Feltfunksjoner forenkler det daglige arbeidet ditt i Microsoft Word

Profesjonell og effektiv bruk av manuelle funksjoner i Word

Jo mer profesjonelt og intensivt Microsoft Word brukes, jo høyere krav stilles det til tekstbehandlingsprogrammet. Med økende brukstid bruker de fleste Word -brukere flere og flere funksjoner i programvaren og kjenner for eksempel:

• Hvordan bygge lister med flere elementer
• Visningen av store bokstaver i Word i begynnelsen av en linje undertrykker eller
• Setter inn en innholdsfortegnelse og referanser i et dokument.

Selv om mange av de daglige arbeidstrinnene er designet effektivt og underlagt formler eller funksjoner, er det andre oppgaver som fortsatt utføres manuelt for mange profesjonelle brukere av Microsoft Word. Ett eksempel er å sette inn gjeldende dato i en bokstav, som i mange tilfeller gjøres manuelt. Det er fornuftig å forplikte seg til å utnytte funksjonene i Word best mulig for å fungere effektivt og løsningsorientert.

Hvordan kan du sette inn datoen mer effektivt?

Bruk for eksempel den velkjente tastekombinasjonen "ALT + Shift + D" for å automatisk legge inn datoen. Et alternativ er å navigere til "INSERT" -fanen" i menyområdet "TEKST" (Word 365, 2010 og 2007) eller i "INSERT" -menyen (Word 2003, 2002 / XP og 2000). I dette tilfellet gjør funksjonen "Sett inn dato og klokkeslett" arbeidet for deg.

Bruk feltfunksjoner i Microsoft Word - slik fungerer det

Mange kommandoer som er lagret på INSERT -fanen eller på INSERT -menyen i Word -versjonene 2003, 2002 / XP og 2000, brukes til å sette inn automatisk oppdatert informasjon og data i en tekst. "Feltfunksjoner" omtales i sin korte form og i Word som "felt". Felt har til oppgave å sette inn system- eller dokumentegenskaper i en tekst, som kan oppdateres kontinuerlig.

Med denne prosedyren jobber du ikke bare mer effektivt med Microsoft Word og unngår de typiske feilene med manuelle oppføringer. Du har også muligheten til å gjøre feltene mer fleksible og dynamiske. På denne måten kan du for eksempel reagere på endringer i overskriftene som utgjør innholdsfortegnelsen.

Slik setter du inn og redigerer feltfunksjoner

I Word 365, 2010 og 2007 kan du sette inn feltfunksjoner på "INSERT" -fanen i "TEKST" -menyen, "QUICK BLOCKS" -knappen og "FIELD" -kommandoen.

I Word 2003, 2002 / XP og 2000 kommer du til destinasjonen via "INSERT" -menyen og "FIELD" -kommandoen. I alle Word -versjoner vises en dialogboks der du kan velge ønsket feltfunksjon og bruke den på teksten din.

I tillegg har de innebygde feltfunksjonene i Microsoft Word en annen merverdi: Word setter også inn en feltfunksjon automatisk når spesifikke funksjoner kalles. Dette skjer uten å måtte være spesielt valgt.

eksempel

For eksempel, hvis du trykker på tastekombinasjonen "Alt + Shift + D", vises gjeldende dato på gjeldende markørposisjon i form av en feltfunksjon.

Feltfunksjoner og innholdsfortegnelser

Du har også muligheten til å legge til en innholdsfortegnelse i dokumentet basert på stilene »Overskrift 1« til »Overskrift 9«. Dette fungerer i Microsoft Word 365 via "REFERENCES" -fanen.

I Word 2010 og 2007 bruker du kategorien "REFERANSER" og menygruppen "INNHOLDSFORTEGNELSE" samt knappen "INNHOLDSFORTEGNELSE". I Word 2003, 2002 / XP og 2000 kommer du til det aktuelle området via menyen "INSERT" og kommandoen "(REFERENCE) -INDEX AND DIRECTORIES".

Vil du også at automatiske sidetall skal vises i bunnteksten? Også i dette tilfellet bruker Word en feltfunksjon.

Bruke feltfunksjoner manuelt - ikke noe problem med en tastekombinasjon

I tillegg til menydrevet innsetting av feltfunksjoner, kan du også legge dem inn manuelt. For å gjøre dette, bruk tastekombinasjonen "CTRL + F9". Med denne tastekombinasjonen kan du sette inn en ny, tom feltfunksjon. Paret med krøllete seler som vises på denne måten (for ikke å forveksle med de krøllete selene som er tilgjengelige med AltGr + 7 eller AltGr + 0, som ser nesten like ut) kan deretter fylles med kommandoen du trenger. Du kan se hvilke kommandoer som er mulige i parentesene i dialogboksen.

Praktiske eksempler på bruddfri bruk av feltfunksjoner

Følgende er en oversikt over viktige feltfunksjoner som gjør arbeidet spesielt lettere i praksis:

Dato, CreateDate

Med »{Date}« setter Word inn systemdatoen for PC -en din ved gjeldende markørposisjon. Du kan bruke parameteren »\ @« til å definere formatet. Feltfunksjonen »{CreatDate}« setter inn datoen da dokumentet ble opprettet, og i motsetning til »{Date}«, endres det ikke etterpå. Du bør derfor bruke »{CreatDate}« i dokumentmaler på grunnlag av hvilke du lager nye dokumenter. Da blir opprettelsesdatoen automatisk satt permanent i hvert nytt dokument.

Du vil dynamisk referere til innholdet i "Overskrift 1" i overskriften. Referansen skal genereres automatisk, uten å måtte begynne med en seksjonsbrudd og en ny overskriftslinje i hvert kapittel?

Feltfunksjonen »{StyleRef}« gir et middel: Med »{StyleRef» Overskrift 1 «\ * MERGEFORMAT}« refererer du til innholdet i teksten som er formatert med stilarket »Overskrift 1«. Hvis dette endres, endres innholdet i overskriften på den gjeldende siden. Hvis formatmalen »Overskrift 1« brukes flere ganger på en side, vises alltid den første forekomsten i overskriften. Tillegget »\ * MERGEFORMAT« sikrer at bare teksten og ikke formateringen fra »Overskrift 1« brukes. Den angitte teksten formateres i henhold til overskriftsstilen.

Side, NumPages

Bruk feltfunksjonen »{Side}« for å sette inn gjeldende sidenummer. Feltfunksjonen »{NumPages}« angir antall sider i dokumentet. For eksempel kan du bruke »Seite {side} i {NumPages}« for å referere til gjeldende og totalt antall sider. Hvis du plasserer (nestet) feltfunksjonen »{HVIS {NumPages}» 1 «» Seite {Side} von {NumPages} «» «}« i bunnteksten på den første siden i dokumentet, vises informasjonen om sidetall bare hvis dokumentet er lengre som den ene siden.

Ref

Trenger du et bestemt notat eller en henvisning til et avsnitt flere ganger i dokumentet, og vil du bare skrive det inn én gang? I dette tilfellet er det tilstrekkelig å referere til den angitte teksten en gang. I dette tilfellet tilordner du et bokmerke til teksten. Dette fungerer i de forskjellige Word -versjonene som følger:

• Word 365: fane SETT INN - Menyområde VENSTRE - knapp TEKSTMERKE

• Word 2010 og 2007: fane SETT INN - Menyområde HYPERLINKS - knapp TEKSTMERKE;
• Word 2003, 2002 / XP og 2000: Meny SETT INN - kommando TEKSTMERKE.

Med feltfunksjonen »{Ref NameDerTextmarke}« kan du referere til teksten merket med bokmerket så ofte du vil.

Seq

Trenger du et løpende nummer i dokumentet for å identifisere arbeidstrinn, som administreres så automatisk som mulig? Siden tallene er plassert i midten av teksten, kan ikke automatisk nummerering brukes? Feltfunksjonen »{Seq numbering name}« gir et middel. Hver gang denne feltfunksjonen oppstår, økes det interne tallet med en. Teksten "nummereringsnavn" kan velges fritt og må bare forbli enhetlig innenfor nummereringen. Og hvis du ikke vil starte med en, men med fem, angir du startverdien ved første forekomst av feltfunksjonen ved hjelp av parameteren »\ r«: »{Seq numbering name \ r 5}«.

Oppsummering og konklusjon:

Microsoft Word kan hjelpe deg med forskjellige feltfunksjoner for å gjøre ditt daglige arbeid med tekstbehandlingsprogrammet mer effektivt. Et velkjent eksempel er å skrive inn gjeldende dato ved hjelp av en tastekombinasjon eller knapp på INSERT-fanen. Ytterligere feltfunksjoner hjelper deg med å bygge inn og oppdatere nummerering i tekster eller lage profesjonelt innholdsfortegnelse.

Alle feltfunksjoner har det til felles at de forenkler gjentagende aktiviteter. De hjelper også til med å eliminere uforsiktige feil som oppstår i overflødige arbeidstrinn. Det er fornuftig og hensiktsmessig å gjøre deg kjent med de innebygde feltfunksjonene i Microsoft Word og bruke dem. Denne prosedyren sparer deg tid for å tenke tekster og korrespondanse, øker påliteligheten og kan effektivt unngå feil.

FAQ

Hva gjør en feltfunksjon i Microsoft Word?

Felt i Word har en plassholderfunksjon. De kan brukes automatisk til å sette inn gjeldende dato eller et sidenummer i en tekst. Det er også funksjoner som kan brukes til komplekse beregninger.

Hvordan kan jeg sette inn en feltkode i teksten min?

Det er mulig å sette inn en feltkode i en tekst i Microsoft Word på bare noen få trinn. Det første trinnet er å åpne et Word -dokument og navigere til punktet i dokumentet der funksjonen skal være innebygd. I kategorien INSERT i menyen TEKST finner du muligheten til å sette inn et felt i menyelementet SEARCH QUICK BLOCK. Bestem funksjonen og sett den inn.

Hvordan setter jeg inn gjeldende dato effektivt i Word -dokumentet mitt?

Den raskeste og enkleste måten å sette inn gjeldende dato i Word er å bruke hurtigtasten "Alt + Shift + D". Etter at du har trykket på knappene, vises gjeldende dato i teksten.