Slik sender du PowerPoint -presentasjoner profesjonelt

Send presentasjoner på kort tid

Å bygge en presentasjon logisk og profesjonalisere lysbildene med tekster, grafikk, animasjoner og videoer er det viktigste målet i PowerPoint for presentatører. En presentasjon skal berøre, informere og formidle innhold med kompetanse. Samtidig er forestillingen om en presentasjon bare verdifull hvis lysbildene kan sees av mottakeren på den måten de ble opprettet på.

Dette er lett mulig når du presenterer foran et publikum eller via en videoplattform som Skype eller Zoom. Kolleger, forretningspartnere eller venner sitter direkte i presentasjonsrommet eller i det virtuelle konferanserommet. I dette tilfellet er det mulig å samhandle og tolke ansiktsuttrykkene til publikum uten anstrengelse.

Situasjonen er en annen når den designede presentasjonen skal sendes. Her kan ikke skaperen eller programlederen sikre at all informasjon på lysbildene blir forstått. Av denne grunn er innholdet avgjørende. For å generere oppmerksomhet er det viktig å målrette publikum og mottakere målrettet og for eksempel sikre interaksjon med ytterligere hyperkoblinger. I tillegg kan det oppstå kompatibilitetsproblemer til tross for verdifullt innhold. Disse er blant annet knyttet til at avsender og mottaker bruker forskjellige PowerPoint -versjoner eller bruker et annet program for presentasjoner, for eksempel Apples Keynote.

Desto viktigere er det at når du sender PowerPoint -presentasjonen eller individuelle lysbilder, må du passe på at lysbildene er leselige og tiltrekker seg oppmerksomhet. Når du sender eller sender presentasjonen, tilbyr PowerPoint et bredt spekter av utprøvde funksjoner som hver mottaker, uansett teknisk utstyr, kan forstå og forstå den viktigste informasjonen i PowerPoint -presentasjonen. Alternativet i PowerPoint for å sjekke en presentasjon for mulige kompatibilitetsproblemer før du sender den er også praktisk. Hvis du mottar varsel om kompatibilitetsproblemer, kan disse elimineres før forsendelse.

Videoopplæring: Hvordan lagre, eksportere og sende PowerPoint -presentasjoner

Hvordan og i hvilket format kan PowerPoint -presentasjoner sendes som vedlegg

Den enkleste og vanligste måten å sende en presentasjon som er laget med kompetanse, er å legge den til en e -post. Mange av milliarder av e -poster som sendes hver dag inneholder presentasjonsfiler i en rekke formater. PowerPoint tilbyr følgende filformater for konvertering:

Filformater	bruk
pptx	Standardformat i PowerPoint for lagring av presentasjoner.
pptm	Standardformat i PowerPoint for lagring av presentasjoner med makroer.
ppt	Tidligere standardformat i PowerPoint i versjoner 97-2003. Dette er fortsatt et vanlig filformat, ettersom mange selskaper og privatpersoner fortsatt bruker eldre versjoner av PowerPoint.
xps	XPS -filer er i filformatet XML Paper Specification. Det er et filformat som ligner på PDF (Portable Document Format) og ble utviklet av Microsoft. Dette kan åpnes direkte i Microsoft Edge eller i Internet Explorer.
potx, potm, pot	Oppretter PowerPoint -malfiler i riktig format.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Lagrer presentasjonen i individuelle bilder, avhengig av valgt filformat. Disse grafikkene kan vises statisk med bildebehandlingsprogramvare.
pdf	Lagrer filen i det velkjente og verdensomspennende PDF-filformatet. Presentasjonen lagres statisk, lysbildeoverganger eller animerte GIF.webp -er vises ikke animert. Den kan åpnes fra hvilken som helst enhet.
odp	Hvis du lagrer PowerPoint-presentasjonen som en ODP-fil, lagres den i en åpen kildekode-standard. "OASIS Open Document Format for Office Applications" kan leses av gratis kontorprogramvare som Open Office eller LibreOffice.

I tillegg til de nevnte filformatene, tilbyr PowerPoint andre spesifikke filformater der en lysbildefremvisning kan lagres.

Eksperttips:

Hvis du lagrer presentasjonen i en fil med utvidelsen ppsx, blir filen lagret i Open XML -format. Å sende en fil med utvidelsen ppsx er det beste alternativet hvis du ikke kjenner mottakerens tekniske krav. Etter at han har sendt filen, kan han enten åpne filen med en PowerPoint -versjon 2007 eller nyere eller med PowerPoint -visningsprogrammet.

Tips:

Hvis presentasjonsfilen din er veldig stor, for eksempel som en PDF, kan du finne fettene i presentasjonen din med bare noen få klikk. Som et resultat kan du redusere størrelsen på bilder som tar mye minne og gjør filen mindre.

Lagre en lysbildefremvisning i et alternativt filformat i 5 trinn

Det er mulig å lagre en lysbildefremvisning opprettet i Microsoft PowerPoint i et annet format med bare noen få klikk. Følgende 5 punkter er viktige for dette:

1. Naviger til "Fil> Lagre som."

2. Velg hvor du vil lagre filen. I PowerPoint har du for eksempel muligheten til å lagre filen på skrivebordet, hos en skyleverandør som OneDrive eller i mappen for personlige dokumenter.

3. Hvis ønsket lagringsplass ikke er oppført, navigerer du til menyen "Bla gjennom".

4. En dialogboks åpnes der du kan angi både lagringssted og filformat. Du kan endre filformatet ved å velge valgfeltet "Filtype". For eksempel kan du lagre presentasjonen i pdf -filformatet i stedet for standard pptx -format.

   

5. I det siste trinnet, lagre filen ved å klikke på "Lagre" -knappen. Hvis du vil sende filen som et e-postvedlegg, har du forskjellige alternativer:

   • Skriv en e -post i Microsoft Outlook og legg ved presentasjonen som en fil.
   • Høyreklikk på den lagrede lysbildefremvisningen og velg menypunktet "Send til".
   

• Flytt filen til en skystasjon, for eksempel den delte Dropboxen til en forretningspartner, eller bruk Wetransfer til å sende store filer i gigabyte -området.

Eksporter presentasjoner direkte fra PowerPoint - ikke noe problem!

I tillegg til det klassiske alternativet å lagre en presentasjon du har opprettet på skrivebordet eller et annet lagringssted, og deretter sende den, tilbyr PowerPoint også muligheten til å eksportere lysbildefremvisninger i forskjellige formater direkte fra programmet. Noen av filene blir midlertidig lagret eller sendt direkte, for eksempel med alternativet: "Send til Microsoft Stream". For å starte en eksport, naviger:

1. Gå til menypunktet "Fil> Eksporter".

2. I eksportmenyen har du forskjellige alternativer for filformatet der du vil eksportere presentasjonen:

Du kan velge mellom følgende alternativer:

PDF / XPS filformat

Eksporteres til en PDF- eller XPS -fil som ikke kan endres og som beholder formatering, skrifttype og PowerPoint -layout som et bilde.

Lag video

Under "Lag video" kan du trekke ut en videofil fra lysbildefremvisningen. I dialogboksen kan du velge om innspilte tidssekvenser og kommentarer skal brukes og kvaliteten på filen som skal lagres. Samtidig får du muligheten til å komprimere videofiler. En videofil har fordelen at den også kan spilles av folk som ikke har tilgang til PowerPoint, en PPTX -visning eller annen presentasjonsprogramvare fordi de ikke har administratorrettigheter.

Lag en animert GIF.webp	En animert GIF.webp er en funksjon der flere individuelle bilder av en grafisk fil lagres i en definert rekkefølge. I likhet med en video opprettes bevegelige bilder. På denne måten kan individuelle presentasjonsglass presenteres på en interessant og livlig måte.
Pakke lysbildefremvisning for CD	Oppretter en pakke der lysbilder og innebygde elementer lagres som en enhet som på en DVD og spilles av på hvilken som helst enhet.
Lag utdelinger	Du kan bruke denne funksjonen til å sende individuelle lysbilder eller hele presentasjonen til Microsoft Word. Der kan du videre behandle tekstene og notatene.
Endre filtype	Enkel måte å endre en eksisterende filtype, f.eks. Presentasjonen i pptx -format til ppt -format.
Publiser til Microsoft Stream	Microsoft Stream er en betalt streamingportal som gjør det mulig å gjøre presentasjoner eller videoer tilgjengelig for en stor gruppe mennesker. Microsoft Stream er ideelt, for eksempel for firmapresentasjoner eller firmaarrangementer, og kan lett nås av inviterte deltakere via nettleseren.

Del presentasjoner - et annet alternativ for å lagre og sende

Ved siden av:

• Lagre en lysbildefremvisning klassisk også i forskjellige filformater
• Eksporterer fra Microsoft PowerPoint

PowerPoint -brukere kan også dele en presentasjon.

For å gjøre dette, naviger til "Del" under "Fil". Et nytt vindu åpnes der du har muligheten til å lagre presentasjonen på en valgfri OneDrive -stasjon eller sende den som en PDF eller lysbildefremvisning via e -post.

Alternativt kan en presentasjon sendes eller lagres eksternt via menyelementet "Slipp". Mottakere mottar filen enten som en kopi på e -post eller praktisk via en skylagringstjeneste.

Konklusjon: Bruk forskjellige alternativer for å sende PowerPoint -presentasjonen

Som et profesjonelt presentasjonsprogram forventes Microsoft PowerPoint å kunne gjøre skjermpresentasjoner interessante og livlige takket være alternativene og funksjonene den inneholder. I tillegg til innholdet, er det viktig at hver presentasjon kan sees av mottakeren på samme måte som den var strukturert. Dette er ikke alltid mulig uten problemer, siden hver bruker har forskjellige tekniske krav.

Av denne grunn har PowerPoint muligheten til å lagre og sende lysbildefremvisninger i forskjellige filformater. I tillegg kan presentasjoner eksporteres eller deles på en rekke måter. Med disse eksport- og lagringsalternativene er det mulig for presentasjoner å fremstå som profesjonelle og informative til enhver tid, bortsett fra mottakerens tekniske utstyr.