Hvis du bruker Excel 2007 eller nyere, er det veldig enkelt å lagre en tabell som en PDF -fil. I tillegg til mange andre filformater tilbys PDF der som et lagringsformat. Gjør følgende for å gjøre dette:
Åpne "Fil" -menyen (Excel 2010) eller "Lagre som" -kommandoen ved hjelp av Office -knappen (Excel 2007). I den følgende dialogboksen åpner du listen "Filtype". Velg "PDF (* .pdf)" -formatet fra listen over tilgjengelige filformater med et klikk med musen. Følgende figur viser hvordan dialogboksen ser ut:
Skriv inn et filnavn for PDF -dokumentet i denne dialogboksen. Navnet på Excel -tabellen er gitt, men du kan også velge en annen.
Excel tilbyr deg to optimaliseringsalternativer for lagring som en PDF -fil. Alternativene lar deg optimalisere filen til enten "Standard (online publikasjoner og utskrift)" eller "Minimumsstørrelse (online publikasjoner)". Velg alternativet du ønsker.
Hvis du bare vil lagre deler av arbeidsboken som en PDF -fil når du lagrer, klikker du på "Alternativer". Deretter kan du bruke blokken "Publiser hva" til å velge "(det valgte celleområdet)", "Aktive ark (er)", "Hele arbeidsboken" eller "Tabellen" (gjelder bare hvis du bruker markøren i et område formatert som en tabell) kan lagres som PDF.
Hvis du merker av for "Ignorer utskriftsområder", ignoreres alle utskriftsområder du har opprettet i Excel når PDF -filen opprettes.
Intern informasjon fra Excel -filen som forfatter, lagringsdato og kommentarer bør ikke lagres i PDF -filen hvis denne filen også brukes utenfor selskapet. Deaktiver derfor avmerkingsboksen "Dokumentegenskaper" i området "Inkluder ikke-utskrivbar informasjon" i dialogboksen "Alternativer".
Når du har gjort alle innstillingene, klikker du "OK" i dialogboksen. Excel oppretter deretter PDF -filen og lagrer den på det valgte lagringsstedet.
