Vil du sikre at teksten din kan leses lettere av mottakeren? Deretter bør du vurdere bruk av kolonnesett. Det er ikke for ingenting at tekst er plassert i spalter i (dags) aviser, de fleste brosjyrer og i mange prospekter.
Du må ta hensyn til disse 4 punktene!
Om du bruker et kolonnesett i dokumentet ditt eller, enda bedre, bruker du en enkeltkolonnenoppsett, avhenger av flere grensebetingelser. Generelt kan du når som helst veksle mellom et flerkolonne- og enkolonneoppsett uten å skade teksten din. Hvis du er i tvil, er en kort test verdt. Du bør vurdere følgende punkter når du tar din beslutning:
Første punkt: Er siden bred nok til kolonner? Å bruke kolonner er bare fornuftig hvis siden din er bred nok. Anta at du designer et dokument i A5 -format med en skriftstørrelse på ti eller tolv punkter, og at høyre og venstre marg er hver tre centimeter bred. Her blir det klart ved første øyekast at den gjenværende plassen ikke tillater to kolonner. Er grensen for eksempel bare en centimeter bred, og jobber du med en ni-punkts skrift? Da kan du enkelt sette teksten i to kolonner.
Om nødvendig kan du bare teste de forskjellige kolonnetallene. Du vil med et øyeblikk se hvilket antall kolonner som er optimal for teksten din! Og i grensetilfeller kan du f.eks. B. redusere / øke skriftstørrelsen med ett eller et halvt poeng. Dette vil sikre at du har riktig antall tegn per linje.
2. poeng: Hvor mange kolonner kan en side ta? Om du distribuerer teksten din i en, to, tre eller flere kolonner, avhenger av bredden på siden og skriftstørrelsen. Bruk følgende retningslinjer som en veiledning: Kolonner er vanligvis 45 til 60 tegn brede, så det er plass til gjennomsnittlig syv til ti ord i en kolonnelinje. Denne kolonnebredden har den fordelen at leseren kan forstå en komplett linje med ett eller to blikk. Hvis kolonnene blir mye bredere, er det, som med tekst med en kolonne, en risiko for at øyet glir ut av linjen mens du leser - leseren har ikke lenger noen veiledning. Hvis kolonnene blir smalere, kan ordene i linjene ikke lenger være rimelig balansert. Det er irriterende hull mellom bokstavene eller ordene. Eller bindestreken slår til på slutten av hver setning - men mer enn tre bindestreker bør ikke følge hverandre.
3. poeng: Er det mange tabeller, bilder osv. I dokumentet? Om teksten din er egnet for kolonnesettet, avhenger også av antall bilder, tabeller, lister, tegninger, formler, etc. For eksempel, hvis du vil legge til et detaljert bilde i hvert trinn i en trinnvis veiledning, er kolonnen ikke egnet. Trenger du mange store bilder i et dokument som tar en halv side og mer? Selv da er kolonneinnstilling uegnet fordi bildene forhindrer at teksten "flyter jevnt". Det samme gjelder tabeller som fyller hele sidebredden. Selv om tabellene enkelt kan plasseres på tvers av flere kolonner som et designelement, betyr dette for eksempel økt innsats. Dette gjelder også alle andre grafiske elementer.
Fjerde punkt: Bruk alltid begrunnelse i kolonner! Slik at teksten forblir lesbar i kolonner, blir den ofte formatert i begrunnelse. Word endrer ordavstanden slik at ikke bare tekstens venstre kant, men også høyre kant blir "glatt". Fladring - det vil si at høyre marg ikke er balansert - er vanligvis vanskeligere å lese i kolonner.
Ikke mer å skrive ut feil sider
Nylig mottok vi følgende spørsmål fra en leser på e -post i redaksjonen til "Word Tips & Tricks from A to Z": Jeg kan bare ikke forklare det for meg selv: Jeg vil bare skrive ut den tredje siden av min nyskrevne rapport og få den skrevet ut -Dialogboks laget deretter, men når jeg begynner å skrive ut, får jeg andre utskrifter i tillegg til ønsket side. Det ser ut til at forskjellige sider i dokumentet skrives ut tilfeldig. Hvorfor er det og hvordan kan jeg slå det av?
Svaret fra redaksjonen:
Problemet oppstår når dokumentet består av flere seksjoner (for eksempel en seksjon for hvert kapittel) og du angir at sidetallet skal starte med "1" i hver seksjon. I dette tilfellet er det flere tredjesider i dokumentet, og derfor skriver Word ikke bare ut den tredje siden i den første delen, men også alle tredje sidene i de følgende seksjonene. For å løse dette problemet, oppgi ikke bare sidenummeret, men også delenummeret når du skriver ut. Og slik gjør du det:
- Plasser markøren på siden du vil skrive ut.
- Sjekk nå statusinformasjonen på venstre side av Word-statuslinjen for å se hvilken side og seksjon du er i. Vær oppmerksom på at i Word 2007 kan det hende at datavisningen må aktiveres her først. For å gjøre dette, høyreklikk på statuslinjen og velg informasjonen du vil ha fra hurtigmenyen.
- Vises her f.eks. For eksempel “Side 3” og “Seksjon: 1” eller “Fra 1”, må du skrive ut den tredje siden i den tredje delen.
- Åpne nå dialogboksen Skriv ut. Word 2007: For å gjøre dette, klikk på Office -knappen øverst til venstre, deretter på PRINT -kommandoen og nå på PRINT -oppføringen til høyre. Word 2003, 2002 / XP og 2000: Hent FIL -menyen, SKRIV ut -kommandoen.
- Alle versjoner: Klikk på alternativknappen SIDER under SIDEOMRÅDE.
- Skriv nå inn teksten »p3s1« i stedet for det enkle sidetallet i tekstfeltet bak SIDER. »P« står for »side«, »s« for »seksjon«. I vårt eksempel skrives den tredje siden i den første delen ut etter behov.
- Hvis du nå starter utskriftsdialogvinduet ved å klikke OK, skrives ønsket side i den valgte delen ut.
Den ekstra side- og seksjonsinformasjonen kan selvfølgelig også kombineres for å danne komplette sideområder. Vil du For eksempel, for å skrive ut den første siden i seksjon 1, seksjon 2 og seksjon 3, lyder den slik: "p1s1; p1s2; p1s3". Hvis du vil skrive ut side 1 til 12 i den andre delen, skriver du inn: »p1s2-p12s2«. Hvis du bare vil skrive ut en enkelt side og markøren allerede er på den gjeldende siden, kan du også bruke Aktiver AKTUELL SIDE alternativ. Dette sparer deg for å måtte angi side og seksjon.
