølging med musen. I tillegg til fargekoding, kan Outlook minne deg om en oppgave knyttet til en melding.
Du kan også enkelt flytte avtaler uten å klikke ved å skrive inn tekst eller dra og slippe dem med musen. Dette er mulig i det samme kalenderområdet og også via datonavigatoren for andre uker, måneder eller år. Microsoft Outlook justerer deretter automatisk datoen og opprettholder tiden. Det er også mulig å flytte flere avtaler til en annen dag med ett klikk, for eksempel hvis du er syk eller ikke kan jobbe på en arbeidsdag. Dupliserte avtaler kan fjernes med noen få enkle trinn ved hjelp av en tastekombinasjon per kommando.
I noen tilfeller kan det være viktig å slette avtaler i sin helhet før en bestemt dato. Dette er nyttig, for eksempel hvis du overtar en kalender fra en kollega og ikke lenger trenger hans eller hennes gamle avtaler. Du kan slette alle avtaler fra Outlook -kalenderen før en bestemt dato ved å bytte til tabellavtalevisningen. I denne visningen har du muligheten til å sortere og slette avtaler i henhold til datoer.
Presentasjonen av ulike kalendervisninger i Outlook-kalenderen er også praksisorientert. Du kan vise en kalendervisning per dag, for en hel uke eller arbeidsuken, eller for en hel måned.
Du kan også sende avtaler via Outlook. Du kan lese hvordan dette fungerer i denne artikkelen: Sende avtaler
I eldre Outlook -versjoner, for eksempel Outlook 2007, har du også muligheten til å vise detaljtettheten i månedsvisningen. Denne funksjonen gir deg tre visningsmuligheter:
- "Lav",
- "Middels" og
- "Høy".
Alternativet "Lav" er automatisk forhåndsinnstilt. Hvis du ikke kan finne relevante avtaler i Outlook i månedsvisningen, kan detaljtettheten være årsaken til dette. Outlook tilbyr i utgangspunktet forskjellige og spesifikke visningsinnstillinger for avtaler. Blant annet er det mulig å vise nåværende, viktige fremtid eller alternativt tidligere avtaler.
Gjentagende avtaler - en viktig funksjon i Outlook
I tillegg til engangsavtaler er det mange tilbakevendende avtaler som gjentas ukentlig, månedlig eller årlig. I stedet for å legge inn hver av disse avtalene for hånd i Outlook, garanterer du tidsbesparelser ved å skrive inn tilbakevendende avtaler. Det gir også Outlook -brukere sikkerhet for å ikke gå glipp av noen viktige avtaler. Du definerer en tilbakevendende avtale i Outlook direkte under fanen "Ny avtale" ved hjelp av "Serietype" -knappen. Du kan implementere en påminnelse i Outlook for hver avtale.
Avtaler om serier kan velges og skrives inn i dialogvinduet. Det var et problem med valg av arbeidsdager i eldre versjoner av Outlook. Dette problemet er løst i den nåværende versjonen av Outlook, slik at i utgangspunktet en hvilken som helst kombinasjon er mulig som serietime.
Hvis du vil redigere eller slette hele serien med avtaler, er dette også mulig uten problemer. For eksempel, hvis du sletter en avtale fra en serie av avtaler, vil systemet informere deg i et vindu om hele avtaleserien også skal slettes. Etter at du har valgt, klikker du på "OK" -knappen for å lukke dialogboksen.
Denne funksjonen er også praksisorientert for å kunne slette individuelle avtaler fra en rekke avtaler. Hvis det for eksempel ikke fant sted et ukentlig møte i selskapet, kan den kansellerte avtalen senere fjernes fra kalenderen uten å måtte slette hele serien og sette den opp igjen.
Bruk ALPEN -metoden og profesjonaliser din tidsstyring
Må du koordinere mange avtaler og planlegge hver arbeidsdag eller private aktiviteter nøyaktig og profesjonelt? I dette tilfellet er det fornuftig å bruke den velkjente ALPEN-metoden, som hovedsakelig brukes av ledere eller undervises i timeledelsesseminarer. ALPEN-metoden beskriver en metodikk for gjennomtenkt tidsstyring. Det ble grunnlagt av den kjente forfatteren Lothar J. Seiwert. ALPEN -metoden er basert på antagelsen om at det er tilstrekkelig å bruke noen minutter hver dag på å lage en skriftlig dagsplan. Dette fungerer i henhold til ALPEN -metoden som følger:
-
Skriv ned oppgaver, avtaler og aktiviteter.
-
Beregn lengden på aktivitetene.
-
Planlegg buffertider.
-
Ta beslutninger for dagen.
-
Oppfølging og tilpasning
ALPEN -metoden kan effektivt støttes av Outlook -kalenderen, oppgaveområdet eller "Outlook Today" -visningen.
Organiser oppgaver i Outlook med omhu: Slik fungerer det
Oppgaver skiller seg generelt fra avtaler ved at de ikke har en startdato. I en oppgave er fokuset på aktiviteten eller et mål. Oppsummert er avtaler knyttet til et klart definert start- og målpunkt. Derimot er forfallsdatoen avgjørende for oppgaver. Når oppgaven eksplisitt er utført, er ikke definert.
Du kan opprette nye oppgaver i Outlook i kategorien "Oppgaver" med ett klikk. Det vises et bånd der du kan administrere, spore eller flytte oppgaver.
For bedre orientering og klarhet i alle relevante oppgaver, har du alternativene i Outlook,
- Skjul fullførte oppgaver i Outlook
- å bare vise oppgavene som allerede er fullført i Outlook.
- Du kan også slette fullførte oppgaver helt fra Outlook.
For å gjøre dette, velg alternativet "Fullførte oppgaver" under "Oppgaver". Du vil da få vist alle fullførte oppgaver. Du kan enkelt slette disse med tastekombinasjonen eller kommandoen CTRL + A. Outlook gir deg også muligheten til å vise og lagre en bestemt oppgavevisning.
Hold oversikt over oppgaver og skriv ut en oppgaveliste
Det er viktig å holde oversikt over alle oppgaver. Av denne grunn er det fornuftig å sortere oppgavene i oppgaveplanleggeren i henhold til alle tilgjengelige kolonner. Alternativt har du muligheten til å ordne oppgaver fritt og vise definerte ikoner på oppgavelinjen. De omfattende visningsmulighetene i oppgaveområdet garanterer at du raskt kan skille mellom viktige og mindre relevante oppgaver. Du kan bestemme rekkefølgen på oppgavene dine ved å nummerere dem og en egen kolonne for tallene. Du kan samtidig behandle de oppsummerte oppgavene til en oppgaveliste, vise dem, åpne dem eller skrive dem ut sammen med ukekalenderen.
Delegering og filtrering av oppgaver - spesielt nyttig i det profesjonelle området
Hvis du ikke håndterer hver oppgave personlig, kan du automatisk be om statusrapporter. Den automatiserte statusinformasjonen gir deg en oversikt over fullføringsnivået som oppgaven for øyeblikket er på. Dette alternativet er spesielt viktig i et profesjonelt miljø når relevante oppgaver delegeres. Oppgaver som allerede er delegert, kan når som helst overføres til en annen ansatt. I tillegg til statusrapporter for delegerte oppgaver, har Outlook en profesjonell filterfunksjon for oppgaver. Du kan bruke dette til å filtrere oppgaver i henhold til definerte kriterier. Blant annet er det mulig å spesifikt:
- Se alle oppgaver som har blitt tildelt en bestemt ansatt
- Hvem har en bestemt forfallsdato eller
- har en definert oppføring i emnet.
Oppgaver kan også konverteres til en avtale ved hjelp av dra og slipp uten å måtte opprettes på nytt.
Tips:
Bruk spesifikke Outlook -maler til raskt å lage avtaler eller oppgaver som i utgangspunktet har samme struktur. På denne måten sparer du mye tid, eliminerer oppsigelser og planlegger avtaler og oppgaver effektivt.
Fra og med Outlook 2007 er oppgaver som allerede er flyttet til arkivet fremdeles synlige hvis de er merket for oppfølging. Brukere som administrerer mange oppgaver i Outlook setter pris på dette alternativet. Det er verdifullt for å bli minnet om oppgaver, e-poster og avtaler som er lagret i arkivmappen.
Outlook 2003 -brukere har et spesielt alternativ når det gjelder visning av oppgaver og avtaler. Du kan vise gjøremålslisten i kalenderen. På denne måten kan du holde et øye med avtaler og oppgaver samtidig. Brukere av andre Outlook -versjoner kan bruke visningsinnstillingene til å bestemme hvilke områder av Outlook som skal vises.
Programvaretips:
Vil du se Outlook -oppgaver, agenda og kalender på skrivebordet ditt uten å åpne Outlook? I dette tilfellet kan du bruke gratis DeskTask -programmet. DeskTask kjører under Windows 10 og kan brukes med alle kjente Outlook -versjoner.
Konklusjon: Organiser avtaler og oppgaver perfekt i Outlook
Med Microsoft Outlook får du et komplekst og gjennomtenkt program for å organisere avtaler og oppgaver perfekt. Outlook tilbyr forskjellige alternativer for å implementere avtaler, avtaleforespørsler og gjentatte avtaler. I tillegg kan kalendervisninger tilpasses. Avtaler kan deles eller konverteres til oppgaver med bare noen få klikk. Ansvarsområdet er spesielt verdifullt når ulike aktiviteter og krav i profesjonell eller privat sektor må kanaliseres fornuftig. Takket være den brukervennlige strukturen bidrar Outlook til en profesjonelt organisert kalender.
