Slik presenterer du data tydelig
Den gratis programvarepakken LibreOffice inneholder mange applikasjoner som er egnet for daglige kontoroppgaver. Dette inkluderer også Base -databasesystemet, som er inkludert som standard i LibreOffice -installasjonen. På grunn av den vanlige opprinnelsen ligner strukturen på programmet den grunnleggende versjonen av OpenOffice. Det er derfor denne programvaren også er designet for å dekke behovene til et bredt spekter av brukere som regelmessig oppretter og administrerer datasett.
Funksjoner i LibreOffice Base
Hovedoppgavene til Base inkluderer
- opprettelse av databaser (databasetabell)
- opprettelse av tabeller
- Skjemaer og deres forespørsel.
Du kan også gjøre andre ting for å tilpasse bruken av Base og gjøre den mer praktisk.
Kompatibiliteten til Base
En stor fordel med LibreOffice er at applikasjonene i programvarepakken er koordinert med hverandre. Denne tilkoblingen er spesielt nyttig når du bruker Base og Calc, det interne regnearkprogrammet. Tabeller kan kopieres fra den ene applikasjonen til den andre etter ønske.
En annen fordel med Base er dens betydelige kompatibilitet med andre databasesystemer. Interaksjon med følgende programmer er mulig:
- MySQL / MariaDB
- Adabas D.
- MS Access
- og PostgreSQL
Takket være støtten til JDBC- og ODBC -standarddrivere kan det også opprettes tilkoblinger til nesten alle andre databaser.
Lag databaser og tabeller
For å opprette en innledende database eller databasetabell, åpner du først LibreOffice og velger Base ved å dobbeltklikke på det tilhørende ikonet. Deretter bestemmer du en bane du vil lagre den fortsatt tomme dataposten via.
Du får nå tilgang til Base -brukergrensesnittet, der du finner fanen for "Tabeller" til venstre. Ved å klikke på dette åpnes et nytt vindu hvorfra et nytt "bord" kan settes inn. Det tomme utkastet inneholder kolonner for navn, type og beskrivelse. Navnet på en oppføring tilsvarer en senere tabelloverskrift og kan velges fritt. Der kan du for eksempel angi tall, for- og etternavn, steder osv.
Typen definerer den tilhørende inndatatypen for det forrige datafeltet. For eksempel er "Heltall" -felt nummerert fortløpende, mens "Tekst" -felt tillater en kombinasjon av bokstaver og tall som inndata. I det siste beskrivelsesfeltet kan ytterligere informasjon om den individuelle driften av tabellen settes inn.
Etter at du har fullført, navngitt og lagret tabellen, vises den under "Tabeller" -fanen, og databasefilen kan fylles med informasjon.
Forespørsler i LibreOffice Base
Spørringer brukes til å søke etter og administrere databaser, og finnes i samme menylinje som tabeller. Når du oppretter en spørring der, vil Base først spørre deg hvilken kilde du vil starte fra. Her kan du velge mellom tidligere opprettede tabeller, som du kan administrere fra nå av. Klikk derfor på tabellen du ønsker.
Velg deretter alle overskriftene i tabellen som er viktige for søkeprosessen.
I det neste trinnet kan du deretter definere kriterier på grunnlag av hvilke spørringen skal stilles. For eksempel, hvis du har valgt en tabelloverskrift for navn, vil du etter å ha skrevet "John Doe" som et kriterium se all annen relevant informasjon som er relatert til denne dataregistreringen. På denne måten kan du bruke individuelle data til å finne ut annen informasjon.
Spørringsprinsippet er basert på kommandoer som utføres på databasespråket SQL. Funksjonaliteten gjemt bak den blir synlig når du slår av “designvisningen” i den øverste linjen. Det vises et tekstfelt der du kan se den nåværende SQL -kommandoen og om nødvendig redigere den manuelt. Funksjonaliteten her er den samme som i den mer brukervennlige designvisningen.
Lag skjemaer
Du trenger ikke nødvendigvis å samle informasjonen din i typiske databaser. I stedet kan du også bruke tydeligere skjemaer, som kalles det fordi de er strukturert som konvensjonelle former i papirform. Alternativet for dette finner du til venstre i "Skjemaer" -menyfeltet og finner du ved å klikke på "Opprett et skjema ved hjelp av veiviseren". Du vil da ha flere typer skjemaer å velge mellom, hver med forskjellige felt. For eksempel vil et skjema for "mennesker" be om annet innhold enn et for "dyrekretsen". Til slutt bestemmer du oppsettet og bestemmer om skjemaet ditt bare skal være utformet for inndata eller i stedet også for utmatning og behandling av data.
Eventuelt kan du tilpasse skjemaet ytterligere ved først å velge menyfeltet for skjemaer og deretter høyreklikke på ønsket fil. Deretter velger du alternativet "rediger", hvoretter du kan utføre typiske funksjoner for Office -applikasjoner. Dette inkluderer å endre skrift, sette inn bilder eller flytte inndatafelt.
Forholdet mellom tabellene
Tabeller kan ikke bare redigeres individuelt, men også kobles til andre tabeller. Dette er spesielt nyttig når informasjon i en tabell skal samhandle med informasjon fra en annen. Dette er for eksempel tilfellet når tabeller krever oppføring av en persons sivilstatus. Ofte er det bare sifre å velge mellom, hvis betydning er lagret i en annen tabell (1 = singel, 2 = gif.webpt, etc.). Opprettelsen av flere tabeller brukes i slike tilfeller for å gjøre allerede omfattende tabeller tydeligere. Dette forenkler også behandlingen av eksisterende datasett.
Lag en ekstra tabell
Alternativet for dette er skjult under kategorien "Tillegg", som vises så snart du aktiverer menypunktet "Tabeller". Klikk deretter på "Relasjoner", som åpner et utvalg av alle dine eksisterende tabeller. For det valgte eksemplet betyr dette at tabellene for personopplysningene og for sivilstatus må legges til. Begge tabellene vises nå side om side i et nytt vindu der feltene er oppført. Hvis du klikker på et felt fra den første tabellen med musen, kan du dra det inn i et felt i den andre tabellen og dermed koble det til det. Hvis du nå angir en “1” som sivilstatus for en person, blir informasjonen “singel” automatisk notert i bakgrunnen.
Vis tydelig data med LibreOffice Base
Databasesystemet Base fra LibreOffice er ideelt for å utføre hverdagslige kontoraktiviteter. Ved hjelp av tabeller og skjemaer kan viktig informasjon tydelig samles inn, behandles og sendes ut. Hvis du vil søke etter informasjon igjen, kan dette også gjøres raskt og enkelt takket være spørringsfunksjonen.
Rekkefølgen på datapostene kan også økes ved å føre informasjon i separate tabeller. Dette påvirker ikke funksjonaliteten, ettersom alle tabeller og felt kan ha nettverk med hverandre. I tillegg kan Base også kobles til andre databasesystemer. Denne kompatibiliteten gir en høy grad av fleksibilitet, ettersom data fra Microsoft Office og Co. også kan brukes.
FAQ
Kan jeg kjøre makroer i Base?
Som alle programmer fra LibreOffice -programvarepakken, kan makroer også brukes i Base. Disse fungerer imidlertid annerledes enn vanlig for så vidt de ikke representerer egne handlinger, men snarere reaksjoner. Dette betyr at visse makroer også kjøres etter at du har startet et første arbeidstrinn.
Hvordan kan jeg skrive ut tabeller i Base?
Oppføringer fra databaser er vanligvis ikke beregnet på uttrykk. Imidlertid kan denne hindringen omgås med et triks. For å gjøre dette, kopier innholdet i tabellen og lim den inn i LibreOffice Calc. Der kan du deretter bruke utskriftsfunksjonen som vanlig.
Det er flere artikler om LibreOffice Base her:
-
Slik oppretter du en LibreOffice -database
-
Hvordan konvertere et regneark til en database
-
Lag et dataregistreringsskjema
