Bruke Microsoft Outlook: tips og innstillinger

Med disse veiledningene blir du en Outlook -proff

Å kjøpe Outlook som en del av Office-pakken eller som en enkelt versjon er det første trinnet for å kommunisere profesjonelt via e-post, opprette oppgaver eller administrere avtaler. Å vite hvordan du bruker Outlook riktig og intuitivt er viktigere enn den første installasjonen.

Mulighetene for Outlook er mangfoldige og lar brukerne kommunisere profesjonelt. Integreringen av Microsoft PowerPoint, Excel eller Word resulterer i betydelig merverdi for brukere av Microsoft Office. I tillegg er det viktige funksjoner som gjør at brukerne kan kommunisere raskt, effektivt og med høy kompetanse med Microsoft Outlook. For å kunne bruke Outlook profesjonelt, er det fornuftig å sette seg inn i skriftlige instruksjoner og digitaliserte manualer som forklarer det grunnleggende om Outlook og innsidefunksjoner.

Videoopplæring i Outlook: Slik får du mest mulig ut av Outlook

Finn og sorter meldinger, avtaler og elementer

Microsoft Outlook gjør det i utgangspunktet enkelt for brukere å bruke programvaren. I tillegg til den selvforklarende menystrukturen, vil brukerne finne instruksjoner integrert i programmet og en oversiktlig hjelpefunksjon som kan velges via et eget menyelement. Dette kan når som helst hentes opp via menyelementet "Hjelp" på menybåndet.

Til tross for disse brukervennlige strukturene, er noen funksjoner skjult, ukjente for nye brukere eller ikke gjenkjennelige som viktige ved første øyekast.

En viktig hjelp i tillegg til hjelpesiden, opplæringskurs og opplæringsprogrammer er søkefunksjonen integrert i Outlook, som du alltid kan finne som et fast felt over menylinjen:

Søk i Outlook er praktisk og lar brukerne angi individuelle søkeparametere. Det er for eksempel mulig å søke etter bestemte termer, søke gjennom flere mapper, søke gjennom arkivmapper eller skanne en e-postsignatur etter søkeord samtidig eller vise avanserte søkealternativer.

Selv om det avanserte søket er fremtredende i toppmenyområdet i den nåværende versjonen av Outlook, var det for eksempel skjult i tidligere versjoner. Hvis du ikke kjente tastekombinasjonen CTRL + SHIFT + F, var det vanskelig å kontrollere det avanserte søket. Du kan enkelt tilpasse øyeblikkelig søk i Outlook 2010 og alle påfølgende versjoner til dine personlige krav.

Viktig tips for brukere av Outlook 2007 og 2010

Kan du ikke finne viktige e -poster til tross for at søkefunksjonen er slått på? I dette tilfellet er det nødvendig å starte indekseringen av Outlook på nytt. Dette gjelder spesielt for Outlook -versjoner 2007 og 2010, ettersom begge programmene bruker Windows -søkeindeksen for søk. Hvis denne søkeindeksen er skadet, fungerer søket ikke lenger som det skal. Etter ny indeksering vil systemet finne alle e-postmeldinger som vanlig.

Brukere bør også være ekstremt forsiktige med å slette elementer direkte fra søkemappen i Outlook. Siden søkemapper utelukkende er virtuelle mapper som er knyttet til de fysiske mappene, utløser hver sletting i søkemappen en "ekte" sletting. På denne måten sletter du bevisst elementer fra Outlook.

Bruke sorteringsfunksjonen til Outlook - tips og triks

Hver Outlook -bruker vet det: Hvis du glemmer å fortsette å lese og sortere innkommende meldinger i Outlook, mister du raskt oversikten over ting. For å møte denne utfordringen, bør man fremfor alt kjenne til og bruke sorteringsalternativene i Outlook. For eksempel kan du definere makroer og regler i innboksen for å sortere og organisere innkommende nyhetsbrev på riktig måte.

Funksjonen med å lagre sendte meldinger i en spesiell kundemappe i stedet for generelt i "Sendte varer" -mappen er spennende og spesielt nyttig i et profesjonelt miljø. Den automatiske sorteringsfunksjonen sparer tid og viser tydelig alle meldinger som sendes til en kunde i en mappe. I adresseboken har du også muligheten til å sortere etter etternavn eller andre kriterier som er viktige for deg.

Alle som administrerer flere e-postkontoer med Microsoft Outlook, setter pris på å kunne sortere e-postene som er mottatt i Outlook i henhold til kontoen som e-posten ble sendt til. Denne nyttige funksjonen ble introdusert med Outlook 2003 og hjelper til med å presentere innkommende meldinger tydeligere. Det er også mulig å vise alle meldinger fra en avsender.

Funksjonen med å vise beslektede e-poster sortert i et diskusjonstrær er ekstremt praktisk. Denne typen arrangementer gir deg en oversikt over alle meldinger og innholdet i dem, spesielt for lange prosjekter med et stort antall e -poster.

Oppsummert fullfører sorteringsfunksjonen i Outlook de mange fordelene med programvaren. Ved å sortere og de omfattende og logisk strukturerte søkefunksjonene holder du som bruker oversikt. E -postene, oppgavene, elementene og avtalene dine samt innboksen din er sortert til enhver tid.

Slik bruker du Outlook - send e -post profesjonelt

Sende og motta e-post er en del av den daglige rutinen for de fleste Outlook-brukere. Det er også interessant at du fleksibelt kan justere visningene i Outlook. For eksempel er det mulig å bare vise de uleste meldingene for ikke å gå glipp av nye e -poster når som helst. Dette fungerer med en eller flere e -postkontoer. Det spiller ingen rolle om du bruker flere forskjellige kontotyper og forskjellige postbokser, for eksempel IMAP og Exchange, i Outlook.

I samme trinn har du også muligheten til å merke meldingene dine i forskjellige farger for oppfølging. Merkene med forskjellige fargede flagg kan når som helst krysses av med et "ferdig" merke. På denne måten kan du visuelt se på et øyeblikk hvilke meldinger som fremdeles må behandles for oppfølging.

Administrer lest og ulest e -post kompetent

Det er også praktisk å gjøre spesifikke innstillinger og for eksempel bare vise meldinger fra de siste 7 dagene eller først og fremst e -post med vedlegg. Hvis du også vil vite hvor mange meldinger som er i en mappe, kan du vise dette med noen få justeringer i Outlook -innstillingene.

Kopier av viktige, sendte e-postmeldinger kan også plasseres i en hvilken som helst mappe. Når du har lest de nye e-postene, kan du merke flere meldinger eller hele mapper og vise dem som lest eller ulest i sin helhet. Du kan like enkelt gjenopprette individuelle lesede e -poster til sin opprinnelige tilstand og få dem uthevet som uleste. Hvis du vil slette uleste meldinger, for eksempel i spam-mappen, fungerer dette med brukervennlige tastekombinasjoner.

Synkroniseringsproblemer og utilstrekkelig internettforbindelse

Hvis det er synkroniseringsproblemer i eldre versjoner av Outlook, kan individuelle meldinger bufres i konfliktmappen. Det er fornuftig å se denne mappen med jevne mellomrom. Har du utilstrekkelig WiFi-mottak eller problemer med mobilforbindelsen, og kan bare utilstrekkelig hente e-post i Outlook. I dette tilfellet kan du alternativt lese og skrive meldingene dine offline. Når du har behandlet alle e -postene dine, går du på nettet og sender meldingene dine. Denne innstillingen kan også være interessant for forretningsreiser utenfor Europa hvis tilgang til Internett er kostnadskrevende.

Praktisk tips:

Hvis du vil zoome inn på e-postene dine for å lese, kan du gjøre dette med en hurtigtast. Alternativt finner du en glidebryter nederst til høyre i hovedvinduet i Outlook som du kan bruke til å justere zoomfaktoren med musen.

Generelle Outlook -funksjoner og viktige optimaliseringsalternativer

En viktig funksjon i Outlook for enkelt å finne e-post, avtaler eller oppgaver er den integrerte søkefunksjonen som er nevnt i delen ovenfor. I den nåværende versjonen av Outlook kan du enkelt bruke søkefeltet over menylinjen for fulltekstsøk. Tastatursnarveier og søkegrenser gjør søket enda mer praktisk. Opprettelsen av favorittmapper er også praktisk relevant og effektiv. Favorittmapper garanterer at mapper som brukes regelmessig kan bli funnet når som helst. Dra favorittmappene i ett trinn med musen inn i området over den generelle mappestrukturen. Som et resultat vil du vanligvis se favorittmappene dine i det øverste området av visningen.

I tillegg til favorittmapper og et profesjonelt arrangement av e-post, er det fornuftig å arkivere meldingene som mottas kontinuerlig. Den automatiske arkiveringsfunksjonen som er integrert i programvaren, sikkerhetskopierer automatisk dataene dine med jevne mellomrom. Den flytter meldingene fra Outlook til en ekstern arkivfil.

På denne måten kan du, brukeren, være sikker på at viktige meldinger ikke kan gå tapt på grunn av virus eller brukerfeil når som helst. Automatisk arkivering kan stoppes og slås av for individuelle mapper eller moduler uten problemer. Hvis du vil søke spesifikt i arkivfiler, må du åpne disse arkivfilene i Outlook. Du kan gjøre dette ved først å klikke på Fil. Velg deretter Åpne og oppføringen Outlook -datafiler. I neste trinn kan du bruke det avanserte søket.

Lukk alle vinduer i ett trinn

Visste du at? Du har åpnet forskjellige vinduer i Windows og Outlook og må lukke dem etter hverandre. Dette er enklere i Outlook ved å bruke kommandoen "Lukk alle vinduer". I den siste Outlook 365 finner du forenklingen i menyen: "Vis> Vindu> Lukk alle elementer."

Tilpass oppgaver, notater og kalender

Spesielt i tider hvor mange avtaler og oppgaver må utføres samtidig, er det viktig å ha oversikt til enhver tid. Outlook garanterer dette gjennom forskjellige innstillinger i kalenderen og i oppgavelistene. For eksempel kan du vise alle viktige oppgaver tydelig arrangert i henhold til forfallsdato.

I et profesjonelt miljø er det avgjørende å få svar på møteforespørsler på kort varsel. Outlook presenterer møteforespørsler tydelig og gir brukerne ekstra merverdi: Fra Outlook 2010 kan du tydelig se hvilke inviterte personer som har godtatt og som ennå ikke har bekreftet avtalen. Denne funksjonen gjør det lettere å følge opp misligholdte kolleger eller forretningspartnere og å gjennomføre felles avtaler.

Notefunksjonen i Outlook er også nyttig og praktisk. I stedet for papir etter at:

• Gjør et kontor og skrivebord rotete,
• Se bort fra databeskyttelsesregler og
• Hvis innhold kan overses,

du har muligheten til å bruke notatfunksjonen når du bruker Outlook. Notater vises på skjermen på lignende måte som papir etter det og kan vises i forskjellige farger om nødvendig og for bedre differensiering.

Notatfunksjonen kan hjelpe brukere med å lagre viktige søkeord eller oppgaver vekk fra kalenderen eller oppgavelisten i Outlook.

Tøm mappen "Slettede elementer"

Hvis du mottar mange meldinger og spam-e-postmeldinger, fylles mappen "Slettede elementer" integrert i Outlook raskt. Det er mulig å slette mappen uten anstrengelse. Et klikk med høyre museknapp er tilstrekkelig for å starte slettingsprosessen med kommandoen "Tøm mappe". Det er viktig at mappen bare inneholder objekter som skal slettes. Av denne grunn er det fornuftig å gå gjennom mappen før den siste slettingsprosessen og se etter feil slettede e -poster.

Du kan også sette Outlook til å slette alle slettede e -poster automatisk når du avslutter programvaren.

Design makroer og vis dem i Outlook

I Microsoft Outlook og også i andre programmer er det alltid likeverdige arbeidssekvenser. I dette tilfellet tilbyr Outlook muligheten til å sette opp makroer for å kunne jobbe mer effektivt. Makroer er et sett med kommandoer som utføres automatisk. I tillegg til makroene kan du også bruke Outlook til å sette dem inn i båndet. På denne måten har du dine personlige makroer for hånden med ett klikk. Du kan også signere makroene dine digitalt.

Formater meldinger som du ville gjort i Microsoft Word

Outlook 365-brukere liker å bruke formateringsalternativene som vises i "Format Text" -menyelementet så snart en ny e-postmelding skrives. Brukere kan bestemme om de vil sende en melding som HTML eller tekstmelding og i hvilken skrift eller skriftstørrelse e -posten skal være sammensatt.

I eldre Outlook -versjoner, for eksempel Outlook 2007 og 2010, hadde programvaren sitt eget e -postredigeringsprogram. Dette var strukturert på lignende måte som Microsoft Word. Med redaktøren kunne brukerne få tilgang til forskjellige designfunksjoner uten å måtte bruke Word. En kommentarfunksjon kan også legges til med påfølgende innstillinger.

Finn enkelt maler

I løpet av den videre utviklingen av Outlook har lagringsstedet for malene for e-post eller maler fra Word og Excel endret seg. I de fleste tilfeller kan du finne dine personlige maler under følgende søkebane:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

En annen kilde der Outlook -innstillingene er lagret, er registret. Ytterligere informasjon om hvordan du finner registret og hvilke data som er lagret, finner du under følgende lenke.

Vis kildetekst

En interessant funksjon for erfarne programmerere er visningen av meldingsteksten. I tidligere versjoner av Outlook var det å høyreklikke på meldingen nok til å vise kildeteksten. Funksjonen er skjult i den nåværende versjonen av Outlook 365 - men den kan bli funnet med bare noen få klikk:

1. Dobbeltklikk på en melding hvis kilde du vil se.

2. Skriv inn "kildetekst" øverst i søkefeltet.

3. Alternativet "Ytterligere flyttehandlinger."

4. Klikk på lenken, og velg: "Andre handlinger"> "Kildekode" i det neste vinduet.

5. Du kan se kildekoden til meldingen og kopiere eller endre den om nødvendig.

Oppsummering og konklusjon

Å bruke Microsoft Outlook er ikke vanskelig. Programvaren ble satt opp og videreutviklet på en slik måte at den enkelt kan brukes til alle daglige kommunikasjonsapplikasjoner. De fleste funksjonene kan styres intuitivt og er ordnet i brukervennlige menyer. Outlook imponerer også med:

• En sofistikert søkefunksjon også
• Muligheten for å samle funksjoner med andre programmer i Office -familien, for eksempel Excel eller PowerPoint.

Kontakter, notater, individuelle innstillinger, avtaler og mange andre funksjoner fullfører funksjonaliteten til Outlook. Brukere opptrer hensiktsmessig når de prøver nye funksjoner, leser instruksjoner og manualer og bruker tips for å kunne bruke Outlook bedre og mer effektivt.