I tillegg til de mange funksjonene i Excel, med hvilke profesjonelle regneark kan settes opp effektivt, er tallformatene også viktige slik at den som ser en tabell kan forstå dens merverdi og kjerneutsagnene med et øyeblikk.
For å oppnå dette er det nyttig å jobbe med egendefinerte tallformater i Microsoft Excel. Egendefinerte tallformater er nyttige, for eksempel hvis du vil vise et visst antall desimaler eller formatere tall i forskjellige enheter. Individuelle tallformater kan også være til hjelp dersom enkeltkriterier skal vektlegges, f.eks.B. negative tall eller verdier som er utenfor et visst område.
I denne artikkelen lærer du fra to forståelige praktiske eksempler hvordan individuelle tallformater lages i Microsoft Excel i celleområdet og hvor merverdien av individuelle tallformater ligger.
Hvordan angi egendefinerte tallformater i Excel?
Det første praktiske eksemplet viser i detalj hvorfor individuelle tallformater i Excel kan være nyttige og effektive:
Et selskap administrerer en omfattende liste over varedata i et Excel-regneark. I første kolonne er et varenummer oppgitt som et sekssifret nummer. På grunn av en programvarespesifikk endring i varehåndteringsprogrammet, må hvert artikkelnummer prefikses med en identisk bokstavkode med umiddelbar virkning. Det nye formatet er strukturert på en slik måte at bokstavene alltid er atskilt fra tallene med et punktum.I tillegg er tre sifre alltid atskilt med et punktum.
Etter å ha brukt det individuelle nummerformatet, blir det gamle varenummeret 730452 varenummeret: ABC.730.452.
For å formatere det nye varenummeret individuelt i Excel med bare noen få trinn, bruk et tilpasset tallformat og fortsett som følger:
I eksemplet velger du cellene B2 til B8. I eksempeltabellen vår inneholder disse artikkelnumrene som skal konverteres. I neste trinn bruker du tastekombinasjonen CTRL 1 for å åpne dialogboksen FORMAT CELLS. Kommandoen fungerer i alle Excel-versjoner.
Aktiver NUMMER-fanen.
Under KATEGORI i dialogboksen klikker du på CUSTOM.
" I TYPE-feltet skriver du inn følgende formateringsinstruksjon: ABC.."
Bekreft til slutt den brukerdefinerte formateringen med OK-knappen. Tallene vil da vises i ønsket form i regnearket ditt.
Viktig: Merk at tilpasset formatering faktisk ikke legger til tekst og punktum til tallene. Du kan se dette når du klikker på inntastingslinjen.
Artikkelnummeret vises der i sitt originale format. Denne tilnærmingen, som du implementerer ved å bruke anførselstegn i det tilpassede tallformatet, har den fordelen at du fortsatt kan få tilgang til tall for beregning i Excel. Dette ville ikke lenger fungere når det ble konvertert til tekst.
Hvordan kan du konvertere innholdet ved hjelp av en tabellfunksjon?
Hvis bokstavene og punktumene faktisk skulle vises i cellen, er det ikke noe alternativ til å konvertere tallformatet til tekst. For å formatere tall i tekst, gjør følgende:
Sett inn en hjelpekolonne ved siden av artikkelnummerkolonnen. I denne er varenumrene forsynt med tekst og prikker ved hjelp av en formel.
Hvis det første tallet er i celle A2 og du vil at kolonne C skal fungere som en hjelpekolonne, skriv inn følgende formel i celle C2:
"=ABC.&VENSTRE(A2;3)&.&HØYRE(A2;3)"
Formelen viser artikkelnumrene i ønsket form i tabellen.Samtidig går tallverdiene tapt når formelen brukes, slik at du ikke kan gjennomføre ytterligere beregninger i kolonne C eller tallene kan behandles videre.
Kopier formelen langt nok ned i hjelpekolonnen. Kopier deretter hjelpekolonnen til utklippstavlen og lim den inn igjen ved å bruke kommandoen PASTE CONTENT med VALUES- alternativet. Formlene erstattes av de faktiske varenumrene.Du kan slette kolonnen med de gamle artikkelnumrene hvis du ikke lenger trenger dem.
2. Eksempel: Hvordan kan du lagre brukerdefinerte tallformater i Excel?
I det andre eksemplet kan du se hvordan du kan bruke det egendefinerte tallformatet i Excel til å formatere kredittkortnumre profesjonelt i Excel. Kredittkort blir mer og mer populært og har blitt uunnværlig i betalingstransaksjoner til bedrifter og privatpersoner. Excel gir ikke et integrert format for korrekt visning av kredittkortnumre, hvor de seksten sifrene vanligvis vises i blokker på fire. Den ønskede representasjonen skal være lett å implementere ved å bruke følgende egendefinerte tallformat.
Dette formatet fører til at blokkene vises i celleområdet i tabellen.Det siste sifferet erstattes imidlertid alltid med en null. Grunnen til å vise null er det faktum at Excel kan behandle maksim alt 15 sifre. Av denne grunn vil hvert 16-sifrede kredittkortnummer alltid vises med en null på slutten.
For å vise kredittkortnummeret riktig, må kredittkortnumre skrives inn som tekst. Du kan oppnå dette ved å sette et sitat foran det eller ved å tildele tekstformatet på forhånd.
Til tross for tekstvisningen, oppnås ikke det faktiske målet med å vise kredittkortnumrene som blokker på fire ved å endre formatet. I likhet med det første eksemplet er løsningen å sette inn en ekstra hjelpekolonne der du kan skrive ut ønsket skjerm ved hjelp av en formel.
Hvis du for eksempel skrev inn kredittkortnummeret i celle B1, kan du bruke følgende formel for å vise det i blokker på fire i celle C1:
"=VENSTRE(B1;4)& &PART(B1;5;4)& &PART(B1;9;4)& &HØYRE(B1;4)"
Ved å bruke hjelpekolonnen kan kredittkortnummeret vises riktig og deretter behandles.
Uavhengig av om du bruker et brukerdefinert tallformat for å vise varenumre individuelt, for å bygge kredittkortnumre i blokker på fire - er det avgjørende at tallformatet er strukturert på en slik måte at brukerne raskt kan absorbere den viktigste informasjonen.
