Tilpass Outlook - tips og innstillinger

Du kan bruke disse tipsene til å tilpasse Outlook

Som bruker av programvare er det viktig å gjøre personlige innstillinger og kontinuerlig tilpasse et program. Dette gjelder både Microsoft Outlook og andre programmer som brukes regelmessig i profesjonelle eller private omgivelser.

Spesifikke innstillinger i Outlook er viktige for å til enhver tid kunne se hvem som skrev en e-post og fra hvilken enhet den ble sendt. I tillegg ønsker hver Outlook -bruker å kunne bruke programmet effektivt og funksjonelt.

Den grunnleggende tilpasningen av skrivebordsversjonen av Microsoft Outlook begynner med installasjonen. En Microsoft -konto kreves for å bruke Outlook. Microsoft Outlook må være koblet til Microsoft -kontoen under den første installasjonen. Innstillingene kan vises og endres når som helst ved å gå til "Fil" -fanen og deretter klikke på "Kontokonto" -menyelementet.

Mobilversjonen av Microsoft Outlook for nettbrett eller smarttelefoner er gratis og trenger ikke å bli tilpasset i forhold til en Office -konto.

Tilpass Outlook - praktiske alternativer som sparer tid

I tillegg til Office -kontoen, som ikke er tilgjengelig i skrivebordsversjonen, er det andre alternativer for å tilpasse Microsoft Outlook. Følgende alternativer og funksjoner er tilgjengelige for deg for å tilpasse programvaren med hensyn til initialer, navn og andre innstillinger. I tillegg til den grunnleggende visningen av leseområdet eller koblingene på skrivebordet, er det utallige andre funksjoner og alternativer tilgjengelig.

For eksempel kan du velge å vise både innboksen og kalenderen din samtidig. Hvis du jobber mange timer om dagen med Outlook og bruker en stor skjerm med høy oppløsning, kan det være fornuftig å holde to Outlook-vinduer åpne ved siden av hverandre. På denne måten blir teksten bedre representert og koblet fra andre funksjoner. For eksempel kan du åpne kalenderen eller adresseboken og innboksen i det neste feltet. Denne tilpasningen av utsikten gir deg en bedre oversikt og lar deg jobbe mer effektivt.

Situasjonen er den samme som standardmappen for vedlegg. Nedlastingsmappen for Windows 10 er vanligvis foreslått som standardmappe.

Tilpass verktøylinjer og lenker - slik fungerer det

Outlook har to verktøylinjer med knapper for viktige funksjoner som standard:

• Standard verktøylinje.
• Den utvidede verktøylinjen.

Sammensetningen av standardverktøylinjen avhenger av den respektive Outlook -modulen. Som med alle andre Office -programmer kan den tilpasses ved å legge til flere knapper for menykommandoer i verktøylinjene. I utgangspunktet kan du tilpasse hver verktøylinje i Outlook og skreddersy den til dine egne behov. Dette er nyttig for å kunne jobbe mer effektivt og mer målrettet.

Situasjonen er lik med snarveier som du kan bygge inn på skrivebordet i Windows eller på Start -menyen for å starte en bestemt Outlook -modul. Brukere som jobber med flere profiler i Outlook kan bruke en kommando i ledeteksten for å bestemme hvilken profil Outlook skal startes med. Hvis du vil ringe Outlook oftere med de samme startparametrene, er det lurt å sette opp en tilsvarende snarvei på skrivebordet.

Filfane: Tilpass automatiske svar og dra på ferie i fred

Utenriksassistenten i Outlook er viktig for jevn kommunikasjon. Hvis du ikke kan sende eller motta meldinger innen en definert tidsperiode, er funksjonen "automatiske svar" målrettet og effektiv. Hvis du mottar en e-post, vil avsenderen automatisk bli informert om hvor lenge du ikke vil være tilgjengelig og hvem som skal erstatte deg. Den personlige “automatiske svar” -funksjonen garanterer at kunder, interesserte parter eller kolleger alltid blir informert om fravær, for eksempel på grunn av en ferie.

Å tilpasse fonter i Outlook er ikke vanskelig

Et av de mest populære tilpasningsalternativene i Outlook er å tilpasse standardfonter. Alle har forskjellige ønsker om utseendet på meldingene sine. Av denne grunn er det fornuftig å tilpasse skriftene eller andre stilistiske enheter. Det er ikke vanskelig å gjennomføre endringer. Hvis du jobber uten en mal, kan skriften enkelt justeres i kategorien "Melding" i "Tekst" -menyen.

Hvis formatmaler brukes, må malen endres en gang. I tillegg er det forskjellige menyalternativer for å endre skrifttype i maler, avhengig av hvilken Outlook -versjon som brukes.

Tips:

Avhengig av innstillingen vil du motta e-post enten i ren tekst eller i html-format. Hvis du raskt vil bytte til HTML -format for å se detaljene i en e -post, kan du gjøre dette med hurtigtasten ALT + SKIFT + H.

Tilpass visningsinnstillinger i Outlook - angi Outlook slik du vil

I tillegg til standardvisningen i Outlook, har du andre praktiske alternativer for å dele skjermen og vise e -post. For eksempel gir forhåndsvisningsvinduet i Outlook et unikt alternativ. Innholdet i e-postene som er valgt i innboksen vises her i kompakt form, uten at du trenger å åpne e-posten med et dobbeltklikk.

Tilpassede visninger kan når som helst tilbakestilles i Outlook. Dette kan gjøres manuelt eller alternativt med en Windows -kommando. Samtidig kan du plassere forhåndsvisningsvinduet individuelt og vise det til høyre eller under meldingslisten, for eksempel.

Til tross for den brukervennlige visningen gjennom et forhåndsvisningsvindu, har noen brukere prinsipielt valgt å slå av forhåndsvisningen i Outlook. Bakgrunnen for dette er risikoen for at et virus eller skadelig programvare automatisk tar tak i systemet ditt før en ondsinnet e -post åpnes. Hvis du vil være på den sikre siden, kan du slå av forhåndsvisningsvinduet, forhindre lasting av eksterne bilder og innhold eller tillate at HTML -e -post bare vises i vanlig tekstformat.

Bruk ferdige visningsalternativer og juster navigasjonsområdet - slik fungerer det

Brukere av de første Outlook-versjonene satte pris på de mange ferdige visningsalternativene som ikke lenger er tilgjengelige i Outlook 2010 eller den nåværende versjonen Outlook 365. For eksempel kan du bare vise de uleste meldingene i gjeldende mappe. Muligheten til å begrense visningsperioden og for eksempel først og fremst å vise e-post fra de siste syv dagene, var også nyttig. Til tross for mangel på forhåndsinnstillinger i de nyere versjonene, kan elskede visninger defineres og lagres i Outlook 2010 og senere versjoner.

I utgangspunktet er det også lurt å tilpasse Outlook -navigasjonsområdet til din personlige måte å jobbe på. Blant annet kan du vise og skjule navigasjonslinjen, bruke hurtigtaster for raskt å bytte til en annen meny eller angi en annen startmappe. Som i innboksen kan du også slå på et leseområde for notatene dine. I dette tilfellet viser Outlook innholdet i det merkede notatet i nedre halvdel av vinduet.

Angi kalender, oppgaver og avtaler funksjoner til dine behov

Du kan også tilpasse kalenderen i Outlook og blant annet angi rekkefølgen på fargekategoriene for å markere avtaler. For å opprette en avtale, klikk på "Etikett" -feltet i avtaledialogen og velg riktig farge. Du kan få møteforespørsler automatisk slettet fra innboksen din så snart du har svart på dem. Dette alternativet er aktivert som standard i Outlook og kan enten deaktiveres eller aktiveres.

Uansett bør du utvide lenken til filsystemet i navigasjonslinjen. Med nyttige lenker kan du integrere mapper på harddisken eller filer som kreves regelmessig. Med disse snarveiene tilpasser du Outlook bærekraftig.

Definer regler for å automatisere Outlook

Outlook tilbyr muligheten til å bruke regler og makroer for å automatisere Outlook. Reglene bør tilpasses i Outlook. Du definerer alle regler i Outlook i "Fil" -fanen i "Regler og varsler" -menyelementet.

Aktiver skrivebordsvarsler i Outlook

Hvis du vil bli informert om innkommende e-post fra Outlook, kan du ganske enkelt aktivere skrivebordsvarselet. Hvordan gjøre det:

1. I Outlook opp til versjon 2007 kaller du kommandoen "Verktøy, regler og varsler". I Outlook 2010, gå til "Administrer filer, regler og varsler".

2. Velg regelen og klikk på "Endre regel" og deretter på "Rediger regelinnstillinger".

3. Klikk på "Neste" for å gå til dialogboksen der du kan velge handlingene.

4. Her aktiverer du alternativet "Vis skrivebordsvarsel" (samt "Ikke bruk flere regler" hvis dette alternativet ikke allerede er aktivert).

5. Klikk deretter på "Fullfør".

Reglene tilpasses ved at de bare utføres etter din instruksjon i stedet for automatisert applikasjon. Hvis du vil kjøre regler manuelt, fjerner du avmerkingen foran regelnavnet i "Meldingregler".

Du kan også bruke regler for å automatisk sortere innboksen din. I dette tilfellet blir e-poster som oppfyller visse kriterier tilordnet forhåndsdefinerte kategorier. Automatisk arkivering er en av de viktigste regelbaserte funksjonene i Outlook. I prinsippet kan den tilpasses spesielt. Navnene på arkiver kan endres om nødvendig for å unngå oppsigelser og for å opprettholde oversikten. Makroer kan også kjøres for automatisk å flytte en e-post som inneholder et forhåndsdefinert søkeord.

Oppretthold klarheten i Outlook - hvor enkelt det er

I tillegg kan du velge innstillinger for individuelle Outlook-moduler, for eksempel for e-post eller for individuelle mapper i innboksen, som avviker fra standardinnstillingene. “Journal” -funksjonen er for eksempel interessant. Med journalfunksjonen kan du spore elementer som e-postmeldinger eller møter i Microsoft Outlook. Du kan også holde oversikt over andre Microsoft Office -filer, for eksempel Word -dokumenter. Til tross for sin merverdi, er journalfunksjonen hukommelseskrevende. Hvis du ikke vil bruke journalfunksjonen eller ikke lenger vil bruke den, er det lurt å slå den av. Som et resultat forblir PST -filen håndterbar når det gjelder størrelsen.

Oppsummert er klarhet avgjørende for suksess i Outlook. Innboksen, kalenderen, adresseboken og andre funksjoner støtter bare daglig arbeid hvis de presenteres effektivt og forståelig. For å oppnå dette kan du bruke musen til å justere bredden på kolonnene manuelt i tabellvisningene, for eksempel i avtalekalenderen.

Tilpass postkassen og innkommende og utgående e -post - hvilke innstillinger er fornuftige

I tillegg til å tilpasse visningen, er et av de viktigste trinnene å tilpasse innboksen i Outlook og tilpasse designet. I Outlook har du muligheten i innboksen til å definere hvor ofte e-post skal hentes. I stedet for å ringe opp meldinger hvert 15. minutt, er det fornuftig å øke tidsperioden for å kunne jobbe uforstyrret lenger.

I utgangspunktet kan det slås fast at det er viktig å bruke Outlook som arbeidsverktøy og ikke la Outlook avbryte arbeidet ditt. Alle som jobber konsentrert om en oppgave, bør eliminere alle slags forstyrrelser eller minimere dem så mye som mulig for å fremme effektivt arbeid. De forstyrrende faktorene kan inkludere innkommende e-post eller skrivebordsvarsler når du mottar e-post. Tilpassingen av tidsintervaller, toner og varsler i innboksen er avgjørende for hver Outlook -bruker.

Outlook -brukere som ønsker å endre serverens timeout i POP3 -kontoer, må gjøre denne typen tilpasning i registret, ettersom systemet gir en server timeout på opptil 10 minutter.

Tilpass og automatiser lesekvitteringer - dette sparer deg for tid

Hvis innkommende meldinger inneholder lesemottak, øker dette bevisstheten. Hvis du mottar lesebekreftelser for ofte samtidig, for eksempel ved seriell e -post, kan du slå av skjermen i Outlook eller alternativt sende lesebekreftelser automatisk. Begge alternativene kan være nyttige for å bli forstyrret sjeldnere i arbeidsflyten i løpet av dagen. I de eldre Outlook -versjonene 2000, 2003 og 2007 må lesekvitteringen slås av på en annen måte, i historikkalternativene.

Tilpass visittkort og lagre vedlegg automatisk - hvorfor dette er viktig

Outlook-brukere setter pris på muligheten til å legge ved visittkort med sin spesifikke avsenderinformasjon til e-post. Individuelt tilpassede visittkort med korrekt kontaktinformasjon er viktige slik at mottakerne kan kommunisere med deg profesjonelt og uten forstyrrelser. Det er også interessant å bruke alternativet "Oppfølging" for å tilpasse emnet for en melding i rødt. Viktige meldinger leses raskere av mottakeren fordi de vises i en bestemt farge.

Hvis du mottar et stort antall meldinger med vedlegg, for eksempel fakturadokumenter eller tegninger, daglig eller ukentlig, kan du bruke gratis AutoSave -verktøyet til Outlook 2007. For den nåværende versjonen av Outlook 365 er Outlook Attachement Extractor et alternativt eksternt verktøy som vedlegg automatisk bufres basert på regler.

Fjern eller minimer favorittmapper, og tilpass hurtig tilgangslinjen

Microsoft Outlook viser en favorittmappe i navigasjonslinjen over e-postmappen. Hvis denne mappen ikke brukes, kan den fjernes eller minimeres fra versjonen av Outlook 2007. I Outlook 2007 og i alle påfølgende versjoner er det to utprøvde måter å minimere mappen. På denne måten sparer du plass og sikrer klarhet i mappestrukturen.

Hurtigtilgangslinjen i Outlook og i andre Microsoft Office -programmer er verdsatt av brukere fordi den støtter effektivt arbeid. Det er mulig å tilpasse denne hurtig tilgangslinjen med bare noen få klikk. For å gjøre dette, klikk på symbolet i hurtig tilgangslinjen: "Linje / pil ned."

Som et resultat åpnes et valgvindu der du kan integrere flere funksjoner i hurtig tilgangslinjen. Sett et kryss foran en av kommandoene for å legge den tilhørende knappen til linjen. Fjern omvendt haken foran kommandoer som linjen ikke skal inneholde knapper.

QuickSteps - bruk best mulig hjelp av de effektive hjelperne i Outlook

QuickSteps levert som Smarttools siden versjonen av Outlook 2010 må tilpasses før de kan brukes for første gang, slik at de kan brukes effektivt. Du finner QuickSteps i "Start" -fanen.

I tillegg til de ferdige Quick Steps, for eksempel “Team E-Mail” eller “Done”, kan du legge til andre individuelle Quick Steps som tilpasser og forenkler arbeidet med Outlook.

Sparer tid og penger ved å tilpasse utskriftsformater til dine egne spesifikasjoner

Outlook tilbyr et bredt spekter av alternativer og funksjoner for å tilpasse utskriftsformatet for et dokument. Spesielt når flere ansatte jobber med én datamaskin, kan dette føre til problemer og trykkfeil. For å minimere feil utskrift er det nyttig å tilbakestille utskriftsformatet til standardverdiene før du skriver ut igjen. Dette kan gjøres med bare noen få klikk i Outlook -innstillingene.

Tilpass gjøremålslinjen og navigasjonsområdet for å fokusere på det som er viktig

Gjøremålslinjen i Microsoft Outlook viser vanligvis en datonavigator samt gjeldende avtaler og oppgaver.

I dette tilfellet betyr personalisering å prioritere viktige ting slik at viktige avtaler og oppgaver aldri blir glemt.

Hvis du ikke har mye plass på skjermen eller vil bringe e -postene dine til forgrunnen, kan du minimere navigasjonslinjen i Outlook. I dette tilfellet er knappene du bruker til å velge de forskjellige Outlook -modulene i form av ikoner.Dette garanterer at det er mer plass til å lese e-post. Innstillingene kan reverseres etter ønske.

Dette gjelder også de populære og praktiske skrivebordsvarslene. Disse er satt til en maksimal varighet på 30 sekunder. Hvis du vil øke visningen utover dette maksimale området, må du gripe inn i registret for denne typen tilpasning.

Vis tabeller individuelt i Outlook - på denne måten beholder du klarheten

Microsoft Outlook er:

• I innboksen,
• I kalenderen,
• I adresseboken og
• For andre funksjoner

strukturert som et bord. Tabeller garanterer en klar presentasjon. Tabellvisningene, for eksempel i innboksen, kan justeres manuelt med musen med hensyn til bredden på kolonnene.

Tilpass integrerte navigasjonsprogrammer

Microsoft Outlook gir deg muligheten til å åpne et gatekart i Microsofts Bing Maps for en kontakt ved hjelp av "Tilordne" -knappen. Dette vil vise kontaktens adresse. Visningen av gatekartet kan velges så snart du har angitt en postadresse for kontakten i Outlook.

Lag eller endre skjemaer - slik tilpasser du riktig

Å jobbe med skjemaer i utviklerverktøyene for Microsoft Outlook er ikke en hverdag.

For eksempel, hvis du vil lage et skjema for en oppgave, gir Outlook deg muligheten til å tilpasse skjemaet i utviklerverktøyene. Når du legger til felt i skjemaet, plasserer Outlook automatisk inndatafeltet og etiketten. Så snart du klikker på et av de to elementene på et senere tidspunkt, er bare dette elementet valgt. For å flytte begge elementene samtidig, er det fornuftig hvis du kobler begge elementene med hverandre. Dette gjøres med "Gruppen".

Oppsummering og konklusjon: Hvis du tilpasser Outlook, sparer du tid og jobber mer produktivt

Akkurat som alle har en personlig smak når de velger hjemmemøbler, bør Microsoft Outlook også være spesielt designet og tilpasset av hver bruker. Funksjonene til programvaren bør tilpasses den respektive brukeren og hans behov. Personlige menylinjer, en individuelt tilpasset innboks og andre programvareinnstillinger er viktige for å kunne fungere så effektivt og effektivt som mulig.