Nyttig informasjon og vanlige spørsmål
Alle som jobber mye med Excel har sannsynligvis allerede opplevd at ubrukte tabeller og formler fremstår som stadig mer utilgjengelige etter hvert. Dette gjør det vanskelig å redigere innhold som ikke har vært tilgjengelig på lenge. Til syvende og sist er ditt eget minne om funksjonene du bygde selv ikke lenger sterkt nok. For utenforstående kan dette bli veldig komplisert. Av denne grunn kan det være verdt hvis dine egne tabeller er utstyrt med kommentarer og notater som i fremtiden forklarer hva det er.
Sett inn kommentarer i Excel
Nyttige tips fra brukeren til seg selv trenger imidlertid ikke skrives i de faktiske cellene i Excel -dokumentet. Det er en mye mer elegant løsning på dette: Et tekstfelt på høyere nivå kan opprettes som gir mulighet for en kommentar som bare er synlig på forespørsel.
Kopier kommentarer til andre celler
Hvis et notat som allerede er skrevet skal brukes mer enn én gang, trenger det ikke å opprettes på nytt. I stedet kan innholdet i en eksisterende celle overføres til ledig plass i en ny celle. Denne Excel -kommandoen kan settes inn raskt med noen få mus- og tastaturklikk.
Hvis du kopierer de samme kommentarene regelmessig, kan du gjøre det samme i stor skala.
Formater og uthev kommentarer i Excel
Som alle andre verdier kan du skrive inn kommentarer i utseendet i en Excel -tabell. Derfor kan ikke bare skriften og størrelsen på det respektive notatet justeres, men også valget av fargen som brukes. Disse mulighetene kan også brukes samtidig. Dette er spesielt nyttig når du vil at visse kommentarer skal skille seg ut mer enn andre.
Kombiner datoverdi og tekstkommentar i én celle
Takket være “&” -operatøren kan to separate oppføringer kobles sammen. Dette gjelder imidlertid ikke sammenslåing av datoer og tekstinnhold. Fordi dette vanligvis har den konsekvensen at uforståelige sekvenser av sifre gjengis. Dette problemet kan enkelt løses ved hjelp av en formel.
Slik viser du alle kommentarer i Excel for en oversikt
Slik kan du få en oversikt over alle kommentarene i en tabell:
I Excel 2003 klikker du på en av de synlige verktøylinjene med høyre museknapp. I hurtigmenyen som vises, påkaller du REVISION -kommandoen. På verktøylinjen som vises, finner du ikonet VIS ALLE KOMMENTARER. Hvis du klikker på knappen, vises alle kommentarene i tabellen. Klikk på knappen igjen for å skjule kommentarene.
I Excel 2007 eller nyere, kan du åpne kategorien ANMELDELSE på båndet for å bruke knappen. I KOMMENTARER -gruppen viser Excel VIS ALLE KOMMENTARER -knappen.
Vis alltid kommentarer i Excel
Som standard vises personlige notater bare i Excel -dokumentet hvis de er aktivert med museknappen. Denne grunninnstillingen er imidlertid ikke et must. En kommando kan brukes til å angi at en kommentar skal vises permanent.
Hvordan skjule kommentarer helt i Excel -lister
Hvis du vil beholde kommentarene i arbeidsboken din uten at Excel viser kommentarene, gjør du følgende:
- I Excel til og med versjon 2003 kaller du kommandoen VERKTØY - OPTIONS. I Excel 2007 klikker du på Office -knappen øverst til venstre og deretter på EXCEL OPTIONS -knappen. I Excel 2010 går du til FIL -menyen og klikker på EXCEL OPTIONS.
- I dialogboksen som vises, bytter du til fanen VIS (Excel 2007/2010: AVANSERT).
- Aktiver alternativet INGEN KOMMENTARER OG INDIKATORER.
Etter å ha bekreftet med OK -knappen, vises ikke kommentarene lenger i regnearket. Selv om du klikker på en celle med en kommentar, kan kommentaren ikke lenger sees.
Kommentarene blir bare synlige igjen hvis du slår av Excel -alternativet INGEN KOMMENTARER OG INDIKATORER igjen.
I stedet for å skjule alle kommentarene, kan du ganske enkelt gjemme dem i formlene. Bare autoriserte personer har tilgang til kommentarene dine.
Skjul kommentarer i en formel
Hvis du skjuler kommentarene dine i Excel -formler og beskytter tabellen, vil bare autoriserte personer ha tilgang til den. Gjør følgende for å gjøre dette:
For å legge til en kommentar til en formel, bruk funksjonen N. Dette er faktisk bare nødvendig av kompatibilitetshensyn med andre programmer, men har den fine bivirkningen at den alltid returnerer verdien 0 for tekst.
Så hvis du legger til kommentaren din som et argument for funksjonen N i den faktiske formelen, endres ingenting i resultatet. Kommentaren er da synlig i redigeringslinjen.
Følgende formel legger til celler A1 til A15 og inneholder teksten "Kommentar":
= SUMME (A1: A15) + N ("Kommentar")
Følgende figur viser bruken av denne formelen i en eksempeltabell:
Hvis resultatet av en formel er tekst og ikke et tall, fungerer ikke en kommentar med N -funksjonen. Deretter kan du bruke en av tekstfunksjonene - for eksempel HØYRE.
Resultatet av følgende formel er teksten "OK" eller en tom celle og er utstyrt med teksten "Kommentar":
= HVIS (D1> 500; "OK"; "") & HØYRE ("Kommentar"; 0)
Følgende figur viser bruken av denne formelen i en eksempeltabell:
Du må nå skjule formelen i alle cellene som inneholder en kommentar i formelen. For å gjøre dette, velg kommandoen "Celler" i "Format" -menyen. Aktiver kategorien "Beskyttelse" i dialogboksen som vises. Klikk deretter på alternativene "Låst" og "Skjult". Bekreft dette med "OK".
Hvis du nå beskytter arket, er formlene ikke lenger synlige. For å gjøre dette, ring kommandoen "Beskyttelse" i "Verktøy" -menyen og "Beskytt ark" -kommandoen i undermenyen. I dialogboksen som vises, velg alternativene du ønsker og bekreft med "OK".
Fordelene med kommentarer
Kommentarer gir Excel -brukere et praktisk alternativ til å skrive notater og kommentarer i arbeidet sitt, som senere kan forklare seg selv og andre brukere hvordan en tabell faktisk er strukturert og hva som fortsatt må gjøres. Programmet er ekstremt brukervennlig, og derfor kan alle preferanser tas i betraktning når du skriver en kommentar. Takket være disse tipsene og triksene vil dette ikke lenger være et problem for deg.
Ofte stilte spørsmål om Excel -kommentarer
Hvordan fjernes formatering fra kommentarer?
Endringer i en Excel -kommentar kan når som helst tilbakestilles. Alternativet du trenger for dette er plassert på båndet på "Hjem" -fanen. Under "Stiler" finner du knappen for "Betinget formatering". Ved å klikke på dette åpnes et nytt vindu for "Slett regler". Nedenfor kan du angi om du vil tilbakestille formateringen av en valgt kommentar eller alle kommentarene. Bekreft valget ditt med et klikk med museknappen.
Hvordan slettes kommentarer igjen?
Kommentarer kan like gjerne opprettes og slettes i et regneark i Excel. For å gjøre dette, klikk på den kommenterte cellen med høyre museknapp. Det nye alternativet "Slett kommentar" vises deretter under det allerede kjente alternativet for "Sett inn kommentar". Hvis du klikker på denne knappen, fjernes kommentaren.
Hvordan kan jeg slette alle kommentarene samtidig?
Velg først området som skal slettes. Hele innholdet i regnearket kan velges med tastekombinasjonen Ctrl + A. Ytterligere ark kan velges på dette tidspunktet, noe som til slutt fjerner eventuelle kommentarer fra hele arbeidsboken.
Åpne deretter kategorien "Hjem", hvor du finner en annen knapp for "Rediger". Det er muligheten til å "slette". Med et klikk på området, vises alternativet for å "slette kommentarer". Siden du allerede har definert området som skal slettes, fjernes hver berørte kommentar etter bekreftelse med museknappen.
