Å jobbe med Microsoft Office-programmer er praktisk og effektivt. Men spesielt i Microsoft Excel kan repeterende arbeidstrinn være slitsomt. Du kan ta opp og lage såk alte "makroer" i Microsoft Excel og andre Office-programmer, slik at du kan fullføre disse oppgavene raskere og til og med gjøre dem automatisk. Men hva er egentlig makroer? Og hvordan klarer du å lage makroer i forskjellige Office-programmer?
Hva er makroer hos Microsoft?
For å si det enkelt, makroer er små programmer som finnes i Microsoft Office-kosmos.Ved hjelp av disse makroene er det mulig å automatisere såk alte "rutineoppgaver" . Dette betyr blant annet at tidkrevende, tilbakevendende oppgaver som du utfører i Microsoft Excel kan forenkles med makroer.
Begrepet "makro" kommer fra gresk og betyr "stor" . Makroene hos Microsoft kalles det fordi de regnes som store kommandoer. Disse kombinerer igjen flere små kommandoer fra programvareprogrammene og utfører dem samtidig så snart instruksjonen om å gjøre det er gitt. Det første trinnet er å finne en spesifikk prosess for makroen din som du vil automatisere i Excel, Word eller et annet Microsoft-program.
Bunting og avspilling av arbeidstrinn: Dette er hvordan makroer fungerer
Det som er grunnleggende for makroer er at det er en viss rekkefølge av arbeidstrinn som utføres på samme måte om og om igjen. Med en makro trenger du ikke lenger gjøre disse arbeidstrinnene individuelt selv, men kan i stedet ta dem opp som en film.Denne faste programmeringen kan deretter spilles av ved hjelp av en bestemt tastekombinasjon, slik at arbeidstrinnene dine utføres automatisk og buntet med et minimum av tid.
En makro er basert på følgende funksjonalitet:
- Du identifiserer en spesifikk arbeidsflyt som forekommer ofte og bør automatiseres. En makro er nyttig, for eksempel hvis du trenger å fortsette å sette inn data om ansatte, medlemmer eller venner i regneark.
- Lag nå makroen. På den måten registrerer du arbeidstrinnene som du norm alt må utføre manuelt om og om igjen. På denne måten kan Office-programmet senere få tilgang til denne veiledningen og deretter spille den av automatisk.
- Du har da muligheten til å kjøre den opprettede makroen direkte med et enkelt museklikk eller med en spesifikk hurtigtast. Dette sparer deg for mange små arbeidstrinn.
| Tips: Selv om du ikke har jobbet med Microsoft Office-programmer på lenge, kan makroer gjøre arbeidet ditt enklere. For selv de vanligste funksjonene kan forenkles med de store kommandoene. |
Hva kan makroer brukes til i Excel?
Ved første øyekast virker temaet makroer ganske abstrakt. Men ved nærmere ettersyn og med noen få eksempler blir det raskt klart at de små programvareprogrammene kan være til hjelp på mange områder. I Microsoft Excel-programmet kan du for eksempel lage makroer for følgende funksjoner:
- Søke data fra databaser
- Overfør arbeidsbøker eller regneark
- Formater tekst, celler eller diagrammer
- Tilpasse celleinnhold, lenker eller formler
- Sortering og filtrering av data
- Opprette tabeller, PDF-filer eller grafikk
- Konvertering av data
Utvalget av store kommandoer viser: Nesten alle handlinger som er mulig i Microsoft Excel kan også spilles av automatisk som en makro. Men også i Microsoft Word-programmet tilbyr spesi altilordnede makrotaster et bredt spekter av alternativer.
Praktisk i hverdagen: eksempler på makro alternativer i Microsoft Word
Microsoft Word, det populære tekstbehandlingsprogrammet, tilbyr også muligheten til å ta opp handlinger og definere dem som en makro med en spesifikk kommando. Applikasjonseksemplene viser at de store kommandoene kan være nyttige i hverdagen, for eksempel for:
- automatisk justering av dato eller filnavn
- Skjul individuelle elementer, for eksempel alle bilder i et dokument
- Lim inn navn, adresser eller telefonnumre i passende felt
- beregn gjennomsnittlig lengde på setninger
- Korriger ofte vridde bokstaver
Uavhengig av om du bruker Office-programmene i en profesjonell eller privat sammenheng: makroer kan ta noe av arbeidet fra hendene dine. Du kan lage individualiserte kommandoer som dekker dine personlige behov når som helst.
Hvordan lager du en makro i Excel?
Å lage en makro fungerer på forskjellige måter. Folk som er kjent med programmeringsspråket kan lage makroer hos Microsoft i de såk alte utviklerverktøyene med VBA (“Visual Basic for Applications”).
VBA er et programmeringsspråk som brukes spesifikt for Microsoft. Men selv brukere som ikke er kjent med programmering kan enkelt lage makroer i Microsoft Excel eller Word.For opptaket foregår i bare noen få trinn – og sparer deg for mye arbeid med godt utformede makrotaster på tastaturet.
Opprette en makro: Slik går du frem
Selv uten VBA kan du enkelt ta opp en makro i Microsoft-programmer som Excel. For å gjøre dette finner du elementet "Utviklerverktøy" på fanen "Vis" på båndet. I andre versjoner kan fanen også inneholde sitt eget "Makroer" -element. Når du har en ide om hvilken funksjon du vil at makroen skal utføre, gjør du følgende:
- På Vis-fanen, i Makroer-området, klikk på Spill inn makro.
- Et vindu åpnes der du kan spesifisere makronavnet. Dette vil gi deg bedre oversikt senere og kan for eksempel peke på hva makroen gjør. Hvis du ikke navngir makroen, vil makronavnet automatisk nummereres.
- I vinduet spesifiserer du også hvilken tastekombinasjon makroen skal ha. I det tilsvarende feltet finner du forhåndsdefinerte nøkler med betegnelsene "opsjonstast" og "kommandotast" (f.eks. CTRL) samt et inntastingsfelt for en annen nøkkel du ønsker. Senere trykker du på alle de viste makrotastene samtidig, og gir kommandoen for å bruke makroen.
- Du kan også velge i hvilket Excel-område makroen din skal være tilgjengelig. Hvis du bare trenger det i arbeidsboken du registrerer det i, klikker du på Denne arbeidsboken. Hvis du vil ha tilgang til den hver gang du bruker Excel, velg "Personlig makroarbeidsbok" .
- I et hvitt felt har du også muligheten til å legge inn en kort beskrivelse av makroen. Dette kan være nyttig hvis du ikke bruker Excel så ofte og vil se hvilke makroer du allerede har laget og hva de brukes til.
- Klikk nå "Ok" . Makroen din vil da starte opptaket.
- Utfør nå akkurat de arbeidstrinnene som makroen senere skal ta over for deg.
- Når du har fullført alle arbeidstrinnene, klikker du ganske enkelt på "Stopp opptak" -funksjonen på Makroer-fanen.
Når du har fulgt alle disse trinnene, vil makroen du programmerte være tilgjengelig i Excel. Nå kan du bruke kommandoen når som helst ved å trykke på makrotastene og optimalisere arbeidstrinnene dine. For å gjøre dette trenger du bare makrotastene du har definert.
For viderekomne: Utvikler-fanen
Hvis du tar opp makroer ofte, er det lurt å integrere "Utviklerverktøy" -fanen i båndet. Du trenger ikke lenger å gå gjennom "Vis" -kortet, men kan få tilgang til makroopprettingen direkte. I Office 365 gjør du følgende:
- I Excel, vær oppmerksom på den grønne linjen helt øverst over fanene dine. I tillegg til symbolene for å lagre eller sende filen på e-post, vil du også se tre prikker. (I andre versjoner av Office kan ikonet også se ut som en strek med en nedoverpil). Klikk på den lille knappen.
- Nå åpnes et grått vindu, der du velger tekstfeltet "Flere kommandoer" nederst.
- I "Flere kommandoer" -vinduet som nå vises, har du muligheten til å velge mellom "Bånd (tilpass)" og "Hurtigtilgangsverktøylinje" . Her klikker du på kolonnen "Bånd (tilpass)" .
- På høyre side vil du nå se betegnelsene til forskjellige faner. Noen av dem er merket med en blå hake - det er disse som vises for deg i Excel. Se nå etter "Utviklerverktøy" nederst på listen og sett en ny blå hake der.
- Klikk nå på "OK" -knappen nederst til høyre for å lagre endringene dine.
Etter å ha fulgt disse trinnene, kan du nå finne utviklerverktøy for Excel i hovedfanene dine. Prosessen i Word eller andre Office-programmer fungerer på samme måte. Med et klikk på fanen vil du nå se alternativene som kreves for å lage makroer: "Record macro" .
Hvordan lager du en makro i Word?
Hvis du vil programmere en makro i andre Office-programmer, som Microsoft Word, LibreOffice eller OpenOffice, kan du gjøre dette på lignende måte som Microsoft Excel. Dette blir tydelig ved å bruke eksemplet med Word:
- Orienter deg innenfor båndet og velg "Vis" -fanen.
- Der finner du "Makroer" helt til høyre. Med ett klikk kan du nå velge mellom "Vis makroer" eller "Ta opp makroer" .
- Ved å klikke på "Ta opp makroer" åpnes et vindu. Skriv inn makronavnet, tastekombinasjonen og en kort beskrivelse der.
- Start opptak av makroen ved å klikke på "Ok" .
- Ved å velge "Stopp opptak" vil du stoppe programmeringen av makroen og du kan nå bruke den i Microsoft Word.
I de andre Microsoft Office-applikasjonene kan de enkelte visningene avvike litt, men prosessen er stort sett den samme. Dette lar deg enkelt lage makroer uten å bruke VBA eller noe annet programmeringsspråk.
Hvordan redigere makroer med Visual Basics?
Hvis du har tatt opp en makro og bruker den flere ganger, er du kanskje ikke helt fornøyd. Kanskje du vil legge til et trinn eller endre noen kommandoer.I et slikt tilfelle er det mulig å redigere makroen igjen etterpå. Dette er imidlertid litt mer komplekst enn å lage en makro, fordi du trenger programmeringsspråket Visual Basics (VB) for dette.
I Excel kan du få en smak av VB ved å klikke Makroer i Utvikler-fanen (vist ovenfor), velge riktig makronavn og deretter klikke Rediger. Nå åpnes "Visual Basics Editor" . I denne ser du kommandoene og arbeidstrinnene som du har registrert som en makro i programmeringsspråket, det vil si som kode. Hvis man forstår litt engelsk, er det ganske raskt mulig å forstå VB-tekstene og eventuelt slette eller bytte dem. Men hvis du ikke har noen kunnskap her, kan du ganske enkelt ta opp makroen på nytt på den kjente måten.
Konklusjon: Lage makroer – ikke noe problem med Microsoft Office
Hvis du jobber mye med Microsoft Office-programmer, kan du forenkle mye med de store kommandoene. Når alle arbeidstrinnene er samlet, kan de utføres på kort tid når en bestemt tastekombinasjon trykkes.
Spesielt praktisk: Alle Microsoft Office-brukere kan ta opp makroene selv. Dette gjør det mulig å individuelt bestemme hvilke arbeidstrinn som skal kjøres automatisk for hvilken bruker. Dette sparer deg ikke bare for mye tid, men også unødvendig arbeidsbelastning.
