Slik setter du inn en innholdsfortegnelse i Word

Slik holder du oversikt i Word -dokumenter

Ulike funksjoner kan brukes i Microsoft Word for å strukturere tekster så tydelig som mulig. Overskrifter og sammenhengende seksjoner gjør det lettere for leserne å forstå informasjonen. Microsoft Office-programmet tilbyr stiler som fremhever overskrifter, underoverskrifter og brødtekst annerledes. Du kan bruke dette til å lage en innholdsfortegnelse. Men hvordan fungerer det å sette inn en katalog i Word, og hvordan gjør du en linje til en overskrift med bare ett museklikk?

Innholdsfortegnelser i Word: Hold styr på ting

I begynnelsen av en lang tekst kan en innholdsfortegnelse være svært nyttig: Leseren får et førsteinntrykk av filen, tilpasser seg innholdet i dokumentet og forberedes for de enkelte seksjonene. Hvilke temaer tar teksten for seg? Hvor langt er dokumentet totalt? Ved å bruke sidetallene som kan leses i innholdsfortegnelsen, kan du også estimere hvor lange de respektive seksjonene under overskriftene er. Alle som ønsker det som leser, kan derfor starte direkte på den foretrukne tekstdelen.

Følg disse trinnene for å sette inn en innholdsfortegnelse i Word -dokumentet:

1. Åpne "Referanser" -fanen på menybåndet i Word -filen.

2. I venstre område finner du feltet "Innholdsfortegnelse". Klikk på denne for å definere ytterligere innstillinger i et nytt vindu.

   

3. Velg innholdsfortegnelsen du foretrekker med museknappen, eller lag en brukerdefinert mal.

   

4. I det tilsvarende dialogvinduet kan du også angi hvilke fylletegn du vil bruke i innholdsfortegnelsen (prikker, bindestreker, faner, etc.).

5. Du kan også oppdatere en katalog som allerede er opprettet under "Innholdsfortegnelse" -området så snart du har gjort endringer i teksten.

   

Hvis du bruker de forhåndsformaterte Word-malene fra Microsoft Word for overskriftene dine, bruker programmet nivåene på overskriftene til å opprette katalogen. Hvis du har lagt inn titlene på kapitlene uformaterte, kan du også lage innholdsfortegnelsen manuelt. Du finner også en tilsvarende funksjon i knappen "Innholdsfortegnelse".

Automatisk oppdatering av innholdsfortegnelse i Word: Slik fungerer det

Du kan enkelt lage og oppdatere automatiske innholdsfortegnelser med musen. Slik overfører du nye overskrifter eller endrede sidetall til strukturen:

1. Klikk på den automatiske innholdsfortegnelsen.

2. Over tittelen er feltet "Oppdater innholdsfortegnelse", som du kan gjenkjenne med et rødt utropstegn.

   

3. Et museklikk på den bringer deg til valget: "Bare oppdater sidetall" eller "Oppdater hele katalogen".

4. Velg og klikk "OK".

Hvis du har integrert nye overskrifter i teksten, bør du oppdatere hele katalogen. Dette er den eneste måten de nye overskriftene vil vises i ønsket formatering i strukturen din.

Mer struktur i tekstarbeid: fordeler med innholdsfortegnelsen

Avhengig av hvor mange kapitler, seksjoner og områder dokumentet inneholder, har du forskjellige krav til formateringen av tekstfilen. Hvis grafikk, tabeller eller bilder som er integrert av deg spiller en viktig rolle, kan det være lurt å tildele dem klart til kapitlene. Av denne grunn tilbyr Word muligheten til å inkludere kapitletall i figuretiketter.

Du kan også gi hvert kapittel sin egen innholdsfortegnelse. Innholdsfortegnelser i begynnelsen av hvert kapittel er spesielt nyttige for store filer, slik at leseren ikke mister oversikten over de komplekse nivåene i teksten.

En annen fordel med en innholdsfortegnelse er at den er enkel å bruke i Word: På samme måte som sitater, hyperkoblinger eller kildelister, kan katalogene også betjenes ved hjelp av integrerte feltfunksjoner. Hvis du klikker på det opprettede feltet, vises det i en grå nyanse. På denne måten vet du at du kan revidere det respektive innholdet og gjøre endringer. Makroer gir deg også muligheten til å gjøre visse oppføringer raskere, ettersom du kan lagre ofte brukte kommandoer som tastekombinasjoner for denne feltfunksjonen.

Hvis du klikker på det lille feltet øverst i innholdsfortegnelsen, kan du automatisk oppdatere overskrifter og sidetall i innholdsfortegnelsen. På denne måten vil disposisjonen tilpasse følgende punkter:

• Nye overskrifter blir lagt til
• Du kan oppdatere sidetall
• Nyopprettede nivåer blir automatisk integrert

Tips: Spesielt hvis du vil revidere teksten din, er det fornuftig å bruke en automatisk innholdsfortegnelse som oppdaterer seg selv med et klikk.

Spesielle funksjoner og tips - slik ser innholdsfortegnelsen din profesjonell ut

De allsidige funksjonene i Word lar deg også individuelt designe topptekst og bunntekst på dokumentet og sette inn oversettelser og gjeldende dato ved hjelp av feltfunksjoner. Når du er ferdig med å arbeide med teksten din, kan filen lagres som en PDF -fil eller konverteres til skjemaer.

Før du er ferdig med å lagre dokumentet, bør du imidlertid kontrollere om du har gjort noen korreksjoner eller om det fortsatt er feil i teksten. Bruk "Finn og erstatt" -funksjonen for å automatisk korrigere vanlige feil i ett trinn. Slik at du også kan oppdage feil i innholdsfortegnelsen, er det en god idé å konvertere tabellen til normal tekst. På denne måten vil du ikke distrahere oppsettet og skriften, og du vil se ordene i detalj.

Takket være innholdsfortegnelsen og den tilhørende nummereringen av de enkelte oppføringene, blir utvekslingen av tekstdeler raskere og mer effektiv. Hvis for eksempel arbeidet ditt innebærer å jobbe med spesifikke seksjoner sammen, kan du enkelt finne de relevante stillingene ved hjelp av referansene. Word gir deg maler som du kan bruke til å formatere din individuelle tekst. Enten velger du blant programmets forslag, eller du kan lage en tilpasset mal for dokumentet ditt.

Tips: Du kan også endre Word -stiler, for eksempel å endre skrift og farge. For å gjøre dette, klikk med venstre museknapp på formatmalen, f.eks. B. Overskrift 1. Velg "Endre". Du kan nå gjøre forskjellige tilpasninger i masken - fet skrift eller skriftstørrelser kan også angis som standard.

Konklusjon: Lag innholdsfortegnelser riktig i Word

Når du setter opp en side, er fokuset på flere aspekter: På den ene siden er skrifttype, størrelse og mellomrom blant faktorene som påvirker leseopplevelsen. På den annen side spiller også en tydelig tekststruktur en viktig rolle. Ikke bare tabeller og grafikk hjelper, men også nummerering av siden din og også den for å sette inn en innholdsfortegnelse.

Microsoft Word tilbyr brukerne en mal for overskrifter og innholdsfortegnelser. Du kan tilpasse og formatere standardinnstillingene via kategorien "Referanser". For eksempel kan du designe skriftstørrelser og utfyllende tegn som du ønsker.

Oppføringer i en katalog gjør det enkelt å finne steder i teksten eller lage referanser. Dette gjør at leserne bedre kan forstå kommentarer og innhold og tilordne dem til individuelle kapitler.

FAQ

Hvordan kan jeg sette inn innholdsfortegnelser i Word?

Bruk kategorien "Referanser" for å legge til både bibliografisk og innholdsfortegnelse i Word -dokumentet. Word gir deg muligheten til å designe disse katalogene som du ønsker. For eksempel kan du velge om du vil integrere prikker eller en hel linje som fylletegn mellom overskriftene og sidetallet i innholdsfortegnelsen.

Hvorfor er det fornuftig å bruke formatmaler i Word?

Hvis du bruker malene som Word tilbyr deg for de enkelte tekstmodulene, gjenkjenner programmet det respektive nivået til elementet umiddelbart. Word kan identifisere overskrifter som sådan hvis du merker den skrevne tittelen som "Format maler" -fanen. Hvis du deretter setter inn en automatisk innholdsfortegnelse, kan Office -programmet automatisk overføre alle overskrifter til omrisset i riktig nivå og med riktig nummerering.