E -postvedlegg - du trenger å vite disse tipsene

Slik sender du filer som vedlegg via e -post

Åpne vedlegget til en e -post - slik fungerer det

Du kan fortelle at en e -post inneholder et vedlegg ved binderset i overskriften. I Microsoft Outlook vises binders -grafikken rett foran navnet. Ved å dobbeltklikke på e-posten kan du se de vedlagte filene i det øvre området. Disse kan åpnes med et dobbeltklikk. Det er også mulig å forhåndsvise filen i Microsoft Outlook og i andre vanlige e-postprogrammer. Alternativt kan vedlegget lagres på harddisken før visning.

For å kunne åpne vedlegget til en e -post, er det viktig å installere et program som kan vise den spesifikke filtypen til vedlegget. For eksempel, hvis du vil åpne en docx -fil, trenger du den nyeste versjonen av Microsoft Word eller et gratis program som Open Office eller LibreOffice. Hvis du åpner et vedlegg i en annen programvare, vil det uunngåelig oppstå formateringsfeil.

Vanlige filutvidelser	Originalt program	Alternativ programvare
Docx, dok	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (Open Document Format)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (åpent dokumentformat)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (Portable Data Format)	Adobe PDF Reader	Mange tekstbehandlere
EXE (kjørbar)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Videoprogrammer av alle slag
MP3	Musikkprogrammer av alle slag

Vedlegg i e-post-hvordan du skiller mellom ekte e-post og spam

Tenk deg å motta en e -post som visstnok kom fra ditt lokale energiselskap. Ved nærmere ettersyn inneholder den merkelige tegn og samtidig et vedlegg med en fil med filtypen GIF.webp (Graphics Interchange Format). Spørsmålet oppstår uunngåelig: Er posten en autorisert melding eller en spam -e -post med skadelig programvare?

Selv om e -posten ser rar ut på grunn av formateringen, er det sannsynligvis ikke spam. Grunnen til det merkelige utseendet er at postprogrammet ditt ikke mottok meldingen i riktig format. Av denne grunn vises e -posten feil og med uvanlige spesialtegn. Fenomenet med feil e -post fra pålitelige avsendere forekommer nå og da:

• Hvis avsenderens e -postprogram behandler dataene feil eller
• Ingen Windows -systemer brukes for sending.
• Det oppsto feil ved overføring av meldingen til postkassen din.

Uansett bør du objektivt sjekke e-post fra pålitelige avsendere. Hvis avsender, emne og kundenummer samsvarer med dine personlige data, bør e -posten ikke inneholde en trussel. Men hvis du oppdager ødelagte lenker eller uvanlige svaradresser, er det tryggere å kontakte avsenderen og diskutere problemet personlig.

Integrer vedlegg i e -post - dette er alternativene dine

Hvis du sender e-post til mottakere og du vil sende viktige filer, dokumenter eller et bilde, er dette enkelt å gjøre. Skriv først teksten i e-posten, skriv inn mottakerens e-postadresse i adressefeltet og sett inn et emne. Til slutt finner du menyelementene i Microsoft Outlook i menylinjen under "Sett inn":

• Legg til fil.
• Legg til element.

Begge menyelementene inneholder forskjellige funksjoner.

Under menypunktet "Legg ved fil" har du muligheten til å legge ved alle typer dokumenter som er på harddisken eller i skylagring. Hvis du vil integrere en kalenderoppføring eller ditt visittkort i Outlook i e-posten, kan du gjøre dette med oppføringen "Legg til element". Før du sender, må du kontrollere at du har valgt riktig fil. Med et klikk på "Send" mottar mottakeren e -postvedlegget i tillegg til e -postteksten.

I Thunderbird kan du sende et vedlegg på lignende måte. Mens menystrukturen er forskjellig fra strukturen i Microsoft Outlook, er vedleggsalternativene likeverdige. Du kan også velge et e -postvedlegg ved å bruke bindersymbolet til høyre. I neste trinn kan du sende e-posten med vedlegget.

Viktig:

Generelt skal e-post aldri sendes uten melding, selv om bare e-postvedlegget er viktig. Dette fremstår som uprofesjonelt og ikke veldig takknemlig for mottakeren. Samtidig kan en e -post uten melding eller emne klassifiseres som spam og midlertidig lagres i spam -mappen. På grunn av det beskyttende tiltaket kan posten med viktige vedlegg gå tapt.

Slik lagrer du et pålitelig vedlegg på harddisken

Hvis du mottar en e -post med et pålitelig e -postvedlegg, kan du enten åpne den umiddelbart i målprogrammet eller lagre den midlertidig på harddisken. Gjør følgende for å gjøre dette:

• I Microsoft Outlook klikker du på "pil ned" som er synlig til høyre for vedlegget. Et felt åpnes med flere alternativer. Velg alternativet "Lagre som" og bestem mappen som vedlegget skal lagres i. Andre viktige alternativer er å raskt skrive ut filen eller forhåndsvise den, slik at du kan se innholdet uten å åpne filen fysisk.
• Etter at du har lagret i din personlige mappestruktur, er vedlegget tilgjengelig for videre behandling.

Tips:

Hvis du ikke kan se, åpne eller lagre et vedlegg, kan dette skyldes feil innstillinger for databeskyttelse. Brukere av Windows 7 -operativsystemet bør spesielt sjekke innstillingene. Kunder som bruker en Telekom-e-postadresse under Windows 7 rapporterte at problemet oppsto etter at Telekom byttet tilgang til e-postserveren til en kryptert datatilkobling. I dette tilfellet forhindret innstillingen i Windows 7 Internett -alternativer lagring av krypterte filer.

Løsningen på å endre innstillingene for databeskyttelse ligger i Internett -alternativene i Internet Explorer. Dette ble erstattet i Windows 10 av Microsoft Edge -nettleseren.

Endre personverninnstillinger i Internet Explorer

1. I Internet Explorer klikker du på menyknappen (tannhjulet) og deretter på Internett -alternativer.

   

2. I det neste vinduet, bytt til kategorien "Avansert" og deaktiver alternativet "Ikke lagre krypterte sider på disk" i området Sikkerhet. Lukk vinduet ved å klikke "OK".

   

Som et resultat bør det være mulig å lagre e-postvedleggene dine uten problemer. Denne feilen bør ikke forekomme hos brukere av Windows 10 og Microsoft Edge.

Sender store vedlegg - du må ta hensyn til dette

Du kan bruke e-postvedlegg til å transportere filer med store datamengder. Leverandøren av e-postadressen din angir grensen for den tillatte størrelsen på en e-post eller et individuelt vedlagt dokument. I betalte e-postkontrakter kan 50 megabyte eller opptil 100 megabyte data sendes. Tilbydere av gratis e-postadresser begrenser størrelsen på vedlegg til 10, 20 eller 25 megabyte. Som regel er de angitte størrelsesordene tilstrekkelige til å:

• Tekstfiler,
• små videoer eller
• Musikkfiler

på denne måten fra postkasse til postkasse som postvedlegg.

I utgangspunktet bør e -post med vedlegg ikke bli for store. Dette skyldes hovedsakelig tekniske årsaker. Størrelsen på e-post er internasjonalt satt til maksimalt 5 MB. Dette er forståelig hvis det tas i betraktning at e-post blir delt opp av postprogrammet i pakker på 256 KB hver.

Ruteren, som er koblet mellom endeenheten og leverandøren, reduserer pakkene til en størrelse på mindre enn 1,5 KB. Dette betyr at et vedlegg med 10 MB består av mer enn 100 individuelle pakker. Disse sendes separat og settes sammen i riktig rekkefølge av mottakeren. E-poster med store mengder data i e-postvedlegget klassifiseres også av systemet som viruspost eller spam-post og flyttes til spam-mappen. For å unngå dette bør vedleggene til e-post vanligvis ikke være større enn 5 MB.

Det er også viktig at mottakeren også har mulighet til å motta større filer med sin konto. Hvis dette ikke er tilfelle, vil e -posten bli returnert med en feilmelding fra leverandøren som informerer deg om at sendegrensen er overskredet.

Det er flere alternative alternativer for å sende større filer og datavolumer:

• Send flere e -poster med vedlegg som ikke overskrider leverandørens grense.
• Lagre e -postvedleggene i en skylagringsenhet, for eksempel Dropbox eller OneDrive, og send bare lenken. Mottakeren kan deretter laste inn filen uavhengig.
• Komprimer filene. Programmer som WinZip eller WinRAR er ideelle for dette. Du konverterer et vedlegg til en ZIP-fil og kan redusere størrelsen med 50-80%.
• Lagre store filer med en filehoster som transfernow.net og la mottakeren hente dem. Mellom 4 og 20 gigabyte kan overføres her.

Merknad for Gmail -brukere:

Hvis filstørrelsen til et vedlegg overstiger 25 MB, blir dokumentene gjort tilgjengelig via Google Disk. De kan deretter kalles opp via tilgangen til Google Disk. Denne prosedyren garanterer at e-postvedlegg som overskrider den tillatte størrelsen også transporteres.

Krypter privat informasjon i vedlegg - dette er alternativene dine

Du kan kryptere sensitiv informasjon eller data profesjonelt med Microsoft Outlook. Før dataene dine effektivt kan krypteres, må du først søke om et tilsvarende krypteringssertifikat fra Microsoft Trust Center. Outlook -kryptering er strukturert kryptografisk. I praksis betyr dette at både avsender og mottaker trenger et digitalt sertifikat for å bruke krypteringsalternativet i Outlook. Et digitalt sertifikat kan være gratis eller betalt. Den kan forespørres fra sertifiseringsmyndighetene og må deretter sendes til mottakeren av den krypterte meldingen på forhånd. Ved hjelp av det digitale sertifikatet kan sistnevnte dekryptere både e-postvedlegget og innholdet i e-posten.

I tillegg til programvarebasert kryptering gjennom digital signering, kan dokumenter beskyttes med et passord. For eksempel, hvis du oppretter en Word -fil i Microsoft Word, har du muligheten til å beskytte den med et passord når som helst. Mottakeren trenger passordet for å lese den sendte filen. Du kan også bruke denne metoden for å beskytte en fil mot uautorisert tilgang. Du får tilgang til menyen i Microsoft Word under:

Fil> Informasjon> Beskytt dokument.