Excel: Referansefunksjon for spesifikk informasjon

Slik brukes Excel -funksjonen riktig

Har du en enorm mengde data og trenger du raskt informasjon om en bestemt verdi som er angitt i tabellen? På dette tidspunktet er det fornuftig å bruke Excel -referansefunksjonen. Dette er fordi den gjør at nødvendig informasjon kan bestemmes ved hjelp av et søkekriterium og celleområder der den nødvendige verdien skal søkes etter. Dette fungerer automatisk og gjør det mulig å be om informasjon raskt. Hvis du vil gjøre et mer målrettet søk, bør du bruke de forbedrede referansefunksjonene Vreference, Wreference eller XVreference. Excel tilbyr ytterligere alternativer for organisering og datahenting.

Hvordan Excel -referansefunksjonen brukes

Excel -referansefunksjonen er nyttig for å søke etter en verdi i en kolonne eller rad som er i samme posisjon i en annen rad eller kolonne. Referanse kan brukes på den ene siden i vektorversjonen og på den andre siden i matriseversjonen. Vektorversjonen brukes når en kolonne eller rad skal søkes etter et bestemt søkekriterium. I matriseversjonen kan flere søyler og rader eller hele regnearket søkes. Imidlertid er det de forbedrede referanse- og referansefunksjonene for dette formålet. Programmet aktiverer matriseversjonen bare av kompatibilitetshensyn med andre regnearkprogrammer.

Hvordan er Excel -referansefunksjonen strukturert i vektorversjonen?

Excel -referansefunksjonen består av tre argumenter og er strukturert som følger: Referanse (søkekriterium, søkevektor, [resultatvektor]).

• Søkekriterium er et nødvendig argument. Verdien som skal søkes etter er angitt her. Verdien kan være et tall, tekst, logisk verdi, navn eller en andre referansefunksjon.
• Søk vektor er det andre nødvendige argumentet for formelen. Kolonnen eller radområdet som søkeverdien skal søkes etter er spesifisert her. Dette kan også være tekst, tall eller sannhetsverdier.
• Resultatvektor: Firkantparentesene rundt det tredje argumentet, resultatvektoren, indikerer at dette argumentet er valgfritt. Et annet område kan spesifiseres på dette punktet, som må inneholde like mange elementer som det andre argumentet.

Søk i kolonner - eksempel

Du har en liste over artikkelnumre i kolonne A med tilhørende klesplagg i kolonne B. Du leter etter et bestemt artikkelnummer og vil finne ut hvilket plagg artikkelenummeret går med.

Velg en tom rad.

Sett inn formelen = referanse ("ART7492031"; A2: A6; B2: B6).

Funksjonen søker derfor etter artikkelnummeret i kolonne A og sender ut resultatet fra kolonne B, for eksempel "Totalt".

Formelsyntaksen for referanse i matriseversjonen har færre argumenter

I matrisefunksjonen består Excel -referansefunksjonen av en referanse (søkekriterium, matrise). Den inneholder ikke noen valgfrie argumenter, men heller to påkrevde.

• Søkekriterium er det første nødvendige argumentet og kan bestå av tall, tekst eller logiske verdier, et navn eller en annen referansefunksjon.
• matrise er en rekke celler som brukes til sammenligning. Tall, strenger eller logiske verdier finnes også her.

Som nevnt, anbefales det å bruke de andre Excel -referansefunksjonene Vreference og Wreference, ettersom de har bedre funksjonalitet. Du kan for eksempel angi et kolonnenummer eller en kolonneindeks som inneholder returverdien.

Søk i kolonner - vektorversjon: eksempel

Hvis den samme situasjonen antas i vektorversjonen som i eksemplet ovenfor, fortsett på samme måte.

Velg en tom rad.

Sett inn formelen = referanse ("ART7492031"; A2: B6).

Funksjonen søker derfor etter artikkelnummeret i kolonne A til kolonne B og sender ut det tilsvarende plagget ("samlet") som resultat.

Dette bør tas i betraktning når du bruker referansefunksjonen

Verdiene i Søk vektor begge versjonene må ordnes i stigende rekkefølge. Det betyr for eksempel tall -1, 0, 1, 2, 3, etc., for tekstverdier A, B, C, etc. og for sannhetsverdier Ikke korrekt etterfulgt av ekte. Teksten er små og små bokstaver. Hvis det ikke finnes noen verdi i henhold til søkekriteriet, tar Excel -referansefunksjonen en verdi Søk vektorsom kommer nærmest verdien i søkekriteriet. Hvis verdien av søkekriteriet er mindre enn verdien i søkeområdet, returnerer Excel feilverdien #NV.

Rask søk med disse tre Excel -referansefunksjonene

Brukere som ikke bruker Excel -lenkefunksjonen av kompatibilitetshensyn, bør bruke referanse, referanse eller den forbedrede versjonen XLOOKUP. De tillater et mer presist søk etter verdier ved å bruke for eksempel jokertegn.

Søk i kolonner eller tabeller etter referanse

Excel -referansefunksjonen VLOOKUP søker etter en verdi i rader ved hjelp av en matrise og en kolonneindeks. Det er her viktig at dataene er organisert på en slik måte at søkeverdien ligger like ved returverdien. Imidlertid kan verdier også tilordnes på en slik måte at de tilhører bestemte kategorier eller grupper. Denne prosedyren sparer tid ved evaluering av en tabell.

Vreference kan ikke bare søke gjennom hele tabeller, men kan også kombineres med andre funksjoner. For eksempel er det mulig å søke etter flere kriterier samtidig. Hvis du vil bruke Excel -referansefunksjonen for flere koblede regneark, kan du få feilmeldinger, men disse kan raskt løses ved hjelp av innstillingene. Feilverdien vil imidlertid være #NV vises, er det en applikasjonsfeil. Denne Excel -feilmeldingen kan fanges opp med andre formler.

Bruk referansen som en Excel -referansefunksjon og søk gjennom radene

I motsetning til VLOOKUP søker HLOOKUP horisontalt. Denne Excel -referansefunksjonen søker derfor kolonne for kolonne i en definert rad etter søkekriteriet i regnearket. HLOOKUP -funksjonen har følgende funksjoner:

• 3 obligatoriske argumenter (Søkekriterium; Matrise; Linjeindeks)
• 1 valgfritt argument (Area_reference)
• Spesifikt søk i en nivåtabell
• Bruk av jokertegn som søkekriterier

Søk i alle retninger muliggjør XVreference

Microsoft 365 har en forbedret Excel -referansefunksjon XLOOKUP, som kombinerer funksjonene til VLOOKUP og HLOOKUP. Med formelen kan du søke etter et søkekriterium i et regneark uavhengig av hvor resultatkolonnen befinner seg. Denne referansefunksjonen er litt mer komplisert med 6 argumenter, men den gir Excel -brukere et detaljert og dynamisk søk i alle retninger.

Oversikt over andre matriseformler for evaluering av en tabell

Er hensynet til store og små bokstaver for dataevalueringen relevant? En mer kompleks matriseformel som referansefunksjonene ikke kan utføre, kan hjelpe for denne saken. Excel -referansefunksjonene er ikke det eneste måten å søke informasjon om i kolonner eller rader som programmet har i sitt repertoar. For eksempel kan indeksfunksjonen sende ut verdier eller referanser fra celler. De nødvendige dataene kan leses ut ved å spesifisere en variabel posisjon i en celle eller ved hjelp av kolonne- og linjenumre. Med lenken til sammenligningsfunksjonen kan Excel -brukere også trekke ut verdier fra kryssene mellom linjer og kolonner. Celleområdene kan også brukes til å bestemme den siste oppføringen i en Excel -liste.

Andre Excel -funksjoner som kan hjelpe med organisering og evaluering av informasjon:

• Rad () er en Excel -funksjon som du kan bruke til å angi radnummer i regnearket. For eksempel kan du nummerere Excel -lister i trinn på to. Denne formelen kan til og med være innebygd i en annen formel og kan automatisk fortsette linjenummereringen så snart en tom celle mottar en ny verdi.
• Indirekte () hjelper deg med å dele og ordne flerlinjesdata i kolonner eller lese innhold via celleadresser.
• Address () er en annen matriseformel som du kan bruke til å bestemme celleadressen til en bestemt verdi. Ved å integrere andre funksjoner kan du utvide funksjonen og for eksempel bestemme plasseringen av det største tallet i en Excel -liste.
• I kombinasjon med andre formler kan Hyperlink () ikke bare sende ut den nøyaktige posisjonen til en verdi, men også lagre en kobling til posisjonen samtidig.

Excel -referansefunksjonen gjør det mulig å søke informasjon raskt

Om data skal bestemmes ut fra en bestemt kolonne, søkte rader eller en resultatverdi for den tilknyttede søkeverdien, skal refereres til, kan referansefunksjonene i Excel brukes på en rekke forskjellige måter. Brukere kan velge mellom Excel -referansefunksjonen, som er kompatibel med andre regnearkprogrammer, eller de mer omfattende funksjonene Vreference eller Wreference. For avanserte brukere er XVerweis egnet for et mer målrettet søk som kombinerer funksjonene til SVerweis og Wreweis. Andre Excel -funksjoner kan brukes til å organisere data, for eksempel automatisk nummerering av rader eller retur av cellens posisjon for en verdi.